Assistant auprès du Directeur Général Adjoint du Pôle Attractivité (h/f) - (P 2024 02 441)
Offre n° O093240201359564
Publiée le 18/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
A proximité immédiate de Paris, Plaine Commune est un Territoire de 430 000 habitants, composé des villes d'Aubervilliers, Epinay-sur-Seine, La Courneuve, L'Ile-Saint-Denis, Pierrefitte-sur-Seine, Saint-Denis, Saint-Ouen, Stains et Villetaneuse. Elles sont fédérées autour d'un projet commun, sur un espace qui connaît des mutations inédites en région parisienne. Plaine Commune exerce des activités essentielles comme l'aménagement urbain, le développement économique et les services à la population (gestion de l'espace public : propreté, espaces verts, lecture publique, maisons de l'emploi...).
Site web de l'employeur
Lieu de travail
LA PLAINE ST DENIS CEDEX
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
31/05/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une radiation des cadres (retraite, démission,...)
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Télétravail
Oui
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Rattaché.e à la DGA attractivité, l'assistant.e du.de la DGA lui apporte une aide permanente et réactive en termes notamment de coordination, anticipation, organisation, gestion des priorités.
Missions / conditions d'exercice
Activités principales :
Assistanat de la Directrice générale adjointe
Accueil physique et téléphonique
Tenir l'agenda électronique du.de la DGA en appréciant et gérant les urgences et en organisant les priorités
Organiser les réunions (réservation de salles, logistique, etc) et assurer les commandes y afférant (plateaux-repas notamment)
Préparer, centraliser les dossiers afférents aux réunions et rendez-vous
Rédiger, le cas échéant, les ordres du jour et compte rendus en concertation avec la DGA des réunions
Gérer le répertoire partagé en lien avec les directeurs
Classer et archiver des documents du.de la DGA (électronique et papier)
Organiser des déplacements
Gestion du courrier, rapports, dossiers
Assurer la réception et le suivi des courriers, notes, mails, etc : enregistrement, suivi des courriers signalés, respect des délais (assurer les relances), gérer les retours d'informations
Assurer la prise de note et la rédaction/mise en forme de tous types de courriers et documents
Contrôler les parapheurs des directions avant présentation à la signature
Suivre les instances : anticiper les délais, contrôler les rapports avant présentation au.à la DGA, suivre les éventuelles modifications demandées
Assurer un suivi du tableau des instances du pôle en lien avec le Secrétariat général du pôle
Appui aux missions du pôle Attractivité en lien avec les autres pôles
Participer au suivi de l'agenda évènementiel au niveau de la Direction générale et aux actions de la collectivité
Participer à la constitution et à la mise à jour d'un fichier de partenaires au niveau de la Direction générale et en lien avec les besoins de la direction de la Communication et du marketing territorial
Apporter un appui aux missions de communication
Appui à l'organisation du Pôle
Assurer la diffusion et la circulation de l'information auprès des personnes concernées
Rappeler des informations et échéances importantes
Établir les procédures permettant la continuité du service
Mettre en place et tient à jour des tableaux de bord et de suivi
Activités occasionnelles :
Assurer la continuité du service en cas d'absence des assistant.e.s de DGA des autres pôles
Assistanat de la Directrice générale adjointe
Accueil physique et téléphonique
Tenir l'agenda électronique du.de la DGA en appréciant et gérant les urgences et en organisant les priorités
Organiser les réunions (réservation de salles, logistique, etc) et assurer les commandes y afférant (plateaux-repas notamment)
Préparer, centraliser les dossiers afférents aux réunions et rendez-vous
Rédiger, le cas échéant, les ordres du jour et compte rendus en concertation avec la DGA des réunions
Gérer le répertoire partagé en lien avec les directeurs
Classer et archiver des documents du.de la DGA (électronique et papier)
Organiser des déplacements
Gestion du courrier, rapports, dossiers
Assurer la réception et le suivi des courriers, notes, mails, etc : enregistrement, suivi des courriers signalés, respect des délais (assurer les relances), gérer les retours d'informations
Assurer la prise de note et la rédaction/mise en forme de tous types de courriers et documents
Contrôler les parapheurs des directions avant présentation à la signature
Suivre les instances : anticiper les délais, contrôler les rapports avant présentation au.à la DGA, suivre les éventuelles modifications demandées
Assurer un suivi du tableau des instances du pôle en lien avec le Secrétariat général du pôle
Appui aux missions du pôle Attractivité en lien avec les autres pôles
Participer au suivi de l'agenda évènementiel au niveau de la Direction générale et aux actions de la collectivité
Participer à la constitution et à la mise à jour d'un fichier de partenaires au niveau de la Direction générale et en lien avec les besoins de la direction de la Communication et du marketing territorial
Apporter un appui aux missions de communication
Appui à l'organisation du Pôle
Assurer la diffusion et la circulation de l'information auprès des personnes concernées
Rappeler des informations et échéances importantes
Établir les procédures permettant la continuité du service
Mettre en place et tient à jour des tableaux de bord et de suivi
Activités occasionnelles :
Assurer la continuité du service en cas d'absence des assistant.e.s de DGA des autres pôles
Profils recherchés
Savoirs :
Connaissance de l'organisation et du fonctionnement des collectivités locales
Connaissance de l'organisation de l'EPT Plaine Commune
Solide connaissance des techniques de secrétariats et des outils informatiques et bureautiques
Connaissances des enjeux et techniques de communication
Savoir-faire :
Maîtrise de la suite bureautique Office : Word, Excel, PowerPoint
Élaboration et exploitation des tableaux de bord
Rédaction d'actes (rapports, délibérations)
Rédaction de notes de service
Gestion des relations avec les fournisseurs
Savoir-être :
Rigueur et organisation du travail
Qualités relationnelles
Qualités rédactionnelles
Grande capacité d'adaptation et sens du travail en équipe
Autonomie et sens de l'initiative
Capacité à se projeter et à anticiper
Curiosité et ouverture d'esprit
Disponibilité et discrétion
Niveau d'étude : BTS ou Baccalauréat
Spécialité : Assistant manager
Expérience souhaitée : Secrétariat de direction
Autres informations / Contraintes du poste
Temps complet : 1607 heures annuelles
15JRTT en plus des congés annuels
Tâches télétravaillables jusqu'à 2 jours par semaine
Connaissance de l'organisation et du fonctionnement des collectivités locales
Connaissance de l'organisation de l'EPT Plaine Commune
Solide connaissance des techniques de secrétariats et des outils informatiques et bureautiques
Connaissances des enjeux et techniques de communication
Savoir-faire :
Maîtrise de la suite bureautique Office : Word, Excel, PowerPoint
Élaboration et exploitation des tableaux de bord
Rédaction d'actes (rapports, délibérations)
Rédaction de notes de service
Gestion des relations avec les fournisseurs
Savoir-être :
Rigueur et organisation du travail
Qualités relationnelles
Qualités rédactionnelles
Grande capacité d'adaptation et sens du travail en équipe
Autonomie et sens de l'initiative
Capacité à se projeter et à anticiper
Curiosité et ouverture d'esprit
Disponibilité et discrétion
Niveau d'étude : BTS ou Baccalauréat
Spécialité : Assistant manager
Expérience souhaitée : Secrétariat de direction
Autres informations / Contraintes du poste
Temps complet : 1607 heures annuelles
15JRTT en plus des congés annuels
Tâches télétravaillables jusqu'à 2 jours par semaine
Contact
Contact
0155934922
Lien de candidature
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation :
https://plainecommune.fr/index.php?id=1290&idDiffusion=297280431
https://plainecommune.fr/index.php?id=1290&idDiffusion=297280431
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.