Assistant de direction auprès de la Directrice générale des services (h/f)
Offre n° O091250530000299
Publiée le 30/05/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Palaiseau est une ville jeune, attractive et originale qui concilie développement économique et qualité de vie. Avec ses 36 000 habitants, Palaiseau est ancrée au sein du Grand Paris et accessible grâce à ses 4 gares de RER B. L'avenir s'écrit ici, dans ce pôle d'excellence où foisonnent savoir et créativité, et dont le prestige des grandes écoles rayonne à l'international.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
91 Rue de Paris, Palaiseau (Essonne)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Placé(e) sous l’autorité de la Directrice Générale des Services, vous apporter une aide permanente à la direction générale, et plus particulièrement à la Directrice Générale des Services, en termes d’organisation, de gestion et de communication. Vous organisez et coordonnez les informations internes et externes liées au fonctionnement de la collectivité ainsi que les réponses écrites à l’usager.
Missions / conditions d'exercice
Activités principales :
Accueil et information de la direction générale :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique de la Directrice générale des services,
- Diffuser les informations auprès des différents services de la ville,
- Assurer l’interface entre la commune et les partenaires institutionnels (Etat, EPAPS, CPS, etc.).
Organisation et planification des activités de la direction générale :
- Gérer l’agenda de la DGS et organiser ses déplacements professionnels,
- Organiser et préparer les réunions et rendez-vous de la DGS et des DGA le cas échéant,
- Assurer le remplacement de l’assistante des DGA en cas d’absence.
Gestion des réponses écrites de la collectivité :
- Assurer un suivi régulier des réponses aux administrés en lien avec les services et veiller à leur cohérence et à leur qualité rédactionnelle,
- Assurer le lien avec le cabinet du maire et le service proximité sur certains dossiers,
- Rédiger les courriers de la directrice générale des services et de la direction générale le cas échéant,
- Animer le réseau des référents courrier en collaboration avec le responsable du service courrier.
Gestion administrative des dossiers de la direction générale :
- Rédiger les comptes rendus des réunions de la DGS et de la direction générale le cas échéant,
- Elaborer et suivre les tableaux de bord de la DGS,
- Assurer la gestion financière de la direction générale.
Accueil et information de la direction générale :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique de la Directrice générale des services,
- Diffuser les informations auprès des différents services de la ville,
- Assurer l’interface entre la commune et les partenaires institutionnels (Etat, EPAPS, CPS, etc.).
Organisation et planification des activités de la direction générale :
- Gérer l’agenda de la DGS et organiser ses déplacements professionnels,
- Organiser et préparer les réunions et rendez-vous de la DGS et des DGA le cas échéant,
- Assurer le remplacement de l’assistante des DGA en cas d’absence.
Gestion des réponses écrites de la collectivité :
- Assurer un suivi régulier des réponses aux administrés en lien avec les services et veiller à leur cohérence et à leur qualité rédactionnelle,
- Assurer le lien avec le cabinet du maire et le service proximité sur certains dossiers,
- Rédiger les courriers de la directrice générale des services et de la direction générale le cas échéant,
- Animer le réseau des référents courrier en collaboration avec le responsable du service courrier.
Gestion administrative des dossiers de la direction générale :
- Rédiger les comptes rendus des réunions de la DGS et de la direction générale le cas échéant,
- Elaborer et suivre les tableaux de bord de la DGS,
- Assurer la gestion financière de la direction générale.
Profils recherchés
Aptitudes et compétences requises :
Expérience professionnelle sur des fonctions similaires souhaitée,
Connaissances de l’environnement institutionnel des collectivités territoriales,
Maîtrise des outils bureautiques,
Grandes qualités rédactionnelles et orthographiques,
Qualités relationnelles et sens de la communication,
Autonomie, sens des priorités et prises d’initiatives,
Disponibilité, devoir de réserve et discrétion,
Sens de l’écoute et adaptabilité.
Expérience professionnelle sur des fonctions similaires souhaitée,
Connaissances de l’environnement institutionnel des collectivités territoriales,
Maîtrise des outils bureautiques,
Grandes qualités rédactionnelles et orthographiques,
Qualités relationnelles et sens de la communication,
Autonomie, sens des priorités et prises d’initiatives,
Disponibilité, devoir de réserve et discrétion,
Sens de l’écoute et adaptabilité.
Contact et modalités de candidature
Contact
0169319300
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
https://www.ville-palaiseau.fr/information-transversale/offres-demploi
Monsieur le Maire
91 rue de Paris
91120 PALAISEAU
https://www.ville-palaiseau.fr/information-transversale/offres-demploi
Monsieur le Maire
91 rue de Paris
91120 PALAISEAU
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.