Organisation et gestion des assemblées délibérantes
• Concevoir des outils de planification et des procédures de contrôle : tableaux de bord, planning, notes de service, logigrammes …
• Répartir et planifier les activités en fonction des échéances,
• Impulser des dispositifs de veille et de suivi des actes,
• Organisation des instances : planning annuel des différentes instances, retroplanning de production des délibérations :
o Préparation et organisation des réunions des instances (bureaux et conseils) : réservation et mise en place des salles.
o Préparation des dossiers (bureaux et conseils) : mise en forme des délibérations, rédaction des convocations et dossiers avec annexes à transmettre dans le respect des délais de transmission.
o Prise de notes lors des séances de bureaux et conseils et éventuelle rédaction de procès-verbal.
o Gestion et suivi des listes des élus (mails, adresses, téléphones) sur tous les supports nécessaires (excel, outlook, dematis).
• Préparation, suivi et supervision de l’exécution des décisions du conseil communautaire sur le plan administratif,
• Rédaction de délibérations en matière d’administration générale,
• Préparation et rédaction des documents administratifs et techniques (conventions, décisions, arrêtés), mise en place d’outils de suivi, accompagnement des services,
• Organisation des élections (conseil communautaire, instances diverses),

Autres
• Gestion des assurances : relations avec les organismes assureurs, déclarations de sinistres, suivi des dossiers de sinistre,
• Gestion des archives,
• Mise en place de tableaux de bord de suivi de l’activité du service,
• Contribuer au développement de la culture territoriale des agents de l’EPCI,

Coordination et suivi de la DSP Aquastade
Sous l’autorité des pilotes du projet, l’assistant est chargé de la coordination administrative du suivi de la délégation de service public (DSP) Aquastade.
À ce titre, il participe à la centralisation des informations et au suivi des obligations contractuelles du délégataire, en lien étroit avec les services internes et les interlocuteurs externes.
A ce titre, les missions sont de :
• Centraliser et organiser les documents transmis par le délégataire ;
• Préparer et suivre les réunions avec le délégataire (convocations, ordres du jour, comptes rendus) ;
• Assurer l’interface entre le délégataire, les services de la collectivité et les élus ;
• Contribuer à la préparation des éléments d’aide à la décision (notes, tableaux de suivi, alertes sur points de vigilance) ;
• Participer au suivi des réclamations, incidents ou dysfonctionnements liés à l’exploitation de l’équipement ;
• Veiller à la traçabilité des échanges et à l’archivage des documents.