Accueil :



· Réceptionne, filtre et oriente les appels, effectue les relances



· Donne une information de premier niveau et oriente vers les bons interlocuteurs



· Accueil physique des rendez-vous







Appui administratif :



· Assiste le DGA et ses directeurs dans l’organisation de leur plan de charge

· Gère l’agenda du DGA et de ses directeurs et organise la logistique des réunions

· Assure le suivi des courriers pour la DGA de l’outil GED, des parapheurs, en relation avec l’assistante du DGS

· Actualise les outils de suivi d’activité « fiches projets de la DGA »

· Rédige et met en forme et mise en forme de courriers et notes

· Met à jour avec les services le rapport d’activité

· Participe à des réunions et rédige le compte rendu

· Assure la diffusion d’informations à la Direction

· Assure le lien avec les secrétariats de la DG, DGA et du cabinet du Maire

· Assure le respect des échéances pour la DGA

· Contrôle le classement et l’archivage des données

· Gère la dénonciation des PV sur la plateforme ANTAI





Correspondant RH :



· Assure le suivi des heures supplémentaires de la DGA

· Assure le suivi des congés des agents et des entrées/sorties de personnel (planning, logiciel congés, interface RH-agents, autorisation de conduite)

· Assure le suivi du plan de formation

· Centralise les campagnes RH : CREP, promotion, avancements est garant des échéances





Activités spécifiques et transverses :



· A une fonction d’alerte en cas d’imprévu et soutient le DGA

· Peut-être associé à la réflexion concernant différents projets transversaux

· Est force de proposition sur les processus organisationnels et la gestion de dossier

· Travail avec la communication sur la mise à jour des informations de la DGA (site internet etc…)

· Organisation des congés à prendre en lien avec les autres assistantes des DGA