Chargé du protocole et assistante administration (h/f)
Offre n° O092260109000241
Publiée le 09/01/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Ville dynamique de plus de 27000 habitants, facilement accessible en transports en commun, et plaçant la qualité du service aux habitants au centre de ses préoccupations.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Mairie, 23 rue Mary Besseyre - cs 40001, Vanves (Hauts-de-Seine (92))
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
MISSIONS PROTOCOLE
Le/la responsable du Protocole définit le plan d'action des relations publiques, met en œuvre les règles protocolaires dans l'organisation des évènements et des réceptions officielles, a en charge la gestion administrative et financière de son service, est en relation avec les partenaires institutionnels, les autorités de Défense, les associations patriotiques et d’anciens combattants, avec ses élus de délégation et avec les chefs de service. Force de proposition, autonome et rigoureux(se), il/elle veille à la qualité du service rendu lors des réceptions officielles et coordonne et contribue à la préparation de la logistique nécessaire à l'organisation d'un réceptif.
MISSIONS PROTOCOLE
Le/la responsable du Protocole définit le plan d'action des relations publiques, met en œuvre les règles protocolaires dans l'organisation des évènements et des réceptions officielles, a en charge la gestion administrative et financière de son service, est en relation avec les partenaires institutionnels, les autorités de Défense, les associations patriotiques et d’anciens combattants, avec ses élus de délégation et avec les chefs de service. Force de proposition, autonome et rigoureux(se), il/elle veille à la qualité du service rendu lors des réceptions officielles et coordonne et contribue à la préparation de la logistique nécessaire à l'organisation d'un réceptif.
MISSIONS ADMINISTRATIVES ACEVA
En étroite collaboration avec la responsable du Pôle administratif et financier, sur toutes les missions relatives à l’administration et aux finances
Le/la responsable du Protocole définit le plan d'action des relations publiques, met en œuvre les règles protocolaires dans l'organisation des évènements et des réceptions officielles, a en charge la gestion administrative et financière de son service, est en relation avec les partenaires institutionnels, les autorités de Défense, les associations patriotiques et d’anciens combattants, avec ses élus de délégation et avec les chefs de service. Force de proposition, autonome et rigoureux(se), il/elle veille à la qualité du service rendu lors des réceptions officielles et coordonne et contribue à la préparation de la logistique nécessaire à l'organisation d'un réceptif.
MISSIONS PROTOCOLE
Le/la responsable du Protocole définit le plan d'action des relations publiques, met en œuvre les règles protocolaires dans l'organisation des évènements et des réceptions officielles, a en charge la gestion administrative et financière de son service, est en relation avec les partenaires institutionnels, les autorités de Défense, les associations patriotiques et d’anciens combattants, avec ses élus de délégation et avec les chefs de service. Force de proposition, autonome et rigoureux(se), il/elle veille à la qualité du service rendu lors des réceptions officielles et coordonne et contribue à la préparation de la logistique nécessaire à l'organisation d'un réceptif.
MISSIONS ADMINISTRATIVES ACEVA
En étroite collaboration avec la responsable du Pôle administratif et financier, sur toutes les missions relatives à l’administration et aux finances
Missions / conditions d'exercice
Préparation et organisation des cérémonies patriotiques et de diverses manifestations et réceptions
• Réception des nouveaux Vanvéens et citoyens d’honneur
• Réception du personnel communal
• Spectacle et goûter pour le noël des enfants du personnel communal
• Remise des diplômes de la médaille du travail + Vanvéens à l’honneur
• Préparation des dossiers et remise des distinctions honorifiques
• Réception des « naturalisés »
• Remise de distinctions honorifiques
• Remise des diplômes du Baccalauréat
• Inaugurations
• Management des équipes de serveurs
• Lien étroit avec les associations patriotiques
• Rédaction de courriers
• Commande des cadeaux protocolaires
• Préparation des buffets, cocktails et vins d’honneur
Gestion de 3 salles municipales (Darien, Mansart et Duprat)
Gestion du stock
• Achat des boissons, gâteaux et fournitures
Comptabilité sur budget Protocole
• Élaboration et suivi du budget
• Bon de commande et factures
• Suivi des dépenses par une comptabilité analytique
• Déplacements extérieurs pour achat ou location de fournitures et matériels pour les manifestations
MISSIONS ADMINISTRATIVES ACEVA
Direction des Affaires culturelles, de la Vie Associative et de l’Evénementiel
Suivi des RH du pôle :
- Intermittence (En lien avec les régisseurs des salles et des évènements) : Réalisation de l’ensemble des DPAE, des déclarations via le GUSO, et suivi administratif en Mairie avec le service financier
- Vacation et Heures supplémentaires : Suivi administratif avec les différents pôles, la direction et les RH.
- Suivi et mise à jour des outils administratifs (tableaux, bilans…)
Soutien au suivi administratif des bons de commandes et factures de l’ensemble du pôle :
Saisie et édition des BC, validation des factures
Suivi des dépôts des factures Chorus Pro, relation avec les fournisseurs et relances
Suivi et mise à jour des tableaux de dépenses par pôle
Pôle CINEMA :
Suivi des BC et validation factures liées aux films, en relation avec les
• Réception des nouveaux Vanvéens et citoyens d’honneur
• Réception du personnel communal
• Spectacle et goûter pour le noël des enfants du personnel communal
• Remise des diplômes de la médaille du travail + Vanvéens à l’honneur
• Préparation des dossiers et remise des distinctions honorifiques
• Réception des « naturalisés »
• Remise de distinctions honorifiques
• Remise des diplômes du Baccalauréat
• Inaugurations
• Management des équipes de serveurs
• Lien étroit avec les associations patriotiques
• Rédaction de courriers
• Commande des cadeaux protocolaires
• Préparation des buffets, cocktails et vins d’honneur
Gestion de 3 salles municipales (Darien, Mansart et Duprat)
Gestion du stock
• Achat des boissons, gâteaux et fournitures
Comptabilité sur budget Protocole
• Élaboration et suivi du budget
• Bon de commande et factures
• Suivi des dépenses par une comptabilité analytique
• Déplacements extérieurs pour achat ou location de fournitures et matériels pour les manifestations
MISSIONS ADMINISTRATIVES ACEVA
Direction des Affaires culturelles, de la Vie Associative et de l’Evénementiel
Suivi des RH du pôle :
- Intermittence (En lien avec les régisseurs des salles et des évènements) : Réalisation de l’ensemble des DPAE, des déclarations via le GUSO, et suivi administratif en Mairie avec le service financier
- Vacation et Heures supplémentaires : Suivi administratif avec les différents pôles, la direction et les RH.
- Suivi et mise à jour des outils administratifs (tableaux, bilans…)
Soutien au suivi administratif des bons de commandes et factures de l’ensemble du pôle :
Saisie et édition des BC, validation des factures
Suivi des dépôts des factures Chorus Pro, relation avec les fournisseurs et relances
Suivi et mise à jour des tableaux de dépenses par pôle
Pôle CINEMA :
Suivi des BC et validation factures liées aux films, en relation avec les
Profils recherchés
SAVOIR FAIRE ET ÊTRE :
- Rigueur,
- Capacité d’adaptation,
- Réactivité,
- Sens de l’organisation et du suivi,
- Bon sens du relationnel (technique / artistique),
- Travail en équipe,
- Ponctualité,
- Probité.
COMPETENCES :
- Maîtrise des logiciels bureautique et mise en page,
- Maîtrise d’un logiciel de bureautique (word, excel),
- Très bonne maîtrise de l’expression écrite et orale.
NIVEAU D’ETUDES, EXPÉRIENCE
- Niveau Bac +2 / Rédacteur
- Expériences similaires indispensables
DIVERS :
- Disponibilité soir et week-end,
- Rémunération selon diplôme et expérience professionnelle
- Rigueur,
- Capacité d’adaptation,
- Réactivité,
- Sens de l’organisation et du suivi,
- Bon sens du relationnel (technique / artistique),
- Travail en équipe,
- Ponctualité,
- Probité.
COMPETENCES :
- Maîtrise des logiciels bureautique et mise en page,
- Maîtrise d’un logiciel de bureautique (word, excel),
- Très bonne maîtrise de l’expression écrite et orale.
NIVEAU D’ETUDES, EXPÉRIENCE
- Niveau Bac +2 / Rédacteur
- Expériences similaires indispensables
DIVERS :
- Disponibilité soir et week-end,
- Rémunération selon diplôme et expérience professionnelle
Contact et modalités de candidature
Contact
0141339315
Informations complémentaires
Merci d'adresser votre candidature (CV et lettre de motivation) à l'attention de
Monsieur le Maire
Mairie de Vanves
23 rue Mary Besseyre - CS40001
92172 Vanves cedex
ou par mail à : recrutement@ville-vanves.fr
Monsieur le Maire
Mairie de Vanves
23 rue Mary Besseyre - CS40001
92172 Vanves cedex
ou par mail à : recrutement@ville-vanves.fr
Adresse de l'employeur
Vanves
>Mairie, 23 rue Mary Besseyre - cs 40001
92172 VANVES CEDEX
>Mairie, 23 rue Mary Besseyre - cs 40001
92172 VANVES CEDEX
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.