Missions

• Coordination de l’ensemble de la cellule administrative de la Direction Projet Ville et Développement Urbain

o Encadrement équipe
o Suivi et accompagnement des projets en lien avec l’ensemble des services et directions
o Référente dans les procédures administratives et actes juridiques de la Direction
o Elaboration des dossiers du Conseil Municipal
o Cartographie des subventions possibles et montage des dossiers de subvention
o Coordination et suivi comptable en lien avec le Directeur et le Gestionnaire

Activités principales

• Elaboration des dossiers du Conseil Municipal :
- Rédaction des projets de note de synthèse et de délibération,
- Préparation des dossiers pour la commission n°2 et pour le Conseil Municipal,
- Suivi a posteriori des dossiers liés à la Direction.

• Elaboration et suivi des projets et activités de la Direction Générale Adjointe :
- Création et suivi de tableaux de bord et indicateurs,
- Elaboration d’une cartographie des subventions possibles par partenaire et nature du projet ou activité à subventionner,
- Montage de dossiers de subventions,
- Assurer une actualisation et une veille des financements possibles,
- Lecture de documents et rédaction de notes de synthèse pour le Directeur Général Adjoint,
- Coordination et suivi comptable des projets en lien avec le Directeur et le Gestionnaire
- Participation à la préparation budgétaire en lien avec le Direction DGA
- Réalisation de compte-rendu : états de gestion et de réalisation des opérations, états prévisionnels

• Gestion des actes administratifs liés au Domaine Public :
- Arrêtés de circulation et de stationnement
- Autorisations d’occupation du Domaine Public (ODP) liés à l’évènementiel
- Autorisations d’occupation du Domaine Public (ODP) liés aux travaux
- Autorisations d’occupation du Domaine Public (ODP) liés aux commerces

• Encadrement de l’ensemble de la partie administrative :

- Coordonner les missions du secrétariat de la Direction
- Superviser le suivi des réponses aux courriers des habitants
- Gestion administrative des convocations des commissions communales de sécurité et d’accessibilité
- Convocation et comptes rendus des réunions de la direction
- Rédaction d’actes administratifs (arrêté, décision)
- Gestion de dossiers spécifiques (astreinte technique, bilan d’activité annuel de la direction, suivi des sinistres dommages aux biens…),
-Echanges avec l’élu(e) référent, prise de rdv avec les habitants si besoin.


Activités accessoires

• Gestion des procédures de marchés publics
- Déroulement et suivi de la procédure des marchés : s’assure de la réalisation des différentes étapes de la consultation jusqu’à la notification et l’ordre de service, en lien avec le service mutualisé des marchés publics de l’EPT,
- Collaboration avec les différents techniciens pour la détermination des besoins et la planification du lancement des procédures de marché,
- Préparation et rédaction des pièces administratives et techniques des dossiers de consultation relatifs aux marchés publics de travaux, fournitures courantes et services et maîtrise d’œuvre (règlement de consultation, acte d’engagement, CCAP et CCTP, etc.),
- Veille à la mise en ligne des documents de consultation sur la plateforme de dématérialisation par le service mutualisé des marchés publics,
- Suivi de la planification, la transversalité avec le service mutualisé et le reporting au DGA,
- Participation aux ouvertures des plis et aux Commissions d’Appels d’Offres,
- Analyse des dossiers de candidatures et des offres, élaboration des tableaux des offres et rédaction du rapport d’analyse, en lien avec les techniciens et le service mutualisé des marchés publics,
- Transmission des marchés notifiés et des pièces afférentes aux services concernés,
- Suivi administratif liés à l’attribution et à l’exécution des marchés,
- Réalisation des tableaux de suivi en phase de passation et d’exécution et réalisation du recensement annuel des marchés.

Assurer l’intérim au sein de la cellule administrative et gestion des marchés publics en cas d’absence au sein de l’équipe.

Profil de compétence de l’agent

Compétences techniques :
• Maîtrise de la réglementation et des procédures de marchés publics
• Connaissance des règles comptables d’une collectivité territoriale,
• Maîtrise de l’outil informatique et de la bureautique (Word, Excel, Powerpoint, Access, Outlook),
• Connaissance des logiciels et applications liés aux finances (SEDIT Marianne), et à l’enregistrement des actes administratifs (File Maker pro)
• Connaissances des techniques de secrétariat, aisance rédactionnelle impérative.

Savoir-faire :
• Sens de l’organisation, de la méthode et de la rigueur,
• Devoir de discrétion et de confidentialité,
• Expression écrite et orale de qualité
• Faire preuve d’initiatives et de réactivité,
• Capacité à gérer l’urgent et/ou l’imprévu,
• Capacité d’adaptation,
• Autonomie et polyvalence,
• Sens du travail en équipe et de la transversalité
• Savoir gérer et suivre les procédures

Savoir-être :
• Courtoisie, amabilité,
• Sens de l’écoute et du contact
• Patience et diplomatie
• Réactivité
• Disponibilité