Description des missions et activités :

Suivi budgétaire :

En lien avec le directeur, participer à la préparation budgétaire, et au suivi de l’exécution des budgets de la direction ;
Assurer la mise en place et le suivi d’indicateurs financiers permettant de juger de la pertinence des dépenses et de fournir des critères permettant d’aider à la décision quant à l’opportunité de leur maintien ;
Assurer la relation budgétaire avec les fournisseurs dont l’infogérant.
Suivi des marchés, contrats, licences et certificats :

Assurer le suivi des lancements et des renouvellements de marchés, de contrats ainsi que d’achats de licences et de certificats en assistant le directeur dans l’anticipation de l’élaboration des pièces administratives afférentes, notamment en assurant le lien avec les services utilisateurs en charge de la définition des besoins ;
Contrôler la bonne exécution des contrats et marchés en cours en suivant notamment les évolutions de consommation, les révisions tarifaires, et en réalisant les attestations de services faits ;
Rédiger des demandes et courriers de réclamation et assurer leur suivi ;
Assurer la relation contractuelle avec les fournisseurs ;
Gestion administrative :

Assurer le suivi des courriers affectés à la direction sous la GRC (Gestion de la Relation Citoyenne) et rédiger des propositions de réponses adaptées ;
Assurer l’organisation des commissions et évènements récurrents ;
Assurer l’organisation de réunions avec les prestataires et les partenaires tant internes qu’externes (par ex, comités de pilotage) ;
Assurer le suivi et la mise à jour du listing des projets en cours de leur lancement à leur clôture
Gérer l’attribution des certificats de signature numérique ;
En lien avec les différents membres de la direction et les référents numériques des services, assurer l’archivage, la mise à jour et la diffusion des documents nécessaires à la bonne gouvernance des systèmes d’information et à la formation des utilisateurs.