MISSIONS

- Participer activement au recrutement : tri et analyse des candidatures, diffusion aux services concernés, suivi des réponses, constitution et sécurisation des dossiers des agents recrutés,
- Assurer un appui administratif complet à la gestion RH : suivi des tableaux de bord, contrôle des pièces réglementaires, mise à jour des outils de suivi et fiabilisation des données,
- Gérer les candidatures de stage et participer à leur traitement administratif, au suivi des conventions et à la coordination avec les tuteurs,
- Appuyer la santé au travail et la prévention : gestion des visites médicales et expertises, suivi administratif des éléments liés à la sécurité et à la prévention des risques professionnels,
- Participer à la politique sociale de la collectivité : information et accompagnement sur les prestations du CNAS, suivi des dossiers liés à la garantie maintien de salaire, appui à l’organisation d’actions en faveur des agents,
- Contribuer à la vie du service RH : accueil des agents, gestion du courrier, archivage, participation aux réunions et aux projets transversaux.


ACTIVITES PRINCIPALES

Réception, analyse, diffusion et réponse aux candidatures réceptionnées
- Prendre connaissance des candidatures réceptionnées sur la boite mail « recrutement » et sur les sites de recrutement dédiés,
- Analyser les candidatures en fonction des besoins des services de la Ville,
- Diffuser les candidatures retenues aux Chefs de Service,
- Envoyer les réponses aux candidats non retenus,
- Assurer le classement des réponses négatives dans la boite mail « recrutement ».

Préparation et suivi des dossiers de recrutement
- Vérifier le casier judiciaire et autres pièces administratives (attestation d’honorabilité, permis de conduire…) avant validation du recrutement,
- Envoyer mail de recrutement pour les candidats retenus avec demande de pièces réglementaires,
- Constituer le dossier de recrutement en s’assurant de la réception de l’ensemble des pièces
réglementaires,
- Transmettre le dossier de recrutement à la Gestionnaire Carrière et Paie référente,
- Mettre à jour le tableau de suivi de recrutement.

Soutien dans la gestion/préparation des formations agents
- Préparer les convocations des agents,
- Réserver les salles de formation en lien avec le service Vie Locale,
- Procéder à la commande des repas (déjeuner) en lien avec le service Restauration,
- Vérifier stock pour la mise en place du petit déjeuner à destination des agents (café/thé, sucre, jus de
fruit, eau…),
- Préparer la salle de formation : installation des tables/chaises, vérifier matériels
(vidéoprojecteur, marker paperboard…), mise en place d’un petit déjeuner.

Gestion des candidatures stagiaires
- Traiter les demandes de stages,
- Apporter les réponses aux candidatures de stage,
- Participer à la programmation des entretiens avec les tuteurs,
- Suivi des conventions,
- Mettre à jour le tableau de suivi.

Gestion administrative RH
- Assurer une veille/contrôle des casiers judiciaires et permis de conduire de tous les agents de la Collectivité,
- Elaboration et mise à jour du tableau de suivi « entretien d’embauche »,
- Elaboration et mise à jour du tableau de suivi « réponses négatives »,
- Assurer une veille sur la mise à jour du fichier « recensement des écoles/centres de formation ».

Gestion des visites et expertises médicales
- Gestion des visites médicales et expertises : programmation des RDV, convocation des agents,
information du responsable….

Identification, évaluation et prévention des risques professionnels
- Elaborer et mettre à jour le DUERP,
- Suivre les registres de sécurité,
- Observer les pratiques professionnelles et détecter les comportements à risques,
- Analyser les conditions de travail, les risques professionnels et les évènements accidentels,
- Assurer une veille règlementaire dans le domaine de la santé et sécurité au travail et rédiger des notes synthétiques,
- Participer à la conception et à la diffusion d’outils et d’information dans ce domaine,
- Aider à identifier des besoins de formation et proposer des actions collectives.

Gestion administrative des dossiers relatifs aux prestations sociales au sein de la Collectivité
- Conseiller et renseigner les agents sur les prestations du CNAS,
- Gestion administrative des dossiers du CNAS (mise à jour des bénéficiaires, mise à jour des documents, instruction de dossier…),
- Organiser les manifestations liées au personnel (Noël des enfants, fête du personnel…),
- Gestion des adhésions et demandes relatives à la garantie maintien de salaire,
- S’assurer de la transmission régulière d’information auprès des agents sur toutes les offres et
dispositifs du CNAS .


Participer à la dynamique transversale du service
- Participer aux réunions de service,
- Participer à l’archivage du service,
- Assurer l’accueil des agents,
- Assurer la ventilation du courrier de la Direction départ/arrivée.
- Participer à la continuité de service si nécessaire.
Activités accessoires
Participer à tout projet en lien avec le service RH : forum RH, salons…