Piloter, encadrer et coordonner l'ensemble des activités du Guichet unique : accueil et standard de l'Hôtel de Ville, état Civil, élections, recensement de la population, cimetière et stationnement.

1/ Encadrement et pilotage du guichet unique
Encadrement d'une équipe de 3 personnes répartie comme suit :
- 2 personnes au guichet unique
- 1 personne affectée aux missions suivantes : appariteur, transport de personnes, tâches de manutention
Pilotage de l'activité du service :
- Organiser les plannings et les activités de chaque agent
- Participer à la recherche d'amélioration continue de la qualité du service rendu
- Participer à la définition, à l'optimisation et à la mise en œuvre des orientations du service
- Développer les outils et analyser le suivi d'activités (tableaux de bord, statistiques)
- Assurer la veille réglementaire des activités du service et la mise à jour des procédures
- Accompagner les agents dans l'application des nouvelles réglementations
- Mettre à jour les supports de communication du secteur
- Préparation et gestion du budget du secteur
- Gestion des partenariats de travail avec les différentes administrations (TJ, préfecture ...)

2/ Accueil et standard de l'Hôtel de Ville
- Organisation de l'activité d'accueil physique et téléphonique des administrés
- Aide à l'orientation des administrés vers les autres services
- Renvoi des lignes et transfert d'appel

3/ Etat civil et formalités administratives
- Suivi des dossiers relatifs à l'Etat Civil (mariage : dossiers et célébrations, naissance, reconnaissance, décès, livrets de famille, demande de changement de prénom et de nom, mentions, auditions...)
- Recueil des demandes et suivi les dossiers de cartes d'identité, passeports, attestations d'accueil ...
- Le responsable a la délégation de signature et assure les fonctions d'Officier de l'Etat Civil.

4/ Elections
- Gestion de la liste électorale : inscription, radiation, mutation, préparation des réunions des commissions de contrôle des listes, rédaction des comptes rendus, clôture de la liste électorale...
- Préparation des scrutins électoraux (en lien avec la Directrice de l'administration générale) : suivi des circulaires préfectorales, édition des documents électoraux (tableaux rectificatifs, liste électorale...), gestion du matériel nécessaire au scrutin, recrutement du personnel, secrétaire du bureau centralisateur les jours de scrutin...

5/ Recensement de la population et recensement citoyen
- En étroite collaboration avec l'INSEE, piloter les opérations de collecte (vérification des adresses)
- Recrutement et encadrement des agents recenseurs
- Constitution et suivi des listes de recensement
- Vérification et transmission des données du recensement citoyen

6/ Cimetière communal
- Suivi des projets liés à l'aménagement du cimetière en lien avec les services techniques : aménagement (actuel et futur pour l'abri et les cheminements piétons), entretien (espaces verts, ossuaire, monuments aux morts), mise en valeur patrimoniale et historique, gestion du nombre d'emplacements (reprise concessions)
- Gestion des concessions (achat, reprise, renouvellement, reprise de concessions)
- Information des administrés
- Délivrance des documents nécessaires aux inhumations
- Interlocuteurs des pompes funèbres
- Suivi de l'évolution de la législation funéraire et du droit de la famille.

7/ Guichet des autres services
A-Services techniques :
- Stationnement : Gestion des demandes d'abonnements et information des administrés
- Commande et gestion de bacs, sacs de déjections canines, autorisation du domaine public
B-Social : prise de rdv pour le conciliateur de justice & les permanences juridiques, délivrance des bons familles nombreuses...
C-Jeunesse et sports : gestion des inscriptions de la structure jeunesse (Fun' Loc) durant les vacances
D-Enfance et petite enfance : récupération des dossiers de pré-inscription en crèche, d'inscriptions scolaires et d'inscriptions périscolaires (seulement pour les personnes n'ayant pas accès à l'espace citoyens)
E - Habitat : remise du formulaire de demande de logement social

Avoir connaissance de la réglementation en matière d'état-civil, de droit électoral et de droit funéraire
- Avoir connaissance de l'organisation générale des services de l'administration
- Maîtriser l'outil informatique (traitement de texte, utilisation de logiciels métiers)

- Savoir manager une équipe
- Savoir conduire un projet
- Avoir une solide expérience de l'accueil du public
- Savoir appliquer des procédures administratives et en assurer le suivi
- Avoir des qualités relationnelles et rédactionnelles.

COMPETENCE COMPORTEMENTALES


- Autonomie
- Sens du service public et du contact
- Respect du devoir de confidentialité
- Sens de l'organisation, méthode, rigueur et sens des priorités
- Aptitude à travailler en équipe et de façon polyvalente
- Gestion de l'urgence et des priorités