Assistant de Direction générale H/F 71-23
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O093231001220192
Publiée le 12/10/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
À proximité immédiate de Paris, idéalement desservie en transports en commun (ligne de métro, bus, RER C), la Région s'est installée dans l'éco-quartier des Docks de Saint-Ouen offrant ainsi un environnement de travail innovant : bâtiment HQE, télétravail, salle de sport, services, avec un mode de management réinventé : confiance, autonomie, responsabilité.
Lieu de travail
2, rue Simone Veil, Saint-Ouen-sur-Seine (Seine-Saint-Denis)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Assister le Directeur Général Adjoint du pole Marchés, Achats, Juridique et Immobilier, dans ses missions quotidiennes, assurer l'assistanat de la Direction achats
Missions / conditions d'exercice
MISSION 1 : Assurer l'interface de la Direction
1.1
Assurer l'accueil téléphonique et physique, l'enregistrement général et la distribution du courrier entrant et sortant via application Elise + tableau de bord excel
1.2
être le référent du pôle dans différents domaines (logistique, accueil des nouveaux arrivants, correspondant informatique).
1.3
Mettre en forme et envoyer les courriers du DGA et des directions soit via le logiciel Elise pour courrier externe et note interne sur word (envoi par courriel).
MISSION 2 : Assister le DGA dans ses missions
2.1
Rédaction de mails pour l'organisation de réunions et confirmation de réunions
2.2
Gérer l'agenda du DGA (prise de Rdv, organisation de réunions, réservation des salles via application select room et emplacement parking si besoin)
2.3
Préparer et suivre des dossiers spécifiques confiés par le DGA
MISSION 3 : Assurer un suivi des missions du DGA
3.1
Coordonner le circuit des parapheurs
3.2
Rédiger les mails d'information générale, assurer l'interface entre le DGA et les services du Pôle et interlocuteurs extérieurs du Pôle
3.3
Mettre en œuvre le classement et l'archivage.
MISSION 4 : Assurer l'assistanat de la Direction des Achats
1.1
Assurer l'assistanat de la Direction des achats (organisation de réunions, prise de rendez-vous, gestion agenda de la directrice des achats, réservation salles de réunion et accueil physique des visiteurs
1.2
préparation de l'arrivée des nouveaux agents de la direction
MISSION 5 : Organisation des plénières et séminaires du pôle
2.1
organisation séminaire Pôle en collaboration avec l'acheteur en charge
2.2
Organisation des codirs élargis y compris la partie logistique
1.1
Assurer l'accueil téléphonique et physique, l'enregistrement général et la distribution du courrier entrant et sortant via application Elise + tableau de bord excel
1.2
être le référent du pôle dans différents domaines (logistique, accueil des nouveaux arrivants, correspondant informatique).
1.3
Mettre en forme et envoyer les courriers du DGA et des directions soit via le logiciel Elise pour courrier externe et note interne sur word (envoi par courriel).
MISSION 2 : Assister le DGA dans ses missions
2.1
Rédaction de mails pour l'organisation de réunions et confirmation de réunions
2.2
Gérer l'agenda du DGA (prise de Rdv, organisation de réunions, réservation des salles via application select room et emplacement parking si besoin)
2.3
Préparer et suivre des dossiers spécifiques confiés par le DGA
MISSION 3 : Assurer un suivi des missions du DGA
3.1
Coordonner le circuit des parapheurs
3.2
Rédiger les mails d'information générale, assurer l'interface entre le DGA et les services du Pôle et interlocuteurs extérieurs du Pôle
3.3
Mettre en œuvre le classement et l'archivage.
MISSION 4 : Assurer l'assistanat de la Direction des Achats
1.1
Assurer l'assistanat de la Direction des achats (organisation de réunions, prise de rendez-vous, gestion agenda de la directrice des achats, réservation salles de réunion et accueil physique des visiteurs
1.2
préparation de l'arrivée des nouveaux agents de la direction
MISSION 5 : Organisation des plénières et séminaires du pôle
2.1
organisation séminaire Pôle en collaboration avec l'acheteur en charge
2.2
Organisation des codirs élargis y compris la partie logistique
Profils recherchés
- Bac professionnel (secrétariat de direction) ou bac+2 avec expérience professionnelle équivalente.
- Expérience assistanat DGA ou direction
Savoir-faire :
- Maîtrise des outils informatiques habituels (word, excel, outlook, powerpoint, Internet).
- Connaissances relatives à l'organisation administrative de la Région et de ses partenaires.
- Qualités rédactionnelles.
Savoir-faire relationnel :
- Sens de l'organisation et d'observation, capacité d'anticipation et d'initiative.
- Réactivité, disponibilité, discrétion et rigueur, précision.
- Qualités relationnelles et sens du travail en équipeAnticipation, procactivité
- Expérience assistanat DGA ou direction
Savoir-faire :
- Maîtrise des outils informatiques habituels (word, excel, outlook, powerpoint, Internet).
- Connaissances relatives à l'organisation administrative de la Région et de ses partenaires.
- Qualités rédactionnelles.
Savoir-faire relationnel :
- Sens de l'organisation et d'observation, capacité d'anticipation et d'initiative.
- Réactivité, disponibilité, discrétion et rigueur, précision.
- Qualités relationnelles et sens du travail en équipeAnticipation, procactivité
Contact et modalités de candidature
Contact
0153855385
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation via le site Internet www.iledefrance.fr Rubrique Offres d'emploi Référence n°
Madame la Présidente
https://www.iledefrance.fr/region-recrute
Madame la Présidente
https://www.iledefrance.fr/region-recrute
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.