L’assistant(e) administratif est une véritable interface entre les référents de site, les services transversaux et le responsable du service Restauration-Entretien. De ce fait, il a une vision globale des enjeux administratifs et organisationnels du service, qu’il partage avec son responsable.
Il assure par délégation et en collaboration avec la directrice, le pilotage de certains dossiers confiés sur un plan administratif et organisationnel. Agent garant du fonctionnement administratif et force de proposition dans l’établissement des procédures relevant de son champ de compétence.

Administratif et réglementaire
 Assurer la mise en œuvre et le suivi des dossiers et appels d’offres pilotés par le service
 Rédiger et suivre les supports administratifs (annualisation des agents, fiche de suivi, commande…. )
Organisationnel
 Réceptionner les appels téléphoniques
 Apporter une aide et des conseils dans le cadre de la mise en place d’outils de gestion dans une logique d’optimisation des procédures
 Assurer le suivi des demandes des services transversaux
 Rédiger divers courriers, notes et compte-rendu et assurer le suivi du courrier en collaboration avec le responsable de service
 Faire remonter les requêtes et difficultés de terrain
 Saisir les de la facturation des repas des enseignants sur logiciel AGORA en partenariat avec le secteur scolarité
 Assurer la gestion du courrier quotidien du service
 Assurer la gestion du fonds documentaire du service
 Assurer la gestion des fournitures administrative et EPI du service
 Assurer le classement et l’archivage
Le mode projet
 Participer à la coordination et mise en œuvre de projets
 Faire appliquer par délégation les directives auprès des référents de site et autres collaborateurs
 Participer à l’organisation de temps forts au sein du service
 Participer à la réflexion globale du pôle en apportant expertise et conseil sur les modalités de mise en œuvre relevant de son champ de compétence
 Assurer le lien avec les usagers et les habitants (ex : Séniors bénéficiant du portage à domicile, avec les parents pour la mise en place d’un PAI alimentaire, prestation fête des voisins…)
 Saisir les factures dans l’application pour le suivi du tableau de bord du respect de la loi Egalim
Financier
 Assurer le suivi administratif et budgétaire en fonctionnement et en investissement
 Saisir les bons de commande, assurer le suivi des livraisons, du règlement des factures et mettre à jour les tableaux de bord et statistiques
 Gérer les commandes de pain
 Participer à l’élaboration du budget primitif et au bilan d’activités
 Assurer le suivi des marchés (renouvellement, pénalités…)

Lien avec les différents services municipaux, intercommunaux, départementaux, Education Nationale, partenaires externes…

SAVOIRS :
Connaissance de la Ville,
Connaissance des règles d’hygiène alimentaire collectives,
Connaissance de l’environnement territorial
Connaissance des procédures internes
Connaissances des outils informatique généraux, y compris spécifiques Ciril, Agora…)

SAVOIR FAIRE :
Relative autonomie dans l’organisation du travail et en fonction de la priorité des dossiers à gérer
Aptitude à communiquer et transmettre des informations, capacités d’organisation
Qualités relationnelles, d’adaptation et aptitude à favoriser les relations professionnelles sereines
Capacités rédactionnelles et organisationnelles

SAVOIR ÊTRE :
Sens de l’écoute, organisé, autonome, prise d’initiative, esprit d’équipe, méthodique, diplomate, rigoureux, assidu, ponctuel
Travail en transversalité et en équipe
Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
Garantir le respect et l’application de la RGPD

- Rémunération statutaire + régime indemnitaire + 2 primes semestrielles sous conditions
- CNAS, participation mutuelle et contrat groupe Prévoyance sous conditions