Secrétaire particulier de Monsieur le Maire (h/f)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O092220400610474
Publiée le 14/04/2022
Synthèse de l'offre
Employeur
Située à huit kilomètres à l'ouest de Paris, dans le département des Hauts-de-Seine, Rueil-Malmaison est la commune la plus étendue du département avec ses 1470 hectares et compte 80000 habitants.
Elle bénéficie d'une situation privilégiée avec ses 520 hectares d'espaces verts et sa proximité avec le quartier d'affaires de la défense.
Elle bénéficie d'une situation privilégiée avec ses 520 hectares d'espaces verts et sa proximité avec le quartier d'affaires de la défense.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Mairie, 13 boulevard Foch, Rueil-Malmaison (Hauts-de-Seine)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Attaché
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Recueille et traite les informations pour assurer le bon fonctionnement administratif de M. Le Maire. Assure l'accueil téléphonique et physique et la gestion des courriers.
Missions / conditions d'exercice
Suivi de l'activité du secrétariat:
· Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers,
· Suivi de l'agenda en lien avec la chargée de mission et le directeur de cabinet
· Collecter les documents auprès des services et préparer les dossiers (mise en forme, rédaction de fiches de synthèse, comptes rendus...)
· Classement, archivage et tri des documents
Accueil téléphonique et physique:
· Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers les interlocuteurs compétents,
· Recevoir, filtrer et transmettre les messages,
· Assurer l'interface avec l'ensemble des services,
Traitement des informations:
· Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers les interlocuteurs compétents,
· Recevoir, filtrer et transmettre les messages,
· Assurer l'interface avec l'ensemble des services,
Gestion du courrier:
· Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers les interlocuteurs compétents,
· Recevoir, filtrer et transmettre les messages,
· Assurer l'interface avec l'ensemble des services,
Identifier les informations, les hiérarchiser et les transmettre, sous le contrôle du Chef de cabinet:
· Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers,
· Assurer le suivi d'un chrono,
· Assurer la répartition et la diffusion des courriers au sein du cabinet
· Suivi des courriers à travers un logiciel dédié
· Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers,
· Suivi de l'agenda en lien avec la chargée de mission et le directeur de cabinet
· Collecter les documents auprès des services et préparer les dossiers (mise en forme, rédaction de fiches de synthèse, comptes rendus...)
· Classement, archivage et tri des documents
Accueil téléphonique et physique:
· Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers les interlocuteurs compétents,
· Recevoir, filtrer et transmettre les messages,
· Assurer l'interface avec l'ensemble des services,
Traitement des informations:
· Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers les interlocuteurs compétents,
· Recevoir, filtrer et transmettre les messages,
· Assurer l'interface avec l'ensemble des services,
Gestion du courrier:
· Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers les interlocuteurs compétents,
· Recevoir, filtrer et transmettre les messages,
· Assurer l'interface avec l'ensemble des services,
Identifier les informations, les hiérarchiser et les transmettre, sous le contrôle du Chef de cabinet:
· Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers,
· Assurer le suivi d'un chrono,
· Assurer la répartition et la diffusion des courriers au sein du cabinet
· Suivi des courriers à travers un logiciel dédié
Profils recherchés
Savoirs :
Maîtrise des outils bureautiques
Maîtrise des techniques de l'expression écrite (règles d'orthographe, syntaxe et grammaire) et orale (vocabulaire professionnel),
Technique de classement et d'archivage
Connaissance de l'environnement territorial
Savoir-faire :
Gérer les situations de stress
Appréhender le caractère d'urgence des informations à traiter
Savoir-être :
Rigueur
Capacité d'organisation
Capacité de travail en équipe
Réactivité
Maîtrise des outils bureautiques
Maîtrise des techniques de l'expression écrite (règles d'orthographe, syntaxe et grammaire) et orale (vocabulaire professionnel),
Technique de classement et d'archivage
Connaissance de l'environnement territorial
Savoir-faire :
Gérer les situations de stress
Appréhender le caractère d'urgence des informations à traiter
Savoir-être :
Rigueur
Capacité d'organisation
Capacité de travail en équipe
Réactivité
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Maire
Mairie, 13 boulevard Foch
92501 RUEIL MALMAISON CEDEX
ou sur le site de la ville de Rueil Malmaison
Monsieur le Maire
Mairie, 13 boulevard Foch
92501 RUEIL MALMAISON CEDEX
ou sur le site de la ville de Rueil Malmaison
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.