Chargé de l’accueil et de l’information aux usagers
Offre n° O091260619001479
Publiée le 19/06/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Commune de 10 711 hab, située à 20km de Paris, à l'entrée de la Vallée de Chevreuse.
Accessible RER B.
Membre de la Communauté Paris Saclay
www.villebon-sur-yvette.fr
Accessible RER B.
Membre de la Communauté Paris Saclay
www.villebon-sur-yvette.fr
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Place Gérard Nevers, Villebon-sur-Yvette (Essonne (91))
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Missions
Au sein d’une équipe polyvalente de 4 agents dans le service accueil, information, relations à la population, l’agent à la charge d’accueillir, d’orienter et de renseigner le public sur place, par téléphone ou par voie électronique.
L’agent représente l’image de la commune auprès des usagers et traite les demandes de premier niveau en utilisant les fiches de procédures adéquates.
Il oriente le cas échéant les usagers vers les services ou organismes compétents et assure la diffusion du courrier papier, la transmission des mails ainsi que le transfert d’appels.
Il veille sur l’information à communiquer et sur le contenu de la base de connaissances : affichage, espace documentation, intranet, site internet….
Enfin, il gère les ressources mises à disposition des usagers (salles, matériel, …).
Au sein d’une équipe polyvalente de 4 agents dans le service accueil, information, relations à la population, l’agent à la charge d’accueillir, d’orienter et de renseigner le public sur place, par téléphone ou par voie électronique.
L’agent représente l’image de la commune auprès des usagers et traite les demandes de premier niveau en utilisant les fiches de procédures adéquates.
Il oriente le cas échéant les usagers vers les services ou organismes compétents et assure la diffusion du courrier papier, la transmission des mails ainsi que le transfert d’appels.
Il veille sur l’information à communiquer et sur le contenu de la base de connaissances : affichage, espace documentation, intranet, site internet….
Enfin, il gère les ressources mises à disposition des usagers (salles, matériel, …).
Missions / conditions d'exercice
Activités
1. Accueil physique/téléphonique
- Accueillir, renseigner et orienter le public vers les services ou les organismes compétents
- Traiter les demandes de premier niveau pour tous les services (écouter, expliquer et reformuler)
- Accompagner les administrés sur les démarches possibles en ligne
- Transférer, présenter les appels et en cas d’absence prendre les messages
- Surveiller et contrôler les accès
- Assurer l’ouverture et la fermeture de l’Hôtel de ville
2. Courrier
- En back-office : ouvrir, scanner et enregistrer le courrier (postal et électronique) avec le logiciel courrier pour diffusion aux services
- Assurer le traitement du courrier sortant et le suivi avec La Poste. Enregistrer les courriers au départ en termes de coût et ventiler les frais afférents aux services.
- Réceptionner et traiter tout courrier déposé en mairie (main propre ou boîte aux lettres) : arrêt de travail, plis marchés publics…
- Collecter et distribuer le courrier dans tous les services y compris ceux à l’extérieur
- Assurer les visites en Perception, en sous-préfecture et tout déplacement nécessaire après accord et concertation de la hiérarchie.
3. CNI/passeport
- Instruire les dossiers relatifs aux titres d’identité et en assurer la remise aux administrés
- Fixer les rdvs, renseigner et accompagner pour les démarches et documents nécessaires
4. Tâches administratives diverses
- Télétransmission au contrôle de légalité des actes administratifs
- Assurer un suivi particulier pour les décisions dans le tableau Excel approprié
- Saisir les éléments pour le suivi d’indicateurs en vue du rapport d’activités du service
- Gérer les objets trouvés/perdus et leur enregistrement dans le logiciel approprié
- Mettre à disposition et assurer le suivi des registres d’enquêtes publiques
- Réceptionner et vérifier les documents nécessaires au paraphe des registres déposés par les sociétés
- Etablir et diffuser les avis pour les fermetures exceptionnelles
- Gérer le stock papier et les fournitures administratives (entrées, sorties, commandes auprès des fournisseurs, contrôles des livraisons, rangement et suivi)
5. Veille informative
- Se tenir informé sur toutes les activités concernant la commune qui pourraient être utiles aux usagers (via internet, intranet, les publications ou tout autre support…)
6. Salles de réunions, matériel et affichage
- Gérer la réservation des salles et, dans la mesure du possible, assurer leur agencement et les services annexes (pots, tenue des stocks, informatique…). Gérer les salles des Foulons et Boissière (rédaction de conventions, état des lieux entrant/sortant…)
- Veiller au bon fonctionnement du matériel mis à disposition du public (salon d’attente, photocopieur, Photomaton, borne internet…)
- Assurer l’affichage extérieur et sur le site de la Ville via la plateforme
- Mise à jour de la signalétique intérieure
- Constituer et actualiser un fonds de documentation mis à disposition du public
- Assurer et suivre la gestion des clés
1. Accueil physique/téléphonique
- Accueillir, renseigner et orienter le public vers les services ou les organismes compétents
- Traiter les demandes de premier niveau pour tous les services (écouter, expliquer et reformuler)
- Accompagner les administrés sur les démarches possibles en ligne
- Transférer, présenter les appels et en cas d’absence prendre les messages
- Surveiller et contrôler les accès
- Assurer l’ouverture et la fermeture de l’Hôtel de ville
2. Courrier
- En back-office : ouvrir, scanner et enregistrer le courrier (postal et électronique) avec le logiciel courrier pour diffusion aux services
- Assurer le traitement du courrier sortant et le suivi avec La Poste. Enregistrer les courriers au départ en termes de coût et ventiler les frais afférents aux services.
- Réceptionner et traiter tout courrier déposé en mairie (main propre ou boîte aux lettres) : arrêt de travail, plis marchés publics…
- Collecter et distribuer le courrier dans tous les services y compris ceux à l’extérieur
- Assurer les visites en Perception, en sous-préfecture et tout déplacement nécessaire après accord et concertation de la hiérarchie.
3. CNI/passeport
- Instruire les dossiers relatifs aux titres d’identité et en assurer la remise aux administrés
- Fixer les rdvs, renseigner et accompagner pour les démarches et documents nécessaires
4. Tâches administratives diverses
- Télétransmission au contrôle de légalité des actes administratifs
- Assurer un suivi particulier pour les décisions dans le tableau Excel approprié
- Saisir les éléments pour le suivi d’indicateurs en vue du rapport d’activités du service
- Gérer les objets trouvés/perdus et leur enregistrement dans le logiciel approprié
- Mettre à disposition et assurer le suivi des registres d’enquêtes publiques
- Réceptionner et vérifier les documents nécessaires au paraphe des registres déposés par les sociétés
- Etablir et diffuser les avis pour les fermetures exceptionnelles
- Gérer le stock papier et les fournitures administratives (entrées, sorties, commandes auprès des fournisseurs, contrôles des livraisons, rangement et suivi)
5. Veille informative
- Se tenir informé sur toutes les activités concernant la commune qui pourraient être utiles aux usagers (via internet, intranet, les publications ou tout autre support…)
6. Salles de réunions, matériel et affichage
- Gérer la réservation des salles et, dans la mesure du possible, assurer leur agencement et les services annexes (pots, tenue des stocks, informatique…). Gérer les salles des Foulons et Boissière (rédaction de conventions, état des lieux entrant/sortant…)
- Veiller au bon fonctionnement du matériel mis à disposition du public (salon d’attente, photocopieur, Photomaton, borne internet…)
- Assurer l’affichage extérieur et sur le site de la Ville via la plateforme
- Mise à jour de la signalétique intérieure
- Constituer et actualiser un fonds de documentation mis à disposition du public
- Assurer et suivre la gestion des clés
Profils recherchés
Profil
Connaissances (savoirs)
- Techniques et outils de communication liés à l’Accueil physique et téléphonique
- Organisation et missions des services
- Maîtrise des outils bureautiques (Word Excel) et Outlook (gestion de calendriers partagés)
- Règles de base en orthographe et grammaire
Compétences (savoir-faire)
- Maîtriser le standard téléphonique
- Accueillir et orienter les usagers
- Rechercher et partager l’information
- Respect des règles de sécurité y compris routière
Aptitudes (savoir-être)
- Assiduité
- Ponctualité
- Tenue vestimentaire adaptée
- Capacité d'initiative et de réaction dans la gestion des accueils
- Maîtrise de soi
- Sens de l’écoute
- Discrétion et réserve
- Garant de l’image du service public
- Polyvalence et aptitude au travail en équipe
Connaissances (savoirs)
- Techniques et outils de communication liés à l’Accueil physique et téléphonique
- Organisation et missions des services
- Maîtrise des outils bureautiques (Word Excel) et Outlook (gestion de calendriers partagés)
- Règles de base en orthographe et grammaire
Compétences (savoir-faire)
- Maîtriser le standard téléphonique
- Accueillir et orienter les usagers
- Rechercher et partager l’information
- Respect des règles de sécurité y compris routière
Aptitudes (savoir-être)
- Assiduité
- Ponctualité
- Tenue vestimentaire adaptée
- Capacité d'initiative et de réaction dans la gestion des accueils
- Maîtrise de soi
- Sens de l’écoute
- Discrétion et réserve
- Garant de l’image du service public
- Polyvalence et aptitude au travail en équipe
Contact et modalités de candidature
Contact
0169934900
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Maire
Place Gérard Nevers
91140 VILLEBON SUR YVETTE
drhrecrutement@villebon-sur-yvette.fr
Monsieur le Maire
Place Gérard Nevers
91140 VILLEBON SUR YVETTE
drhrecrutement@villebon-sur-yvette.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.