Le (la) coordonnateur(trice)de la facturation, est charge(e) principalement de piloter et suivre, en lien direct avec la cheffe du service administratif, le traitement de la facturation de la direction du patrimoine et de la maintenance du Pôle Lycées " DPM ", réaliser des activités de gestion administratives et financières du GIP, conseiller et être force de proposition auprès de la cheffe de service, assurer des missions transversales

MISSION 1 : Assurer la coordination du traitement de la facturation : suivi des flux entrants et sortants

1.1 Assurer le suivi des flux entrants et sortants des factures à traiter par la DPM, réaliser des tableaux de bords, suivre les résolutions en interne au service, et avec les services métiers de la DPM

1.2 Participer/contribuer au suivi et traitement des factures 

1.3 Assurer de la qualité des traitements et veiller au respect des procédures internes, proposer des adaptations des procédures

1.4 Assurer le traitement des dossiers complexes liés notamment à des mises en demeure, des contentieux type référé provisions en assurant le suivi de la résolution, inter services et inter directions

MISSION 2 : Assurer la coordination de l'équipe renfort en charge de la facturation

2.1 Piloter  l'équipe renfort au quotidien, répartir la charge de travail, organiser et coordonner l'activité en lien avec le/la Chef(fe) de service administratif général, établir des tableaux de bord de suivi
Animer les services métiers et opérationnels pour résorber le stock et fluidifier les circuits depuis la passation jusqu'au service fait et le service réaliser

2.2 Organiser la reprise de la passation et du traitement de la facturation pour les services métiers

2.3 Participer à la formation des nouveaux agents et contribuer à la mise en place d'actions visant notamment à améliorer le contrôle interne du traitement des factures

MISSION 3 : Assurer l'interface inter Directions

3.1 Assurer la communication entre les différents services afin de favoriser une gestion rapide de la facturation

3.2 Participer aux ateliers/réunions sur la gestion de la facturation

MISSION 4 : Reporting

4.1 Effectuer un suivi des facturations et être en mesure de produire un document de synthèse hebdomadaire

4.2 Proposer et concevoir des outils de suivi pour améliorer le circuit de traitement de la facturation, participer aux démarches d'amélioration des systèmes d'information et à la formation interne des agents

4.3 Proposer et mener des missions transversales, d'amélioration des process, de reporting, d'amélioration de la qualité, du suivi

MISSION 5 :    Assurer le suivi de la réglementation 

5.1 Suivre l'évolution de la réglementation budgétaire

Connaissance :

-  Connaissance des procédures de comptabilité et de finances publiques

-  Connaissance des applications comptables et bureautiques

-  Connaissance en droit de la commande publique (passation, exécution)

-  Connaissance de l'environnement public et du fonctionnement d'une collectivité locale

-   

Savoir-faire :

-  Maîtrise des logiciels EXCEL niveau expert, CORIOLIS ( formation possible), MAXIMILIEN ( formation possible)

-  Savoir évaluer, identifier et circonscrire un besoin, choisir et appliquer les procédures appropriées

-  Sens de l'analyse

-  Réactivité

-  Capacité à proposer des solutions et à rendre compte

 

Savoir-faire relationnel :

-   Autonomie, organisation, rigueur.

-   Preuve de neutralité et de discrétion professionnelle.

-   Savoir travailler en équipe

Contraintes calendaires spécifiques
Contraintes horaires spécifiques 
Pics d'activités conjoncturels