Assistant gestionnaire de dossiers H/F

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Offre n° O093231101267678
Publiée le 24/11/2023

Synthèse de l'offre

Employeur
Rosny-sous-Bois
Mairie, 20 rue Claude Pernès
93111 ROSNY SOUS BOIS CEDEX
Véritable carrefour de communication stratégique à 5 km de Paris, Rosny-sous-Bois (44000 habitants) constitue un territoire de projets dynamique. Associons nos talents, nos énergies, nos idées, pour bâtir votre avenir et le nôtre. La Ville recrute
Site web de l'employeur
Lieu de travail
ROSNY SOUS BOIS CEDEX
Poste à pourvoir le
25/01/2024
Date limite de candidature
23/01/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Nombre de postes
1

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui , à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires (Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet, 1607 heures annuelles
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Agent en charge d'accueillir et d'accompagner les familles et les usagers dans l'ensemble de leurs démarches administratives relatives aux activités municipales (préinscription scolaire, inscription aux activités périscolaires, culturelles et sportives, ...).
Il crée les familles dans l'outil métier et calcul les différents quotients en vue de la facturation des activités.
Il vérifie et instruit les dossiers des familles en fonction de leur évolution.
Dans le cadre de la dématérialisation de nos procédures, l'agents est actif dans la mise en place, le contrôle, l'analyse des anomalies.
L'agent vient en renfort des agents de l'Agence Postale Communale.
Missions / conditions d'exercice
Accueillir et accompagner les familles :

- Accueillir les familles/usagers par téléphone et au guichet familles
- Accompagner les familles/usagers dans leurs démarches au guichet familles ou via le portail dématérialisé.
- Orienter le cas échéant les familles/usagers vers les services compétents

Contrôler et créer les dossiers des familles/usagers - Analyser et instruire les changements de situation :

- Contrôler et saisir les dossiers de création de compte famille/usager.
- Calculer le quotient en fonction de l'activité
- Contrôler, mettre à jour le logiciel métier et valider les dossiers de préinscription scolaire et activités périscolaires effectuées via le portail familles
- Assurer le suivi et la relance des dossiers en attente de pièces manquantes
- Editer et contrôler les courriers automatisés de réponse aux familles
- Assurer une traçabilité des dossiers par une mise à jour des tableaux de suivi
- Assurer le classement et l'archivage des dossiers

Assurer des paramétrages simples - détecter les anomalies du logiciel métier et du portail familles

- Détecter les anomalies du logiciel métier dans le cadre de la dématérialisation et faire remonter à la responsable.
- Accompagner les collègues et utilisateurs/familles dans les fonctionnalités courantes

Accueillir et accompagner les usagers de l'Agence Postale Communale

- Réceptionner, trier et remettre les lettres et colis
- Réexpédier les courriers et colis non réclamés
- Affranchir des lettres et colis
- Vendre des timbres et enveloppes prêtes à poster
- Orienter les usagers en cas de réclamation
- Informer les usagers des services et produits proposés par La Poste
Profils recherchés
Etre titulaire d'un BAC ou équivalent
Avoir une expérience dans l'accueil du public et la dématérialisation des procédures

Connaissances :

- Connaissances des collectivités territoriales et de leurs missions respectives
- Connaissance du code de l'éducation et du code de la famille

Compétences techniques :

- Maîtriser les techniques d'accueil, de secrétariat, d'expression oral et écrite
- Maîtriser les logiciels de bureautique : World, Excel, Internet, Power Point, Outlook
- Savoir utiliser ou se former aux logiciels CONCERTO et Espace Citoyen

Compétences comportementales :

- Etre souriant, à l'écoute et savoir reformuler
- Avoir un vocabulaire positif et rassurant
- Savoir gérer son stress dans les situations difficiles
- Etre ponctuel et assidu
- Savoir travailler en équipe
- Savoir faire circuler l'information et rendre compte à sa hiérarchie
- Respecter l'organisation mise en place
- Etre rigoureux et réactif
- Avoir un esprit d'analyse
- Etre curieux et se tenir informé des évolutions législatives
- Respecter les valeurs de la fonction publique, en particulier les obligations de discrétion et de confidentialité, de continuité de service et d'égalité de traitement
- Faire preuve d'adaptabilité


Contact

Contact
0149353700
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation à l'adresse mail suivante :
drh.recrutement@rosnysousbois.fr
Monsieur le Maire
Mairie, 20 rue Claude Pernès
93111 ROSNY SOUS BOIS CEDEX

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.