Chargé d'état civil et relations avec les autorités d'état (h/f)

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Offre n° O092240515000059
Publiée le 15/05/2024

Synthèse de l'offre

Employeur
Vanves
Mairie, 23 rue Mary Besseyre - cs 40001
92172 VANVES CEDEX
Ville dynamique de plus de 27000 habitants, facilement accessible en transports en commun, et plaçant la qualité du service aux habitants au centre de ses préoccupations.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
VANVES CEDEX
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
14/07/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à un détachement (> 6 mois) ou à une intégration directe
Nombre de postes
1

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet, 1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Au sein du service citoyenneté, l’agent est sous la responsabilité directe de son chef de service et en collaboration avec son adjointe. L’agent est Officier d'état civil en charge de tout ce qui concerne ce domaine: mariage, naissance, décès, pacs, livret de famille, changements de prénoms / noms, mentions.
L'agent expérimenté sera également amené à effectuer ponctuellement des remplacements à l'accueil du centre administratif, traiter des demandes d'actes dématérialisés et former les nouveaux arrivants. Une forte technicité est requise.
Missions / conditions d'exercice
* Remplacer la responsable du service ou son adjoint en cas d'absence dans ses missions relatives à la gestion et l'encadrement des équipes état civil et titres d'identité.
*Gestion du planning des rendez-vous en lien avec la direction.
*Bordereaux d’envois aux autorités administratives

Naissances - Reconnaissances :
*Audition en cas de suspicion de reconnaissance frauduleuse
* Rédaction des comptes-rendus d'entretiens
* Envoi des avis de naissance aux communes concernées
*Tenue du tableau des naissances et transmission des informations aux services concernés
Décès :
* Rédaction des actes après vérification des pièces indispensables
* Délivrance des actes et documents nécessaires aux obsèques, inscription dans les livrets de famille
* Envoi des transcriptions et mentions de décès, informations au CCAS
* Enregistrement des déclarations de dispersion de cendres en pleine nature

Mariages :
* Réception des dossiers de mariage et enregistrement des dossiers & publication des bans
* Enregistrement des publications des bans extérieures et affichage
* Préparation des dossiers en cas d'audition
* Rédaction des convocations des futurs époux pour audition- rédaction des comptes-rendus d'entretiens
*Préparation des mariages (pour la célébration : actes, extraits, livrets de famille, mentions)
*Transmission des dossiers au Tribunal de Nanterre en fin d’année
* Gestion du stock et préparation des cadeaux de mariage (pour la célébration)

Livrets de famille :
* Etablissement des livrets de famille
* Suivi des demandes de livrets de famille et traitement des demandes de duplicata (gestion du stock)

Mentions :
* Apposition, vérification et rectification de mentions d'état civil
* Reprise d'antériorité : création des extraits des actes numérisés
* Expédition des avis et des accusés de réception de mentions
* Renseignement des services publics (Police, Gendarmerie, Tribunaux, avocats, notaires, Préfecture, Sous-Préfecture, etc.)

Pacs :
* Renseignement des usagers, remise du dossier et vérification des pièces
* Enregistrement et signature du PACS - modifications et dissolutions
* Edition des avis de mentions et suivi des retours
* Tenue et mise à jour des dossiers archivés

Changements de prénoms et noms de famille :
* Renseignement des usagers et remise du dossier et vérification des pièces
* Rédaction des rapports d'entretiens et des courriers correspondants Edition des actes et des mentions et suivi des retours - tenue et mise à jour des dossiers archivés

Titres d’identité :
*Suivi de la bonne tenue du dispositif de recueil (DR) des titres d’identités avec instruction des dossiers
*Enregistrement et envois des titres de Séjours et Républicain à la Préfecture pour destruction
*Instruction et délivrance de CNI à domicile pour les usagers ne pouvant pas se déplacer
Activités complémentaires :
*Enregistrement et suivi des organisations syndicales dont les statuts sont enregistrés sur la commune *Traitement des demandes et délivrance d'actes d'état-civil dématérialisées (COMEDEC, particuliers)
*Interventions ponctuelles à l'accueil
*Suivi de la transmission des dossiers de recensement militaire au Bureau de la JDC
*Gestion des listes électorales et soutien opérationnel à l’organisation des scrutins électoraux en lien avec la direction.
*gestion du cimetière : suivi administratif
Liste des activités non exhaustives, au vu des besoins du service
Spécificités liés aux missions du poste :
*Forte polyvalence au sein de l’équipe
*Sécurisation et contrôle des procédures administratives et juridiques de l’ensemble des missions relevant du service
*Interface régulier avec les partenaires institutionnels (Préfecture, Procureur de la République, tribunaux, INSEE, Centre du Service National, ANTS, Police Nationale…)
Profils recherchés
Les savoirs nécessaires : * Outils bureautiques et logiciels informatiques : maîtrise des logiciels Word, Excel, outlook, synbird, logiciels métiers (Mélodie, Adagio, Requiem, Maestro)
*Connaissances en droit civil et droit de la famille






Les savoir-faire :
*Travailler en équipe, planifier (mariages) et Prioriser
* Mettre en oeuvre les procédures administratives et appliquer une réglementation
* Maîtriser les applications informatiques en rapport au service
* Conseiller et coordonner, faire preuve d'écoute et d'empathie dans les échanges
* Gérer une situation de stress / Gérer une situation difficile (famille en deuil)
* Savoir rendre compte par écrit ou oralement
* Rédiger des courriers et écrire lisiblement

Les qualités personnelles requises :
* Serviabilité envers le public, rigueur et méticulosité
* Polyvalence, disponibilité, autonomie, discrétion
* Qualités relationnelles

Contact

Contact
0141339200
Informations complémentaires
Merci d'adresser votre candidature (CV et lettre de motivation) à l'attention de
Monsieur le Maire
Mairie de Vanves
23 rue Mary Besseyre - CS40001
92172 Vanves cedex

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.