Assistant de direction environnement et cadre de vie (h/f)

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Offre n° O093231001230200
Publiée le 23/10/2023

Synthèse de l'offre

Employeur
Montreuil
Mairie, place Jean Jaurès
93100 MONTREUIL
Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d'Île-de-France (109 200 habitants, 3 000 collaborateurs, 19 directions et près de 70 services municipaux). Riche d'une histoire dont témoigne son patrimoine (industriel, horticole avec les murs à pêches), Montreuil se caractérise par sa mixité sociale et urbaine (présence de grands parcs, de squares et de rues piétonnes) mais également par son dynamisme et son évolution constante marquée par de grands projets. Elle constitue l'un des acteurs majeurs de l'établissement public territorial Est Ensemble et bénéficie d'un vrai maillage de transports publics (3 stations de métro, 12 lignes de bus et une arrivée prochaine du tramway).
Site web de l'employeur
Lieu de travail
MONTREUIL
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
22/12/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Nombre de postes
1

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Emploi fonctionnel
Oui
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui , à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires (Art. L343-1 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un emploi fonctionnel de catégorie A+. Le contrat proposé est nécessairement à durée déterminée.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet, 1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Catégorie : B
Direction : Environnement et Cadre de Vie
MISSION : Assiste le/la directeur.trice dans le fonctionnement administratif de la direction, et assure le lien entre les services et avec les autres directions. Suit les dossiers administratifs, en particulier les courriers et les délibérations
ACTIVITÉS PRINCIPALES :
Assister le directeur.trice dans les prises de RDV, le secrétariat, et le suivi administratif des dossiers de la direction
Assurer le traitement des courriers et mail : L'assistant.e doit interroger les services et proposer des projets de réponse sur la base de éléments de réponse recueillis
Gérer l'accueil physique et téléphonique du public et des partenaires : Direction sans accueil de public, mais quelques appels pour signaler des dysfonctionnement
Suivre le calendrier d'inscription aux instances ou recensements divers, préparer les dossiers et suivre leur avancement : Délibérations, demandes RH, comités techniques, recensements informatiques ou de matériel
Assurer la gestion de l'information, le classement etl'archivage des documents : Peu de dossiers papier
Organiser les évènements interservices, les coordonner avec les 3 secrétariats (formations, évènement festifs, réunions plénières...) et gérer la logistique (commandes buffets, tables, vidéo...)
Assurer le lien humain entre les services et avec les autres directions : Être à l'écoute et remonter les difficultés et réussites des 3 services et des chargés de missions, faire circuler les informations
Faciliter le travail des 4 chargés de mission en résolvant leurs petits problèmes quotidiens et venir en soutien des 3 secrétariats sur les problèmes communs
ACTIVITÉS COMPLÉMENTAIRES
La Direction environnement et cadre de vie est composée de 3 services : la Propreté Urbaine, le Service Jardin et Nature en Ville et le Cimetière. Elle travaille également sur les thématiques de la prévention et la gestion des déchets, la pollution, l'animal, l'eau et l'énergie, et la résilience.
Missions / conditions d'exercice
ACTIVITÉS / COMPÉTENCES DETAILLEES
Savoir faire
Gérer un agenda, réserver des salles, assurer la logistique de la direction
Rédiger des documents administratifs et proposer des réponses aux courriers habitants
Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques, rechercher les bons interlocuteurs
Utiliser l'outil informatique et les logiciels métier (Air Delib, Maarch, Sesam, et nouveaux outils)
Saisir des documents de forme et contenu divers
Rechercher des informations, notamment réglementaires
Gérer et actualiser une base d'information et d'archivage (modèles de réponses aux courrier par ex)
Vérifier la validité des informations remontées
MOYENS
Matériel bureautique
Progiciels spécifiques, logiciels de bureautique
Standard téléphonique
CONDITIONS D'EXERCICE
Devoir de réserve
Disponibilité vis-à-vis de sa hiérarchie
Horaires selon règlement du temps de travail : début de journée entre 8h30 et 9h - Tour Altais 8ème étage
Télétravail envisageable 1 jour par semaine après une période d'adaptation au poste
Profils recherchés
Savoirs
Techniques de secrétariat
Progiciel de gestion du courrier
Logiciel de bureautique (maitrise Excell souhaitée)
Vocabulaire professionnel du service
Communication orale et écrite
Technique de recherches documentaires
Procédures administratives
Savoir-être
Travailler en équipe et en transversalité : rester professionnel, partager l'information, remonter les signaux faibles, créer du collectif, écouter, enrichir le groupe et l'aider à progresse
Faire preuve de responsabilité et de sens du service public : respecter la légalité, les droits et devoir du fonctionnaire, les valeurs professionnelles et la déontologie du métier
Être en relation avec le public, les usagers, les partenaires : conscience du service public, posture professionnelle, discrétion, réserve, écoute, recherche de solutions, politesse
Être en relation avec sa hiérarchie : rendre compte, respect des consignes, force de proposition, aide à la décision et à la maitrise des risques

Contact

Contact
0148706000
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Maire
https://recrutement.montreuil.fr/fr/

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.