Assistant du directeur général des services et de la délégation stratégie organisation et projets (h/f)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O093240201343660
Publiée le 09/02/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Ville-Préfecture du département de la Seine-Saint-Denis, Bobigny est façonnée par 20 siècles d'histoire, comme le laisse deviner son important patrimoine archéologique, architectural et artistique. En plein renouvellement, notre collectivité témoigne d'un regain d'activité et d'un nouveau dynamisme, porté par des évolutions urbaines importantes et son intégration dans la métropole du Grand Paris. Aujourd'hui un nouveau regard se porte sur notre ville !
Site web de l'employeur
Lieu de travail
BOBIGNY CEDEX
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
09/04/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une radiation des cadres (retraite, démission,...)
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
- Apporter une aide permanente au Directeur Général des Services en termes
d'organisation personnelle de sa vie professionnelle, de gestion, de communication,
d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers
- Assurer la coordination du pôle administratif de la Direction Générale
- Appuyer la Délégation Stratégie Organisation et Projets(DSOP) dans sa gestion
administrative
d'organisation personnelle de sa vie professionnelle, de gestion, de communication,
d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers
- Assurer la coordination du pôle administratif de la Direction Générale
- Appuyer la Délégation Stratégie Organisation et Projets(DSOP) dans sa gestion
administrative
Missions / conditions d'exercice
Organisation de la vie professionnelle du DGS
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du DGS
- Être en vigilance sur les délais des dossiers qui le nécessitent
- Organiser les déplacements du DGS
- Gestion du courrier du DGS
- Gestion des parapheurs
- Préparation des réunions du DGS ( convocations, dossiers préparatoires, prise de
notes et compte-rendu)
- Classer les dossiers
Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers
Suivi des projets et activités de la Direction Générale des Services
- Intégrer les priorités de la DGS dans la gestion quotidienne de secrétariat
- Renseigner les tableaux de bord de suivi des activités
Accueil physique et téléphonique
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur
compétent
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers
informatiques
Organisation et planification des réunions
- Respecter les délais de transmission des documents avant les réunions
- Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
1
Coordination du pôle administratif de la Direction Générale
- Animation de l'équipe des assistants.tes du pôle administratif de la Direction
Générale
- Organisation des tâches partagées entre les assistants.tes
Appui administratif auprès de la Délégation stratégie Organisation et Projets
(DSOP)
- Appui à l'organisation de réunions et d'évènements internes et externes de la
Délégation
- Appui à la préparation des réunions ( convocations et relances, dossiers
préparatoires, envoi des comptes-rendus ) pour la Délégation
- Réalisation et suivi des bases de données pour la Délégation
Appui à l'organisation des CODIR et des conférences de cadres
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du DGS
- Être en vigilance sur les délais des dossiers qui le nécessitent
- Organiser les déplacements du DGS
- Gestion du courrier du DGS
- Gestion des parapheurs
- Préparation des réunions du DGS ( convocations, dossiers préparatoires, prise de
notes et compte-rendu)
- Classer les dossiers
Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers
Suivi des projets et activités de la Direction Générale des Services
- Intégrer les priorités de la DGS dans la gestion quotidienne de secrétariat
- Renseigner les tableaux de bord de suivi des activités
Accueil physique et téléphonique
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur
compétent
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers
informatiques
Organisation et planification des réunions
- Respecter les délais de transmission des documents avant les réunions
- Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
1
Coordination du pôle administratif de la Direction Générale
- Animation de l'équipe des assistants.tes du pôle administratif de la Direction
Générale
- Organisation des tâches partagées entre les assistants.tes
Appui administratif auprès de la Délégation stratégie Organisation et Projets
(DSOP)
- Appui à l'organisation de réunions et d'évènements internes et externes de la
Délégation
- Appui à la préparation des réunions ( convocations et relances, dossiers
préparatoires, envoi des comptes-rendus ) pour la Délégation
- Réalisation et suivi des bases de données pour la Délégation
Appui à l'organisation des CODIR et des conférences de cadres
Profils recherchés
Fonctionnement des services de la collectivité; circuits et procédures administratives;
fonctionnement et rôles des autres collectivités; contexte et enjeux de la collectivité;
règles d'orthographe, syntaxe et grammaire; techniques de management; organisation
et gestion du temps; technique de secretariat; principes rédactionnels de la note de
synthèse et du compte rendu; discrétion professionnelle; maîtrise de soi et de la
relation à l'autre; disponibilité et réactivité; polyvalence; sens du travail en équipe.
fonctionnement et rôles des autres collectivités; contexte et enjeux de la collectivité;
règles d'orthographe, syntaxe et grammaire; techniques de management; organisation
et gestion du temps; technique de secretariat; principes rédactionnels de la note de
synthèse et du compte rendu; discrétion professionnelle; maîtrise de soi et de la
relation à l'autre; disponibilité et réactivité; polyvalence; sens du travail en équipe.
Contact
Contact
0141609393
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Maire
Mairie
31 avenue Salvador Allende
93009 BOBIGNY CEDEX
ou par courriel à : ville-de-bobigny.197733282@applicount.com
Monsieur le Maire
Mairie
31 avenue Salvador Allende
93009 BOBIGNY CEDEX
ou par courriel à : ville-de-bobigny.197733282@applicount.com
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.