MISSIONS PRINCIPALES

Gestion administrative
• Enregistrer et suivre le courrier (réception, traitement, transmission au service courrier)
• Gérer les réponses aux courriels
• Gérer les relations avec les associations en lien avec le responsable de service
• Assurer la mise à jour des coordonnées des clubs et des contacts publics
• Assistance dans le suivi RH des agents (formations, feuilles d'heures, ...)
• Assurer la mise à jour et le suivi via Zeendoc
• Rédiger les comptes rendus des réunions
• Rédiger, en collaboration avec le responsable du service : conventions, arrêtés, notes explicatives, dossiers pour le conseil municipal, pièces liées aux marchés publics
• Élaborer et suivre les conventions (collèges, lycées, agglomération)
• Assurer le suivi des dossiers de financement, notamment pour les collèges
• Réaliser des demandes de devis
• Gérer les agréments des éducateurs sportifs pour les interventions scolaires
• Assurer le suivi des formations des agents (CNFPT)
• Transmettre les éléments nécessaires à la communication des associations au service communication
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des différents publics (associations, usagers, partenaires…)
• Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs

Gestion des équipements sportifs
• Organiser les mises à disposition des équipements sportifs
• Élaborer les plannings d’occupation :
o annuels
o pendant les vacances scolaires
• Gérer les demandes d’occupation et les transmettre aux gardiens
• Assurer le suivi des réservations (salles, club house, installations sportives…)
• Gérer les plannings d’utilisation des équipements pour les établissements scolaires (collèges, lycée et écoles élémentaires)
• Gestion des demandes USEP
• Suivi planning piscine

Gestion financière
• Monter et suivre les dossiers de subventions en lien avec le responsable du service
• Etablissement des bons de commande et suivi des factures du service

Organisation des manifestations
• Élaborer le planning des manifestations et le transmettre au cabinet du Maire
• Transmettre les besoins matériels des associations au service fêtes et cérémonies
• Effectuer les déclarations auprès de la police municipale
• Assurer la coordination avec les différents services municipaux
• Participer à l’organisation des événements du service
• Contribuer à l’organisation du forum des associations et des manifestations (barbecue…)

Organisation interne
• Tenir à jour l’agenda global du service (manifestations, matchs, réservations…)
• Gérer les commandes de fournitures administratives

Polyvalence
• Assurer le remplacement de l’agent en charge :
o des inscriptions seniors
o du dispositif « Totalement Sport »
• Assurer l'intendance des fonctions de régisseur