Assistant de direction secrétariat du Maire (h/f)
Offre n° O092260806000872
Publiée le 22/10/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Située à huit kilomètres à l'ouest de Paris, dans le département des Hauts-de-Seine, Rueil-Malmaison est la commune la plus étendue du département avec ses 1470 hectares et compte 80000 habitants.
Elle bénéficie d une situation privilégiée avec ses 520 hectares d espaces verts et sa proximité avec le quartier d affaires de la défense.
Elle bénéficie d une situation privilégiée avec ses 520 hectares d espaces verts et sa proximité avec le quartier d affaires de la défense.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Mairie, 13 boulevard Foch, Rueil-Malmaison (Hauts-de-Seine (92))
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Attaché
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Attaché
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Assurer l’assistance administrative et organisationnelle du maire. Faciliter son activité quotidienne, préparer ses rendez-vous et assurer le suivi des demandes et des échéances, en lien avec les élus, la direction générale et les services municipaux.
Missions / conditions d'exercice
Organiser l’activité
Gérer l’agenda en tenant compte des priorités, des urgences et des contraintes.
Organiser les rendez-vous, réunions et déplacements : invitations, réservations, documents préparatoires et aspects pratiques.
Préparer les dossiers nécessaires et vérifier que les informations attendues sont disponibles dans les délais.
Filtrer et orienter les appels et sollicitations ; signaler les demandes urgentes ou sensibles.
Assurer le secrétariat et le traitement des correspondances
Trier les courriels et courriers, les orienter et suivre les réponses attendues.
Rédiger et mettre en forme des courriers, notes, comptes rendus et messages à partir des consignes données.
Préparer les parapheurs et suivre les circuits de validation, de signature et d’envoi.
Assurer le classement et l’archivage des documents, ainsi que la mise à jour des contacts.
Suivre les demandes et les échéances
Tenir à jour un tableau de suivi des demandes confiées aux services : objet, interlocuteur, échéance et état d’avancement.
Effectuer les relances nécessaires et alerter sur les retards ou difficultés.
Recueillir les contributions des services et vérifier la complétude des dossiers transmis au cabinet.
Préparer des points réguliers sur les dossiers en attente et les échéances à venir.
Faciliter les relations avec les interlocuteurs du cabinet
Assurer un accueil professionnel et discret des élus, agents, habitants et partenaires.
Transmettre les demandes aux bons interlocuteurs et veiller à leur suivi.
Travailler en coordination avec le directeur de cabinet, la cheffe de cabinet et les assistantes de la direction générale.
Contribuer à la continuité du secrétariat du cabinet selon l’organisation définie.
Profil
Savoirs
Maîtrise des outils bureautiques.
Maîtrise des techniques de l’expression écrite (orthographe, syntaxe et grammaire) et orale (vocabulaire professionnel).
Techniques de classement et d’archivage.
Connaissance de l’environnement territorial.
Savoir-faire
Gérer les situations de stress.
Appréhender le caractère d’urgence des informations à traiter.
Respecter strictement la confidentialité et faire preuve de discernement face aux situations sensibles.
Savoir-être
Rigueur.
Capacité d’organisation.
Capacité à travailler en équipe.
Réactivité.
Tous les postes de la Ville de Rueil Malmaison sont ouverts aux travailleurs en situation de handicap
Gérer l’agenda en tenant compte des priorités, des urgences et des contraintes.
Organiser les rendez-vous, réunions et déplacements : invitations, réservations, documents préparatoires et aspects pratiques.
Préparer les dossiers nécessaires et vérifier que les informations attendues sont disponibles dans les délais.
Filtrer et orienter les appels et sollicitations ; signaler les demandes urgentes ou sensibles.
Assurer le secrétariat et le traitement des correspondances
Trier les courriels et courriers, les orienter et suivre les réponses attendues.
Rédiger et mettre en forme des courriers, notes, comptes rendus et messages à partir des consignes données.
Préparer les parapheurs et suivre les circuits de validation, de signature et d’envoi.
Assurer le classement et l’archivage des documents, ainsi que la mise à jour des contacts.
Suivre les demandes et les échéances
Tenir à jour un tableau de suivi des demandes confiées aux services : objet, interlocuteur, échéance et état d’avancement.
Effectuer les relances nécessaires et alerter sur les retards ou difficultés.
Recueillir les contributions des services et vérifier la complétude des dossiers transmis au cabinet.
Préparer des points réguliers sur les dossiers en attente et les échéances à venir.
Faciliter les relations avec les interlocuteurs du cabinet
Assurer un accueil professionnel et discret des élus, agents, habitants et partenaires.
Transmettre les demandes aux bons interlocuteurs et veiller à leur suivi.
Travailler en coordination avec le directeur de cabinet, la cheffe de cabinet et les assistantes de la direction générale.
Contribuer à la continuité du secrétariat du cabinet selon l’organisation définie.
Profil
Savoirs
Maîtrise des outils bureautiques.
Maîtrise des techniques de l’expression écrite (orthographe, syntaxe et grammaire) et orale (vocabulaire professionnel).
Techniques de classement et d’archivage.
Connaissance de l’environnement territorial.
Savoir-faire
Gérer les situations de stress.
Appréhender le caractère d’urgence des informations à traiter.
Respecter strictement la confidentialité et faire preuve de discernement face aux situations sensibles.
Savoir-être
Rigueur.
Capacité d’organisation.
Capacité à travailler en équipe.
Réactivité.
Tous les postes de la Ville de Rueil Malmaison sont ouverts aux travailleurs en situation de handicap
Profils recherchés
Profil
Savoirs
Maîtrise des outils bureautiques.
Maîtrise des techniques de l’expression écrite (orthographe, syntaxe et grammaire) et orale (vocabulaire professionnel).
Techniques de classement et d’archivage.
Connaissance de l’environnement territorial.
Savoir-faire
Gérer les situations de stress.
Appréhender le caractère d’urgence des informations à traiter.
Respecter strictement la confidentialité et faire preuve de discernement face aux situations sensibles.
Savoir-être
Rigueur.
Capacité d’organisation.
Capacité à travailler en équipe.
Réactivité.
Tous les postes de la Ville de Rueil Malmaison sont ouverts aux travailleurs en situation de handicap
Savoirs
Maîtrise des outils bureautiques.
Maîtrise des techniques de l’expression écrite (orthographe, syntaxe et grammaire) et orale (vocabulaire professionnel).
Techniques de classement et d’archivage.
Connaissance de l’environnement territorial.
Savoir-faire
Gérer les situations de stress.
Appréhender le caractère d’urgence des informations à traiter.
Respecter strictement la confidentialité et faire preuve de discernement face aux situations sensibles.
Savoir-être
Rigueur.
Capacité d’organisation.
Capacité à travailler en équipe.
Réactivité.
Tous les postes de la Ville de Rueil Malmaison sont ouverts aux travailleurs en situation de handicap
Contact et modalités de candidature
Contact
0147326565
Informations complémentaires
Merci de bien vouloir postuler directement sur le site internet de la ville de Rueil-Malmaison (https://www.villederueil.fr), en bas de page rubrique "la ville recrute" bouton POSTULER
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.