Les missions du poste

PILOTAGE MANAGERIAL DU SERVICE ENTRETIEN MENAGERS ET GARDIENS DES ECOLES

- Apporter une dynamique de cohésion au sein du service regroupant 17 agents (1 coordinatrice, 11 agent.e.s d'entretien ménager, ainsi que 1 coordinateur et 5 gardiens d'école et 2 gardiens d'école dépendant de la DPB pour la fermeture des écoles ;

- Veiller au bon fonctionnement du service notamment sur le suivi administratif des agents (congés, RTT, suivi des arrêts maladies et des accidents du travail et sur les questions d'affectations des missions, disponibilité du matériel et moyens mis en œuvres pour accomplir les missions et port des EPI ;

- Piloter et suivre le plan de formation des agents en lien avec la direction des ressources humaines ;

- Construire et mettre en place des procédures de suivi et reporting d'activité à destination de la direction et de la direction générale.

SUPERVISION DU TRAVAIL DU SERVICE ENTRETIEN MENAGERS & GARDIENS DES ECOLES

- Etre l'interlocuteur privilégié de la collectivité concernant les sujets liés au nettoyage des bâtiments administratifs et des groupes scolaires prenant également en compte le nettoyage du linge pris en charge par la collectivité en lien avec la direction des affaires juridiques et le services des appariteurs ;

- Planifier et suivre les prestations effectuées en interne ou par des prestataires en lien avec les coordinateurs des régies (contrôle et veille sur l'exécution du travail à J-1, gestion des stocks, qualité des interventions et le respect des délais, conformité avec la commande etc.) ;

- Planifier et coordonner les opérations d'entretien ménager et/ou intervention des gardiens pour la maintenance en lien avec les directions concernées ;

- Participer aux différentes réunions et proposer les améliorations d'exécution des tâches lors des réunions ;

- Vérifier le contenu des cahiers de liaisons et assurer la mise en place d'actions d'amélioration ;

- Orienter et suivre les sollicitations des services via le logiciel Open GST (validation des tickets, suivi des interventions).

SUIVI DE L'EXECUTION DES MARCHES D'ENTRETIEN MENAGER (BAIL, INSERTION, VITRERIE)

- Rédiger et suivre les marchés publics du secteur d'activité ;

- Etre le référent.e principal.e des marchés d'entretiens et consommables (entretien des locaux, vitrerie, consommables etc.) ;

- Superviser le travail effectué par les différents prestataires intervenant dans les bâtiments communaux et les groupes scolaires ;

- Organiser et animer des réunions mensuelles avec les prestataires. (axes d'améliorations, facturations, devis en cours, projections à venir etc.) ;

- Analyser et préparer pour les prestations exceptionnelles ;

- Vérifier et attester du travail bien effectué conformément aux documents d'accord-cadre.

GESTION FINANCIERE ET ADMINISTRATIF DU SERVICE PROPRETE ET ENTRETIEN MENAGERS ET RELATIONS AUX ECOLES.

- Piloter et suivre le budget affecté au service entretien ménagers et relations aux écoles ;

- Rechercher des fournisseurs pour l'obtention de devis supplémentaires ou spécifiques ;

- Préparer les éléments financiers et administratifs (demandes de devis, fiches navettes, saisie et envoi des bons de commandes) ;

- Elaborer et suivre le tableau de bord des factures et dépenses de l'année ;

- Elaborer et suivre les tableaux de bord concernant la gestion des stocks des fournitures et consommables d'entretiens dédiés à l'entretien des bâtiments administratifs et des groupes scolaires ;

- Aider à l'élaboration et le suivi des composantes du bilan annuel (prestations et fournitures).

COORDINATION AVEC LES AUTRES DIRECTIONS USAGERS DES LOCAUX MUNICIPAUX, DIRECTIONS FONCTIONNELLES INTERVENANTS DANS LA MAINTENANCE DES EQUIPEMENTS OU ENTREPRISES Y INTERVENANT

- Travailler en transversalité avec la direction du patrimoine sur les maintenances nécessaires dans les groupes scolaires et les bâtiments communaux ;

- Faire le lien au sein de la direction de l'espace public pour les interventions au sein des groupes scolaires qui incombent aux services des espaces verts, de la propreté urbaine ou de la voirie ;

- Etablir des enquêtes de satisfaction des prestations de nettoyage des locaux municipaux à destination des agents de la collectivité ;

- Participer aux différentes instances organisées durant la période des " pré conseils d'écoles " en lien avec la direction des politiques éducatives et les directions d'écoles.