Assistante administrative auprès de la Direction Générale
Offre n° O091260519000746
Publiée le 19/05/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Commune de 10 711 hab, située à 20km de Paris, à l'entrée de la Vallée de Chevreuse.
Accessible RER B.
Membre de la Communauté Paris Saclay
www.villebon-sur-yvette.fr
Accessible RER B.
Membre de la Communauté Paris Saclay
www.villebon-sur-yvette.fr
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Place Gérard Nevers, Villebon-sur-Yvette (Essonne (91))
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité de la Directrice Générale des Services,
- apporte une assistance administrative permanente à la Directrice Générale des Services pour la planification et la préparation des missions qui lui sont confiées ;
- Assure l'accueil et l'information des interlocuteurs, dans un esprit de courtoisie et de réserve, leur apporte un premier niveau de réponse et contribue à la bonne circulation de l'information ;
- Suit les projets et activités de la Directrice Générale, et peut être amenée à suivre certains dossiers en autonomie.
Assure la préparation administrative et le secrétariat des instances en lien avec la Directrice Générale, la Directrice Générale Adjointe Ressources et la Directrice du Pôle Affaires Générales.
Apporte un soutien de secrétariat ponctuel à la Directrice Générale Adjointe Enfance, Familles et Solidarités et à la Directrice Générale Adjointe Culture, Communication, Jeunesse et Sports et les aide dans l’organisation de réunions.
- apporte une assistance administrative permanente à la Directrice Générale des Services pour la planification et la préparation des missions qui lui sont confiées ;
- Assure l'accueil et l'information des interlocuteurs, dans un esprit de courtoisie et de réserve, leur apporte un premier niveau de réponse et contribue à la bonne circulation de l'information ;
- Suit les projets et activités de la Directrice Générale, et peut être amenée à suivre certains dossiers en autonomie.
Assure la préparation administrative et le secrétariat des instances en lien avec la Directrice Générale, la Directrice Générale Adjointe Ressources et la Directrice du Pôle Affaires Générales.
Apporte un soutien de secrétariat ponctuel à la Directrice Générale Adjointe Enfance, Familles et Solidarités et à la Directrice Générale Adjointe Culture, Communication, Jeunesse et Sports et les aide dans l’organisation de réunions.
Missions / conditions d'exercice
Activités principales
Assistance administrative de la Direction Générale
• Assurer l’accueil physique et filtrer les appels téléphoniques
• Assurer le traitement de l’information adressée à la Direction Générale (messages téléphoniques, courriels, courriers…) en s’assurant des procédures de suivi pour le traitement des demandes (collecte, enregistrement chrono dans le logiciel courrier, archivage)
• Organiser et gérer l’agenda de la DGS,
• Organiser les dossiers de la Direction Générale sur Sharepoint et sur le réseau,
• Planifier et organiser la logistique pour des réunions internes ou externes pour la DGS, la DGA Enfance, Familles et Solidarités et la DGA Culture, Communication, Jeunesse et Sports,
• Rédiger des comptes rendus et relevés de décisions et en assurer la diffusion,
• Mettre en forme des présentations internes ou externes,
• Seconder le Directeur Général dans les tâches administratives quotidiennes, de la préparation des réunions au suivi des dossiers.
Secrétariat des instances
• Assurer le secrétariat des Commissions et Comités de projet (ordre du jour, convocation, compte-rendu, diffusion…)
• Assurer la préparation et le suivi administratif des Conseils municipaux : collecte, relecture et mise en forme des notes de synthèse, délibérations et présentations, procès verbaux
• Assurer la diffusion des divers documents auprès des élus, et le suivi des actes administratifs (notifications, classement, archivage…)
• Assister aux conseils municipaux et en assurer la préparation matérielle et logistique y compris la retransmission vidéo en direct de la séance
• Télétransmettre au contrôle de légalité les délibérations adoptées
• Suivre, retransmettre et classer les informations relatives aux instances de la CPS (Commissions thématiques, Conseils communautaires, Bureaux Communautaires…)
Suivi de certains projets et du budget
• Etablir les bons de commande et suivre le budget et les contrats portés par la Direction Générale,
• Assister ponctuellement à certaines commissions ou réunions pour des projets portés en direct par la DGS,
• Prendre en charge en autonomie l’organisation de certains projets ponctuels : colis de Noël, questionnaires, …
Activités secondaires
• Intérim du secrétariat du Maire
Assistance administrative de la Direction Générale
• Assurer l’accueil physique et filtrer les appels téléphoniques
• Assurer le traitement de l’information adressée à la Direction Générale (messages téléphoniques, courriels, courriers…) en s’assurant des procédures de suivi pour le traitement des demandes (collecte, enregistrement chrono dans le logiciel courrier, archivage)
• Organiser et gérer l’agenda de la DGS,
• Organiser les dossiers de la Direction Générale sur Sharepoint et sur le réseau,
• Planifier et organiser la logistique pour des réunions internes ou externes pour la DGS, la DGA Enfance, Familles et Solidarités et la DGA Culture, Communication, Jeunesse et Sports,
• Rédiger des comptes rendus et relevés de décisions et en assurer la diffusion,
• Mettre en forme des présentations internes ou externes,
• Seconder le Directeur Général dans les tâches administratives quotidiennes, de la préparation des réunions au suivi des dossiers.
Secrétariat des instances
• Assurer le secrétariat des Commissions et Comités de projet (ordre du jour, convocation, compte-rendu, diffusion…)
• Assurer la préparation et le suivi administratif des Conseils municipaux : collecte, relecture et mise en forme des notes de synthèse, délibérations et présentations, procès verbaux
• Assurer la diffusion des divers documents auprès des élus, et le suivi des actes administratifs (notifications, classement, archivage…)
• Assister aux conseils municipaux et en assurer la préparation matérielle et logistique y compris la retransmission vidéo en direct de la séance
• Télétransmettre au contrôle de légalité les délibérations adoptées
• Suivre, retransmettre et classer les informations relatives aux instances de la CPS (Commissions thématiques, Conseils communautaires, Bureaux Communautaires…)
Suivi de certains projets et du budget
• Etablir les bons de commande et suivre le budget et les contrats portés par la Direction Générale,
• Assister ponctuellement à certaines commissions ou réunions pour des projets portés en direct par la DGS,
• Prendre en charge en autonomie l’organisation de certains projets ponctuels : colis de Noël, questionnaires, …
Activités secondaires
• Intérim du secrétariat du Maire
Profils recherchés
Connaissances (savoirs)
Techniques rédactionnelles
Connaissance des règles et des procédures administratives des collectivités territoriales
Maîtrise des outils informatiques (WORD, EXCEL, POWER POINT, OUTLOOK, SHAREPOINT, CIRIL) et du logiciel courrier ACROPOLIS
Procédures internes en lien avec l'activité.
Compétences (savoir-faire)
Maitrise des techniques d’assistanat, de secrétariat et de communication
Prise de notes, rédaction de courrier et de comptes rendus
Capacité à prioriser les tâches et respecter les délais
Bonne communication et transmission de l’information montante et descendante
Rapidité et qualité d’exécution
Capacité d’organisation et d’anticipation
Capacité à rendre compte de son activité
Aptitude à travailler en transversalité
Respect des procédures
Aptitudes (savoir-être)
Rigueur et grande discrétion professionnelle
Relation de confiance avec la Direction Générale et les membres de l’exécutif
Aptitude au travail en équipe et en binôme avec la Direction générale
Polyvalence
Prise d’initiatives, travail en autonomie
Sens des relations humaines, diplomatie
Réactivité face à des situations de surcharge de travail demandant une souplesse dans les horaires.
Techniques rédactionnelles
Connaissance des règles et des procédures administratives des collectivités territoriales
Maîtrise des outils informatiques (WORD, EXCEL, POWER POINT, OUTLOOK, SHAREPOINT, CIRIL) et du logiciel courrier ACROPOLIS
Procédures internes en lien avec l'activité.
Compétences (savoir-faire)
Maitrise des techniques d’assistanat, de secrétariat et de communication
Prise de notes, rédaction de courrier et de comptes rendus
Capacité à prioriser les tâches et respecter les délais
Bonne communication et transmission de l’information montante et descendante
Rapidité et qualité d’exécution
Capacité d’organisation et d’anticipation
Capacité à rendre compte de son activité
Aptitude à travailler en transversalité
Respect des procédures
Aptitudes (savoir-être)
Rigueur et grande discrétion professionnelle
Relation de confiance avec la Direction Générale et les membres de l’exécutif
Aptitude au travail en équipe et en binôme avec la Direction générale
Polyvalence
Prise d’initiatives, travail en autonomie
Sens des relations humaines, diplomatie
Réactivité face à des situations de surcharge de travail demandant une souplesse dans les horaires.
Contact et modalités de candidature
Contact
0169934900
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Maire
Place Gérard Nevers
91140 VILLEBON SUR YVETTE
drhrecrutement@villebon-sur-yvette.fr
Monsieur le Maire
Place Gérard Nevers
91140 VILLEBON SUR YVETTE
drhrecrutement@villebon-sur-yvette.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.