Assistante de direction
Offre n° O091250813000895
Publiée le 13/08/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
2 place du Général Leclerc, Orsay (Essonne)
Poste à pourvoir le
28/09/2025
Date limite de candidature
28/09/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Assurer l'assistanat de la directrice des solidarités
Suivre les dossiers transversaux
Participer au collectif de travail
Suivre les dossiers transversaux
Participer au collectif de travail
Missions / conditions d'exercice
- Accueil physique et téléphonique (interne et externe) : recevoir et orienter les demandes
- Planification et organisation des réunions, des réunions de la direction
- Suivre les projets de la direction des solidarités
- Gestion des agendas et des rendez-vous
- Rédaction et relecture d’actes administratifs en lien avec le directeur des solidarités : arrêtés, décisions, Délibérations
- Rédaction de courriers et compte-rendu, mise en forme de travaux de bureautique,
- Participer à la rédaction des appels à projets et des bilans
- Renseigner les tableaux de suivi et activités de la direction
- Centraliser les tableaux de statistiques des activités de la direction et de ses 2 poles.
- En cas de nécessité, participer au suivi et à l’exécution budgétaire : élaboration, gestion des bons de commandes, de la facturation, bilans budgétaires et élaboration du BP.
- Suivi, actualisation du tableau des marchés publics
- Participer à la gestion du personnel : plannings de travail des agent.e.s du service administratif, planning des congés et des absences, suivi des formations et stages, accueil et encadrement des nouvelles recrues et stagiaires
- Participation aux réunions et évènements de la direction
- Centralisation de dossiers et hiérarchisation de la diffusion des informations selon leurs caractères d’urgence et de priorité
- Gestion du courrier (interne et externe) et relai des informations auprès de la Direction
- Participer à l’élaboration du rapport d’activité
- Gestion de l’information, du classement et de l’archivage des documents
- Co-construction et suivi du budget et des tableaux de bords afférents à la direction : tableaux de suivi d’activité.
- Suivi des dossiers, contrats, conventions, etc. élaborés par la direction
- Participation à des groupes de travail (ex. réhabilitation des résidences autonomie, CLSPD, suivi des évaluations internes, etc.)
- Participer à l’évaluation interne et externe, ainsi qu’à la mise en place des actions d’améliorations
- Suivre les formations dans le domaine administratif
- Suivre toute formation jugée nécessaire à la qualité du service
- Repérer et faire remonter les points bloquants, les dysfonctionnements auprès de la cheffe du Pôle Séniors
- Etre force de propositions/solutions pour des actions d’améliorations/correctives pour le fonctionnement du service auprès du responsable
- Respecter les différentes procédures d’hygiène et de sécurité mises en place
- Respecter les différentes procédures administratives et techniques mises en place
- Respecter les différentes réglementations inhérentes au service et aux 2 RA (règlements de service, de fonctionnement, d’hygiène et de sécurité, d’incendie et secours…)
- Déplacement entre les 2 résidences en fonction des nécessités de service
- Contribuer au fonctionnement général de la direction en fonction de ses compétences et qualification, apporter son concours pour pallier les absences si nécessaires
- Assurer le remplacement de la secrétaire, agent·e d’accueil de la RA La Futaie en cas de besoin
- Assister aux réunions d’informations et de travail de la direction
- Favoriser l’accueil et veiller à l’encadrement des nouvelles recrues et des stagiaires
- Participer aux différents évènements de la direction
- Veiller au bien-être des résident·e·s et alerter si besoin :
* assurer la transmission des alertes relatives aux résident·e·s sur 1 document de transmission/suivi
* agir selon des directives établies par la direction
- Assurer le lien social avec les résident·e·s en fonction de ses compétences et qualifications
* Participer aux évènements, manifestations (ex. repas de noël) des résidences autonomie
- Planification et organisation des réunions, des réunions de la direction
- Suivre les projets de la direction des solidarités
- Gestion des agendas et des rendez-vous
- Rédaction et relecture d’actes administratifs en lien avec le directeur des solidarités : arrêtés, décisions, Délibérations
- Rédaction de courriers et compte-rendu, mise en forme de travaux de bureautique,
- Participer à la rédaction des appels à projets et des bilans
- Renseigner les tableaux de suivi et activités de la direction
- Centraliser les tableaux de statistiques des activités de la direction et de ses 2 poles.
- En cas de nécessité, participer au suivi et à l’exécution budgétaire : élaboration, gestion des bons de commandes, de la facturation, bilans budgétaires et élaboration du BP.
- Suivi, actualisation du tableau des marchés publics
- Participer à la gestion du personnel : plannings de travail des agent.e.s du service administratif, planning des congés et des absences, suivi des formations et stages, accueil et encadrement des nouvelles recrues et stagiaires
- Participation aux réunions et évènements de la direction
- Centralisation de dossiers et hiérarchisation de la diffusion des informations selon leurs caractères d’urgence et de priorité
- Gestion du courrier (interne et externe) et relai des informations auprès de la Direction
- Participer à l’élaboration du rapport d’activité
- Gestion de l’information, du classement et de l’archivage des documents
- Co-construction et suivi du budget et des tableaux de bords afférents à la direction : tableaux de suivi d’activité.
- Suivi des dossiers, contrats, conventions, etc. élaborés par la direction
- Participation à des groupes de travail (ex. réhabilitation des résidences autonomie, CLSPD, suivi des évaluations internes, etc.)
- Participer à l’évaluation interne et externe, ainsi qu’à la mise en place des actions d’améliorations
- Suivre les formations dans le domaine administratif
- Suivre toute formation jugée nécessaire à la qualité du service
- Repérer et faire remonter les points bloquants, les dysfonctionnements auprès de la cheffe du Pôle Séniors
- Etre force de propositions/solutions pour des actions d’améliorations/correctives pour le fonctionnement du service auprès du responsable
- Respecter les différentes procédures d’hygiène et de sécurité mises en place
- Respecter les différentes procédures administratives et techniques mises en place
- Respecter les différentes réglementations inhérentes au service et aux 2 RA (règlements de service, de fonctionnement, d’hygiène et de sécurité, d’incendie et secours…)
- Déplacement entre les 2 résidences en fonction des nécessités de service
- Contribuer au fonctionnement général de la direction en fonction de ses compétences et qualification, apporter son concours pour pallier les absences si nécessaires
- Assurer le remplacement de la secrétaire, agent·e d’accueil de la RA La Futaie en cas de besoin
- Assister aux réunions d’informations et de travail de la direction
- Favoriser l’accueil et veiller à l’encadrement des nouvelles recrues et des stagiaires
- Participer aux différents évènements de la direction
- Veiller au bien-être des résident·e·s et alerter si besoin :
* assurer la transmission des alertes relatives aux résident·e·s sur 1 document de transmission/suivi
* agir selon des directives établies par la direction
- Assurer le lien social avec les résident·e·s en fonction de ses compétences et qualifications
* Participer aux évènements, manifestations (ex. repas de noël) des résidences autonomie
Profils recherchés
SAVOIR FAIRE ET CONNAISSANCES
- Savoir utiliser les règles de l'expression orale et écrite (d'orthographe, syntaxe et grammaire)
- Connaître les techniques et principes rédactionnels des différents documents (courrier, note, compte-rendu, etc.)
- Savoir utiliser les outils informatiques (word, excel, messagerie, téléphonie, tableaux de bord et outils de planification et suivi)
- Connaître l’organisation et le fonctionnement des résidences, du pôle action sociale et de la collectivité en général
- Connaître le fonctionnement des collectivités, du service accueillant du public
- Connaître l’organisation et le fonctionnement du pôle sénior, du pôle action sociale et de la collectivité en général
- Connaître les caractéristiques des personnes âgées et des pathologies
- Savoir pratiquer les gestes premiers secours, connaître la procédure d’évacuation incendie
- Connaître et mettre en application les règles d’hygiène et de sécurité,
- Connaître les procédures et respecter les consignes de surveillance
- Connaître le fonctionnement du matériel mis à disposition
- Connaître les mesures à prendre en cas d’accident
- Connaître les gestes de premiers secours (optionnel)
- Avoir des notions d'ergonomie (gestes et postures)
SAVOIR ETRE
- Adopter une tenue et un comportement irréprochable et véhiculer l'image de la collectivité,
- Capacité d’écoute, diplomatie, faculté d’adaptation aux différents interlocuteurs
- Maitrise de soi, capacité à évaluer les situations et à prendre du recul
- Savoir faire preuve de patience, de tolérance (selon public), de bienveillance, d’empathie
- Expression orale correcte, adapter son langage aux différents interlocuteurs (politesse, courtoisie), savoir communiquer
- Discrétion professionnelle (selon public), devoir de réserve
- Avoir le sens du service public
- Etre rigoureux, soigneux, respectueux des consignes et des délais
- Etre organisé·e, savoir gérer les priorités
- Ponctualité, disponibilité
- Rapidité et adaptabilité
- Capacité à prendre des initiatives et à être autonome
- Savoir signaler, alerter et à rendre compte
- Capacité à se remettre en question, à évoluer, à s’adapter
- Capacité à se former et s’informer
- Avoir l’esprit d’équipe, le sens de l’entraide
- capacité à créer des relations de confiance et au travail en équipe
- Etre à l’écoute des équipes, des résident·e·s
- Etre dynamique, créatif, réactif
- Maîtrise de soi, capacité à évaluer les situations et à prendre du recul
- Savoir utiliser les règles de l'expression orale et écrite (d'orthographe, syntaxe et grammaire)
- Connaître les techniques et principes rédactionnels des différents documents (courrier, note, compte-rendu, etc.)
- Savoir utiliser les outils informatiques (word, excel, messagerie, téléphonie, tableaux de bord et outils de planification et suivi)
- Connaître l’organisation et le fonctionnement des résidences, du pôle action sociale et de la collectivité en général
- Connaître le fonctionnement des collectivités, du service accueillant du public
- Connaître l’organisation et le fonctionnement du pôle sénior, du pôle action sociale et de la collectivité en général
- Connaître les caractéristiques des personnes âgées et des pathologies
- Savoir pratiquer les gestes premiers secours, connaître la procédure d’évacuation incendie
- Connaître et mettre en application les règles d’hygiène et de sécurité,
- Connaître les procédures et respecter les consignes de surveillance
- Connaître le fonctionnement du matériel mis à disposition
- Connaître les mesures à prendre en cas d’accident
- Connaître les gestes de premiers secours (optionnel)
- Avoir des notions d'ergonomie (gestes et postures)
SAVOIR ETRE
- Adopter une tenue et un comportement irréprochable et véhiculer l'image de la collectivité,
- Capacité d’écoute, diplomatie, faculté d’adaptation aux différents interlocuteurs
- Maitrise de soi, capacité à évaluer les situations et à prendre du recul
- Savoir faire preuve de patience, de tolérance (selon public), de bienveillance, d’empathie
- Expression orale correcte, adapter son langage aux différents interlocuteurs (politesse, courtoisie), savoir communiquer
- Discrétion professionnelle (selon public), devoir de réserve
- Avoir le sens du service public
- Etre rigoureux, soigneux, respectueux des consignes et des délais
- Etre organisé·e, savoir gérer les priorités
- Ponctualité, disponibilité
- Rapidité et adaptabilité
- Capacité à prendre des initiatives et à être autonome
- Savoir signaler, alerter et à rendre compte
- Capacité à se remettre en question, à évoluer, à s’adapter
- Capacité à se former et s’informer
- Avoir l’esprit d’équipe, le sens de l’entraide
- capacité à créer des relations de confiance et au travail en équipe
- Etre à l’écoute des équipes, des résident·e·s
- Etre dynamique, créatif, réactif
- Maîtrise de soi, capacité à évaluer les situations et à prendre du recul
Contact et modalités de candidature
Contact
0160928062
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Président
2 place du Général Leclerc
91401 ORSAY CEDEX
Monsieur le Président
2 place du Général Leclerc
91401 ORSAY CEDEX
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.