Assistant de direction auprès de la Direction Générale (h/f)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O093231001241538
Publiée le 31/10/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Le Pré-Saint-Gervais
Mairie du Pré Saint-Gervais, 84 bis rue André Joineau - BP 104
93311 LE PRE SAINT-GERVAIS CEDEX
Mairie du Pré Saint-Gervais, 84 bis rue André Joineau - BP 104
93311 LE PRE SAINT-GERVAIS CEDEX
Ville dynamique et solidaire de 18 000 habitants (surclassée 20 à 40 000 habitants avec un quartier politique de la ville) et 350 agents, le Pré Saint -Gervais vous séduira par sa dimension à taille humaine tout en étant au cœur des grands enjeux de la Métropole (Membre du Territoire Est Ensemble de plus de 400 000 habitants et limitrophe de la ville de Paris, dont le Maire est 2ème Vice-président en charge des politiques d'aménagement).
Site web de l'employeur
Lieu de travail
LE PRE SAINT-GERVAIS CEDEX
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
30/12/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Télétravail
Oui
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Rattaché(e) directement auprès du Directeur Général des Services, vous assurez une assistance administrative dans l'organisation de la Direction générale (gestion de l'agenda, montage de réunions complexes, priorisation des sollicitations et des urgences, etc). Placé.e au cœur du fonctionnement institutionnel de la collectivité, vous assurez un rôle essentiel dans la bonne organisation des réunions et instances administratives stratégiques de la collectivité et la circulation de l'information au sein de la direction générale.
Missions / conditions d'exercice
Assurer le secrétariat général de la Direction Générale :
* Assurer la tenue et le suivi de l'agenda du Directeur général des services et des DGA " Ressources et modernisation de l'action publique " et " Services à la population et RH " ;
* Préparer les dossiers en amont des réunions et rendez-vous ;
* Préparer et suivre les réunions stratégiques de la Direction générale ;
* Assurer l'accueil téléphonique et physique de la direction générale ;
* Veiller à la transmission d'un premier niveau de renseignement aux interlocuteurs de la Direction générale ;
* Centraliser les contributions des services pour les documents stratégiques et transverses de la collectivité ;
* Assurer l'organisation et la coordination logistique des réunions et séminaires ;
* Rédiger les ordres du jour des réunions régulières (Board, CODIR, réunions de départe-ment, Comité Social Territorial...) ainsi que les comptes-rendus ;
* Organiser les moments de convivialités de la direction générale (Séminaires de l'administration, pots de départ...).
Assurer le suivi administratif et financier :
* Gérer le budget de la Direction générale et de la Direction des affaires juridiques, des assemblées et de la commande publique ;
* Assurer le suivi des contrats d'assurance et des certificats ;
* Assurer le suivi des sinistres : déclaration des sinistres et suivi de la procédure des sinistres déclarés, participation aux réunions d'expertise, le cas échéant ;
*Assurer la gestion des commandes de fournitures pour l'ensemble des services communaux ;
* Produire ou relire des documents pour le compte de la direction générale (compte-rendu de réunion, courriers, notes de synthèse, tableaux) ;
* Gérer le courrier entrant et sortant et son suivi sur le logiciel courrier (Maarch) en lien avec l'agent appariteur ;
* Suivre et réguler auprès des services les demandes des usagers via le portail " Mes Démarches ".
Réaliser et mettre en forme les travaux de bureautique :
* Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers ;
* Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;
* Organiser le classement et l'archivage des dossiers.
* Assurer la tenue et le suivi de l'agenda du Directeur général des services et des DGA " Ressources et modernisation de l'action publique " et " Services à la population et RH " ;
* Préparer les dossiers en amont des réunions et rendez-vous ;
* Préparer et suivre les réunions stratégiques de la Direction générale ;
* Assurer l'accueil téléphonique et physique de la direction générale ;
* Veiller à la transmission d'un premier niveau de renseignement aux interlocuteurs de la Direction générale ;
* Centraliser les contributions des services pour les documents stratégiques et transverses de la collectivité ;
* Assurer l'organisation et la coordination logistique des réunions et séminaires ;
* Rédiger les ordres du jour des réunions régulières (Board, CODIR, réunions de départe-ment, Comité Social Territorial...) ainsi que les comptes-rendus ;
* Organiser les moments de convivialités de la direction générale (Séminaires de l'administration, pots de départ...).
Assurer le suivi administratif et financier :
* Gérer le budget de la Direction générale et de la Direction des affaires juridiques, des assemblées et de la commande publique ;
* Assurer le suivi des contrats d'assurance et des certificats ;
* Assurer le suivi des sinistres : déclaration des sinistres et suivi de la procédure des sinistres déclarés, participation aux réunions d'expertise, le cas échéant ;
*Assurer la gestion des commandes de fournitures pour l'ensemble des services communaux ;
* Produire ou relire des documents pour le compte de la direction générale (compte-rendu de réunion, courriers, notes de synthèse, tableaux) ;
* Gérer le courrier entrant et sortant et son suivi sur le logiciel courrier (Maarch) en lien avec l'agent appariteur ;
* Suivre et réguler auprès des services les demandes des usagers via le portail " Mes Démarches ".
Réaliser et mettre en forme les travaux de bureautique :
* Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers ;
* Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;
* Organiser le classement et l'archivage des dossiers.
Profils recherchés
De niveau Baccalauréat, BTS assistant de direction ou plus, vous êtes doté(e) de grandes capacités organisationnelles et rédactionnelles. Vous faites preuve d'une grande discrétion et savez travailler en transversalité et en équipe. Vous avez le sens de l'écoute et du dialogue et une aisance relationnelle.
Contact
Contact
0149427300
Informations complémentaires
La collectivité offre des conditions d'emplois attrayantes tant en termes de rémunération que d'actions sociales :
Rémunération statutaire - Régime indemnitaire - Prime de fin d'année - CET monétisé - participation mutuelle et titres restaurant - CNAS - Moments de convivialité et proximité.
Lettre de motivation et CV à adresser à Monsieur le Maire , 2ème Vice-Président d'Est Ensemble directement sur recrutement@villedupre (indiquer en objet l'intitulé du poste + votre nom et prénom).
Rémunération statutaire - Régime indemnitaire - Prime de fin d'année - CET monétisé - participation mutuelle et titres restaurant - CNAS - Moments de convivialité et proximité.
Lettre de motivation et CV à adresser à Monsieur le Maire , 2ème Vice-Président d'Est Ensemble directement sur recrutement@villedupre (indiquer en objet l'intitulé du poste + votre nom et prénom).
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.