MISSIONS :
Vous assistez la directrice générale adjointe Enfance, Citoyenneté et Solidarités, ainsi que la première Maire-adjointe, en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.
Vous serez notamment responsable des activités suivantes :
Organisation de la vie professionnelle du cadre et de l'élue :
Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du cadre et de l'élue
Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
Organiser les déplacements du cadre et de l'élue
Rédaction et mise en forme de documents administratifs :
Prendre des notes, rédiger et mettre en forme tous types de documents administratifs
Réaliser des recherches documentaires diverses
Organiser le classement et respecter les règles d'archivage des dossiers
Assurer, en lien direct avec les services, le suivi du traitement des courriers ou courriels sensibles
Suivi des projets et activités de la direction générale adjointe :
Alimenter les tableaux de bord de suivi des projets en lien direct avec les directions qui composent la DGA
Relayer les informations utiles à la direction de la communication et assurer le suivi des actions de communication
Collaborer à l’organisation logistique de divers évènements publics en collaboration avec les directions et le service des relations publiques.

Accueil téléphonique et physique :
Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques


Organisation et planification des réunions :
Rédiger les ordres du jour en concertation avec le cadre ou l'élue
Transmettre des documents en respectant les procédures, les délais, les règles de confidentialité
Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
Organiser la logistique des réunions (réservation de salles, mise à disposition du matériel, préparation des outils de visioconférence...)