Assistant de direction et de gestion administrative DGST (h/f)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O092230701121609
Publiée le 17/07/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Située à huit kilomètres à l'ouest de Paris, dans le département des Hauts-de-Seine, Rueil-Malmaison est la commune la plus étendue du département avec ses 1470 hectares et compte 80000 habitants.
Elle bénéficie d'une situation privilégiée avec ses 520 hectares d'espaces verts et sa proximité avec le quartier d'affaires de la défense.
Elle bénéficie d'une situation privilégiée avec ses 520 hectares d'espaces verts et sa proximité avec le quartier d'affaires de la défense.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Mairie, 13 boulevard Foch, Rueil-Malmaison (Hauts-de-Seine)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Assister la directrice et la responsable administrative dans les fonctions de secrétariat et de gestion administrative.
Missions / conditions d'exercice
-Assurer l'enregistrement de l'arrivée du courrier de l'ensemble des Services Techniques
-Assurer la gestion administrative de la Commission de l'Equipement, de l'Urbanisme et du Développement Durable (CEUDD).
- Assurer le secrétariat de la Directrice et de la Responsable administrative:
Organiser/gérer/planifier : agendas, réunions, rendez-vous, messages téléphoniques et électroniques
Gérer les priorités
Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautiques
Renseigner des tableaux de suivi, tableaux de bord
- Organisation des commandes de fournitures de bureau
-Accueil téléphonique et physique:
Gérer l'accueil (physique et téléphonique)
Recevoir/traiter /diffuser l'information au sein de la DGST
Renseigner, orienter interlocuteurs et relayer vers les personnes compétentes
- Gestion du courrier de l'ensemble des services techniques -Gestion des parapheurs à la signature des élus:
Réceptionner/enregistrer/diffuser le courrier " arrivée" (en dématérialisé sur le Logiciel ELISE et papier) des services techniques, gérer le courrier départ de la Direction
Gérer " arrivée et départ " des mémoires contentieux des Forfaits de Post Stationnement (FPS)
Gérer et suivre les circuits des parapheurs et signature des élus
- Gestion administrative de la Commission de l'Equipement, de l'Urbanisme et du Développement Durable:
Planifier, gérer les convocations, ordres du jour, participer à la préparation des dossiers à transmettre aux élus
Centraliser et mettre en forme les dossiers
- Gestion administrative en appui à la responsable administrative:
Gérer l'arrivée/le départ, l'enregistrement de courriers administratifs, des actes de sous-traitance, des mémoires contentieux des FPS- assistance dans le traitement de contrats.
-Assurer la gestion administrative de la Commission de l'Equipement, de l'Urbanisme et du Développement Durable (CEUDD).
- Assurer le secrétariat de la Directrice et de la Responsable administrative:
Organiser/gérer/planifier : agendas, réunions, rendez-vous, messages téléphoniques et électroniques
Gérer les priorités
Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautiques
Renseigner des tableaux de suivi, tableaux de bord
- Organisation des commandes de fournitures de bureau
-Accueil téléphonique et physique:
Gérer l'accueil (physique et téléphonique)
Recevoir/traiter /diffuser l'information au sein de la DGST
Renseigner, orienter interlocuteurs et relayer vers les personnes compétentes
- Gestion du courrier de l'ensemble des services techniques -Gestion des parapheurs à la signature des élus:
Réceptionner/enregistrer/diffuser le courrier " arrivée" (en dématérialisé sur le Logiciel ELISE et papier) des services techniques, gérer le courrier départ de la Direction
Gérer " arrivée et départ " des mémoires contentieux des Forfaits de Post Stationnement (FPS)
Gérer et suivre les circuits des parapheurs et signature des élus
- Gestion administrative de la Commission de l'Equipement, de l'Urbanisme et du Développement Durable:
Planifier, gérer les convocations, ordres du jour, participer à la préparation des dossiers à transmettre aux élus
Centraliser et mettre en forme les dossiers
- Gestion administrative en appui à la responsable administrative:
Gérer l'arrivée/le départ, l'enregistrement de courriers administratifs, des actes de sous-traitance, des mémoires contentieux des FPS- assistance dans le traitement de contrats.
Profils recherchés
Maitrise des outils bureautiques (traitement de texte Windows, tableur Excel, messagerie électronique outlook...)
· Connaissance de l'environnement territorial avec quelques notions dans le domaine social (actions, acteurs, partenaires...)
· Qualités rédactionnelles et relationnelles,
· Rigueur et capacité d'organisation
· Respect de la confidentialité, obligation de réserve, discrétion
· Disponibilité, réactivité
· Esprit d'équipe, d'initiative
· Sens du service public, ponctualité
· Polyvalence administrative
· Connaissance de l'environnement territorial avec quelques notions dans le domaine social (actions, acteurs, partenaires...)
· Qualités rédactionnelles et relationnelles,
· Rigueur et capacité d'organisation
· Respect de la confidentialité, obligation de réserve, discrétion
· Disponibilité, réactivité
· Esprit d'équipe, d'initiative
· Sens du service public, ponctualité
· Polyvalence administrative
Contact et modalités de candidature
Contact
0147326565
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Maire
Mairie, 13 boulevard Foch
92501 RUEIL MALMAISON CEDEX
ou par mail à candidatures@mairie-rueilmalmaison.fr
Monsieur le Maire
Mairie, 13 boulevard Foch
92501 RUEIL MALMAISON CEDEX
ou par mail à candidatures@mairie-rueilmalmaison.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.