Assistant de direction au sein du cabinet du Maire (H/F)
Offre n° O091260702000649
Publiée le 02/07/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
12 place de la Mairie, Saclay (Essonne (91))
Poste à pourvoir le
01/10/2026
Date limite de candidature
30/09/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Sous l'autorité du Maire, en lien étroit avec le Directeur général des services et la Cheffe de cabinet, l'Assistant(e) de direction assure l'organisation et la coordination de l'activité du Maire ainsi que le fonctionnement administratif du Cabinet. Il/elle contribue au suivi des politiques publiques, à la préparation des instances municipales et à la qualité des relations avec les élus, les services, les administrés et les partenaires institutionnels.
Missions / conditions d'exercice
ACTIVITÉ 1 : ASSURER L'ORGANISATION DE L'ACTIVITE DU MAIRE
-Gérer l'agenda du Maire en fonction des priorités de l'exécutif
-Organiser les rendez-vous, réunions et déplacements
-Préparer les convocations et assurer le suivi des participants
-Anticiper et suivre les échéances ainsi que les priorités
-Préparer les dossiers nécessaires aux rendez-vous et réunions
-Assurer la gestion des parapheurs
-Assurer la circulation des informations entre le Maire, le Cabinet, la Direction générale et les services
-Être l'interlocuteur privilégié des partenaires institutionnels et des interlocuteurs extérieurs
ACTIVITÉ 2 : ASSURER LE SECRETARIAT DU CABINET DU MAIRE ET DE LA DIRECTION GENERALE
-Assurer l'accueil physique et téléphonique du secrétariat du Maire et de la Direction générale
-Recevoir, filtrer et orienter les appels, courriers et courriels
-Renseigner les usagers et partenaires ou les orienter vers les interlocuteurs compétents
-Assurer la réception, le tri, l'enregistrement, la diffusion et le suivi des courriers entrants et sortants
-Assurer le classement, l'archivage et la conservation des dossiers
-Assurer le suivi administratif des dossiers confiés au Cabinet
-Gérer les dossiers relatifs aux médailles du travail
-Participer au suivi administratif et budgétaire du Cabinet (engagements, bons de commande, suivi des factures et des dépenses)
ACTIVITÉ 3 : PREPARER ET ASSURER LE SUIVI DES INSTANCES MUNICIPALES
-Préparer les séances du Conseil municipal en lien avec les services (collecte des projets de délibérations, contrôle des pièces, relecture des dossiers, constitution des dossiers des élus)
-Élaborer les ordres du jour, les convocations et les annexes
-Mettre en forme les délibérations, décisions et arrêtés
Rédiger les procès-verbaux des séances du Conseil municipal
Tenir et mettre à jour les registres réglementaires (délibérations, décisions, arrêtés)
-Assurer la transmission des actes au contrôle de légalité
-Assurer les formalités de publicité et d'affichage des actes administratifs
-Veiller au respect des délais réglementaires liés aux actes de la collectivité
ACTIVITÉ 4 : ASSURER UNE MISSION D'APPUI AU MAIRE ET A LA DIRECTION GENERALE
-Assurer le suivi des dossiers stratégiques confiés par le Maire
-Participer à la coordination entre le Cabinet, les élus et les services municipaux
-Réaliser des travaux de rédaction, de mise en forme et de présentation de documents administratifs
-Produire des tableaux de bord et outils de suivi des dossiers
-Participer à l'amélioration continue des procédures administratives du Cabinet
-Gérer l'agenda du Maire en fonction des priorités de l'exécutif
-Organiser les rendez-vous, réunions et déplacements
-Préparer les convocations et assurer le suivi des participants
-Anticiper et suivre les échéances ainsi que les priorités
-Préparer les dossiers nécessaires aux rendez-vous et réunions
-Assurer la gestion des parapheurs
-Assurer la circulation des informations entre le Maire, le Cabinet, la Direction générale et les services
-Être l'interlocuteur privilégié des partenaires institutionnels et des interlocuteurs extérieurs
ACTIVITÉ 2 : ASSURER LE SECRETARIAT DU CABINET DU MAIRE ET DE LA DIRECTION GENERALE
-Assurer l'accueil physique et téléphonique du secrétariat du Maire et de la Direction générale
-Recevoir, filtrer et orienter les appels, courriers et courriels
-Renseigner les usagers et partenaires ou les orienter vers les interlocuteurs compétents
-Assurer la réception, le tri, l'enregistrement, la diffusion et le suivi des courriers entrants et sortants
-Assurer le classement, l'archivage et la conservation des dossiers
-Assurer le suivi administratif des dossiers confiés au Cabinet
-Gérer les dossiers relatifs aux médailles du travail
-Participer au suivi administratif et budgétaire du Cabinet (engagements, bons de commande, suivi des factures et des dépenses)
ACTIVITÉ 3 : PREPARER ET ASSURER LE SUIVI DES INSTANCES MUNICIPALES
-Préparer les séances du Conseil municipal en lien avec les services (collecte des projets de délibérations, contrôle des pièces, relecture des dossiers, constitution des dossiers des élus)
-Élaborer les ordres du jour, les convocations et les annexes
-Mettre en forme les délibérations, décisions et arrêtés
Rédiger les procès-verbaux des séances du Conseil municipal
Tenir et mettre à jour les registres réglementaires (délibérations, décisions, arrêtés)
-Assurer la transmission des actes au contrôle de légalité
-Assurer les formalités de publicité et d'affichage des actes administratifs
-Veiller au respect des délais réglementaires liés aux actes de la collectivité
ACTIVITÉ 4 : ASSURER UNE MISSION D'APPUI AU MAIRE ET A LA DIRECTION GENERALE
-Assurer le suivi des dossiers stratégiques confiés par le Maire
-Participer à la coordination entre le Cabinet, les élus et les services municipaux
-Réaliser des travaux de rédaction, de mise en forme et de présentation de documents administratifs
-Produire des tableaux de bord et outils de suivi des dossiers
-Participer à l'amélioration continue des procédures administratives du Cabinet
Profils recherchés
SAVOIRS :
-Bureautique
-Gestion administrative
-Excellente connaissance du fonctionnement d’une collectivité territoriale et des attributions de chaque service
-Organisation, méthode et processus
-Techniques d’accueil
SAVOIR-ETRE :
-Aisance relationnelle
-Autonomie
-Discrétion professionnelle
-Disponibilité et flexibilité des horaires
-Obligation de réserve et de neutralité
-Réactivité
-Rigueur
-Sens de l'organisation et de la méthode
SAVOIR-FAIRE :
-Capacité analytique et de synthèse
-Instruction de dossiers
-Maitrise des délais et des priorités
-Maitrise des outils bureautiques
-Savoir gérer les situations de stress
-Sens de l’anticipation et de l’initiative
-Technique d’écoute active et de médiation
-Techniques de communication écrite et orale
-Techniques d’organisation
-Techniques de rédaction
-Veille et anticipation règlementaire
-Bureautique
-Gestion administrative
-Excellente connaissance du fonctionnement d’une collectivité territoriale et des attributions de chaque service
-Organisation, méthode et processus
-Techniques d’accueil
SAVOIR-ETRE :
-Aisance relationnelle
-Autonomie
-Discrétion professionnelle
-Disponibilité et flexibilité des horaires
-Obligation de réserve et de neutralité
-Réactivité
-Rigueur
-Sens de l'organisation et de la méthode
SAVOIR-FAIRE :
-Capacité analytique et de synthèse
-Instruction de dossiers
-Maitrise des délais et des priorités
-Maitrise des outils bureautiques
-Savoir gérer les situations de stress
-Sens de l’anticipation et de l’initiative
-Technique d’écoute active et de médiation
-Techniques de communication écrite et orale
-Techniques d’organisation
-Techniques de rédaction
-Veille et anticipation règlementaire
Contact et modalités de candidature
Contact
0169410283
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Maire
12 place de la Mairie
91400 SACLAY
Monsieur le Maire
12 place de la Mairie
91400 SACLAY
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.