Organisation permanente de la vie professionnelle de la direction :

· Assurer l’organisation de l’agenda (rendez-vous et réunions) en fonction des priorités

· Rappeler les informations permanentes et transmettre les messages

· Organiser les déplacements de la direction

· Gérer et alimenter la base de contacts


Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques :

· Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers

· Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers

· Organiser le classement et l’archivage des dossiers


Accueil téléphonique et physique :

· Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent

· Assurer l’interface avec l’ensemble des services de la ville

· Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur

· Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques


Suivi des projets et activité de la direction :

· Organiser et planifier les réunions et Commissions

· Vérifier les ordres du jour en concertation avec la direction

· Collecter les documents auprès des services et préparer les dossiers (mise en forme, rédaction de fiches de synthèse...)

· Organiser le classement et l’archivage des dossiers

· Assurer la liaison d’informations avec le directeur général, les directeurs généraux adjoints, le Cabinet du Maire

· Travail en transversalité

-Mise à jour de l’observatoire du tertiaire : actualiser les informations relatives à l’immobilier d’entreprise à Rueil-Malmaison ( identifier les entreprises présentes, coordonnées des interlocuteurs, caractéristiques et durée des baux, occupation des locaux ...)


Suivi des déclarations attestant l’achèvement et la conformité des travaux (DAACT) en lien avec le service du droit des sols :

recevoir et trier des déclarations

mettre à jour le tableau de suivi

prendre contact avec les pétitionnaires si nécessaire

suivre des dossiers dans le temps