Assistant de direction (h/f)
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Offre n° O093240201368191
Publiée le 27/02/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Ville de 35 000 habitants, surclassée à la strate 40 000 - 80 000 hab. au titre de la politique de la ville. Pôle de Développement de l'Aéroport Roissy Charles-de-Gaulle, avec de grands projets structurants, au cœur de la métropole du Grand Paris et du nouveau réseau Grand Paris Express. A 30 mn du cœur de Paris par le RER B. Une ville moderne, citoyenne, solidaire et nature, dont le dynamisme économique, associatif, sportif et culturel rayonne à l'échelle régionale.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
TREMBLAY EN FRANCE
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
27/04/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à un détachement (> 6 mois) ou à une intégration directe
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Attaché
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Sous l'autorité du Directeur Général des Services Techniques et de son adjoint, vous avez pour principale mission d'assurer la gestion quotidienne des activités administratives de la direction en intégrant la gestion d'un pôle de trois secrétaires et plus globalement de participer aux missions administratives de la direction des services techniques de la Collectivité.
Missions / conditions d'exercice
Vos activités :
- Aide permanente au Directeur général des services techniques et son adjoint en matière d'organisation personnelle, de gestion, et d'instruction des dossiers confiés.
- Assurer l'accueil physique et téléphonique.
- Gérer les agendas du DGST et son adjoint (prise de rendez-vous en fonction de leurs priorités)
- Soutien aux activités transversales de la Direction.
- Favoriser la communication entre les différents services de la Direction des services techniques et les services extérieurs, principalement de la Direction Générale et du Cabinet du Maire.
- Gestion des courriers et de la répartition aux différents services de la direction technique après présentation au DGST et des parapheurs.
- Assurer l'instruction et participer aux montages des dossiers de subventions pour les opérations en investissements, en collaboration avec les équipes porteuses des projets.
- Coordonner et suivre les demandes de financements jusqu'à la notification d'attribution.
- Manager et gérer un pool secrétariat de 3 personnes au sein de la Direction des services techniques (organisation générale, gestion des congés, gestion des fournitures, organisation et coordination des missions avec les directions connexes...).
- Piloter, suivre et contrôler les tâches du secrétariat pour en assurer une réalisation efficace et continue.
Vos activités accessoires :
- Soutenir administrativement les services des secteurs de la Direction des Services Techniques (de manière très occasionnelle).
- Recherche de dispositif de financement
- Classement administratif et archivage.
- Aide permanente au Directeur général des services techniques et son adjoint en matière d'organisation personnelle, de gestion, et d'instruction des dossiers confiés.
- Assurer l'accueil physique et téléphonique.
- Gérer les agendas du DGST et son adjoint (prise de rendez-vous en fonction de leurs priorités)
- Soutien aux activités transversales de la Direction.
- Favoriser la communication entre les différents services de la Direction des services techniques et les services extérieurs, principalement de la Direction Générale et du Cabinet du Maire.
- Gestion des courriers et de la répartition aux différents services de la direction technique après présentation au DGST et des parapheurs.
- Assurer l'instruction et participer aux montages des dossiers de subventions pour les opérations en investissements, en collaboration avec les équipes porteuses des projets.
- Coordonner et suivre les demandes de financements jusqu'à la notification d'attribution.
- Manager et gérer un pool secrétariat de 3 personnes au sein de la Direction des services techniques (organisation générale, gestion des congés, gestion des fournitures, organisation et coordination des missions avec les directions connexes...).
- Piloter, suivre et contrôler les tâches du secrétariat pour en assurer une réalisation efficace et continue.
Vos activités accessoires :
- Soutenir administrativement les services des secteurs de la Direction des Services Techniques (de manière très occasionnelle).
- Recherche de dispositif de financement
- Classement administratif et archivage.
Profils recherchés
Votre profil :
Rigoureux (se), vous savez faire preuve d'autonomie et discrétion. Doté(e) d'un bon relationnel, vous savez travailler en équipe et en transversalité avec les services. Vous avez également le sens de l'organisation.
Compétences et formations requises :
- Etre titulaire d'un diplôme niveau Bac +3 avec une expérience avérée dans un poste similaire.
- Maîtrise indispensable des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
- Connaître le fonctionnement des services de la collectivité.
- Savoir anticiper les besoins et prendre des mesures cohérentes et adaptées.
- Maîtriser les techniques de secrétariat (bureautique, tableaux de bord, prise de note, fonctionnement de l'internet et des logiciels métiers...).
- Capacité à coordonner une équipe.
Spécificités liées au poste :
- Faire preuve de grande réactivité et de polyvalence.
- Disponibilité vis-à-vis du DGST.
- Respecter les obligations de discrétion et de confidentialité.
Rigoureux (se), vous savez faire preuve d'autonomie et discrétion. Doté(e) d'un bon relationnel, vous savez travailler en équipe et en transversalité avec les services. Vous avez également le sens de l'organisation.
Compétences et formations requises :
- Etre titulaire d'un diplôme niveau Bac +3 avec une expérience avérée dans un poste similaire.
- Maîtrise indispensable des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
- Connaître le fonctionnement des services de la collectivité.
- Savoir anticiper les besoins et prendre des mesures cohérentes et adaptées.
- Maîtriser les techniques de secrétariat (bureautique, tableaux de bord, prise de note, fonctionnement de l'internet et des logiciels métiers...).
- Capacité à coordonner une équipe.
Spécificités liées au poste :
- Faire preuve de grande réactivité et de polyvalence.
- Disponibilité vis-à-vis du DGST.
- Respecter les obligations de discrétion et de confidentialité.
Contact
Contact
0149637135
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Maire
www.tremblay-en-france.fr/offres d'emplois/formulaire candidature
Monsieur le Maire
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Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.