Missions
Au sein de la direction relations usagers, en qualité de responsable de service, vous assurez la supervision, la coordination et le suivi des missions du service des affaires d’état civil et du cimetière en lien direct avec la directrice. Vous disposez d’une Adjointe et vous accompagnez ainsi une équipe constituée de 10 agents : 5 agents polyvalents ainsi que 2 conservateurs de cimetière, et 2 agents techniques au sein des cimetières.
Vous êtes le garant de la qualité de l'accueil proposé et du service rendu à l'usager, vous accompagnez les agents dans leur prise de fonction et leur évolution au sein du service. Vous gérez l'organisation du service en participant à l'élaboration des plannings, la répartition de la charge de travail, la mise à jour des procédures et le suivi d'indicateurs qualité.

A ce titre, vous serez en charge :

- D’encadrer les agents du service en définissant les priorités quotidiennes afin de permettre une répartition optimale des tâches au regard des missions du service ;
- Être moteur dans l’amélioration du fonctionnement du service (organisation, logiciels, procédures) et savoir réinterroger le sens des process en place en visant simplification et sécurisation des prestations ;
- Garantir le respect des procédures internes, assurer leur mise à jour en lien avec le directeur et accompagner les agents dans l'application des dispositions législatives et règlementaires ;
- Proposer et mettre en œuvre un plan de formation adapté aux agents permettant de favoriser la poly-compétence en maitrisant la répartition de la charge d’activités;
- Organiser et mettre en œuvre la gestion administrative du service en lien avec le directeur.trice (archivage documentation, demande de fournitures, recensement des congés, élaboration des plannings et organisation des permanences du week-end..) ;
- Développer des outils de suivi d'activités (tableaux de bord, statistiques...) ;
- Participer à la mise à jour des logiciels spécifiques ;
- Impulser, suivre et gérer les évolutions en matière de dématérialisation des démarches

1.Volet Etat-Civil :

- Organiser, suivre et contrôler les opérations liées à l'enregistrement, la conservation, les rectifications, la publicité des actes d'état civil ;
- Vérifier les actes, certificats, attestations et tout autre document délivré aux usagers en veillant au respect du cadre règlementaire ;
- Organiser le suivi des demandes des administrés (à l'accueil, par courriers, par mails, COMEDEC...) et mettre en œuvre des mesures permettant d'améliorer la qualité d'accueil rendu ;
- Instruire et assurer le suivi des dossiers complexes et ceux relatifs aux PACS, aux parrainages civils ;
- Participer à la coordination des relations en lien avec les partenaires extérieurs (Procureur de la République, Préfecture, INSEE, organismes funéraires, ...)
- Contrôler l'instruction des dossiers de mariage, de changement de prénom et de nom
- Participer à l'élaboration et su suivi du budget et des marchés publics du service

2.Volet du cimetière :

- Superviser l'activité et veiller, en lien avec le conservateur, à la bonne gestion administrative et technique du site
- S'assurer de la bonne tenue de la régie de recettes du cimetière
- Etre le référent des agents des cimetières (législation, gestion des concessions,)

3.Volet élections :

- Organiser, suivre et contrôler toutes les opérations liées à la révision et à la refonte des listes électorales
- Organiser les différents scrutins électoraux en collaboration avec la Directrice

4.Volet recensement :

- Organiser, contrôler et suivre le recensement partiel de la Population en qualité de coordonnateur communal

rofil

Titulaire d'une formation universitaire supérieure disposant de connaissances juridiques solides et/ou d'une expérience professionnelle significative dans des fonctions similaires au sein d'une collectivité territoriale
Excellente connaissance de la réglementation en matière d'état civil, de droit funéraire et de l'environnement territorial
Bonne maitrise de l'outil informatique, des outils bureautiques et des logiciels métiers état civil (la gamme ARPEGE serait un plus)
Compétences managériales, aptitude à l'encadrement et capacité à la mobilisation d'équipe
Autonomie, rigueur et maitrise des techniques d'accueil et de régulation
Fortes qualités relationnelles, sens de l'écoute et de la communication
Force de proposition dans l'amélioration des processus de travail
Être pro-actif.ve dans les propositions d’évolutions du service


Contraintes particulières : Travail le samedi ponctuellement

Dans le cadre de sa politique de recrutement, ce poste est ouvert aux travailleurs handicapés.

Avantages

La ville de Bagnolet est dotée d'une Direction des Ressources Humaines investie en matière d'accueil et d'accompagnement de ses nouveaux agent.e.s. Les rémunérations et avantages sociaux accordés sont les suivants :
👉 rémunération statutaire + RIFSEEP (IFSE + CIA) ;
👉 participation de l’employeur aux mutuelles labellisées ;
👉 remboursement à 75 % des frais de transport ou versement d'un forfait mobilité durable ;
👉 adhésion au CASC (Comité d’Actions Sociales et Culturelles) ou CNAS
👉 télétravail sous condition