Vous assurez la cohérence administrative et financière du département PBCV garante de la qualité de l'accueil, de l'orientation du public et des réponses aux administrés et aux organismes extérieurs. Vous êtes garant.e de la qualité des actes et démarches administratifs produits par les différents services du département ainsi que de la fiabilité de l'exécution budgétaire.
Vous participez au comité de direction du département PBCV.

Management
* Encadrer la cellule administrative : secrétaires et assistantes, en charge du secrétariat et de l'accueil
* Encadrer la cellule financière composée d'une responsable et de deux gestionnaires comptables
* Organiser les réunions d'équipe
* Réaliser les entretiens individuels annuels
Cellule administrative
* Organiser l'accueil du public
* Organiser les missions des différents agents en lien avec les différents services du département
* Vérifier, contrôler et assurer le suivi des parapheurs
* Attribuer les courriers qui passent au comité de direction via le logiciel adapté
* Rédiger des courriers
Cellule financière
* Suivre, en collaboration avec la cellule, les marchés publics, les marchés subséquents, les avenant, les actes de sous-traitance, les réceptions de travaux...
* Assurer le lien avec la direction des finances de la ville
* Aider au montage et au suivi budgétaire des différentes directions
Missions transverses
* Aider à la préparation et au suivi des commissions de sécurité et des autorisations de travaux ERP, en lien avec le préventionniste et le secrétariat
* Rédiger des décisions à la signature du Maire (permis de construire, de démolir, déclaration préalable de travaux, permis d'aménager)
* Rédaction des délibérations (rapport d'activités des syndicats intercommunaux) et actualisation annuelle des droits de voirie
* Vérifier les arrêtés d'alignement avec transmission en préfecture via le logiciel PASTELL et aux services destinataires
* Rédaction des arrêtés portant interdiction d'événement dans des ERP non déclarés
* Être référent de la communication au sein du Département
* Suivre l'organisation du réseau informatique des services du Département
* Suivre les logiciels utilisés par les service techniques (en collaboration avec la Direction du Numérique) : Gargantua, geodp, librair, oxalys
* Gérer l'archivage
* Participer aux réunions de coordination et de déclenchement de l'astreinte salage et préparer les courriers aux différents services
* Participer à la cellule de veille squat, hebdomadaire de la ville

En l'absence de l'instructrice du domaine public vous serez également amené.e à rédiger des arrêtés et des permissions de voirie ; réaliser des autorisations liées au droit de tournage et réaliser des autorisations liées aux manifestations exceptionnelles (gestion technico-adminsitrative).

* Formation niveau bac +3 obligatoire, un niveau bac +5 serait un plus
* Expérience : 3 ans sur un poste similaire