Assistant de Direction en charge de la Comptabilité et du Secrétariat du CCAS (h/f)
Offre n° O093240301375506
Publiée le 05/03/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Située dans le département de la Seine Saint Denis, la Ville de Villepinte, forte de ses 38 200 habitants, s'inscrit dans la dynamique de développement de la Métropole du Grand Paris, au sein de l'Etablissement Public Territorial Paris Terre d'Envol. Située au croisement des trois départements, Seine-Saint-Denis, Seine et Marne et Val d'Oise, notre collectivité est en pleine expansion économique autour de la zone Aérolians, du Parc International des Expositions de Villepinte et de l'aéroport international Roissy-Charles-de-Gaulle.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
VILLEPINTE
Poste à pourvoir le
15/05/2024
Date limite de candidature
04/05/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Placé sous l'autorité de la Directrice du Centre Communal d'Action Sociale, vous aurez pour missions principales le suivi et la gestion de la comptabilité du CCAS. Vous apportez un soutien à la construction budgétaire, le suivi des demandes de subventions du CCAS en lien avec la direction. Vous recueillez et traitez les informations liées au fonctionnement administratif du service et de la direction
Missions / conditions d'exercice
Vos missions :
Mission 1 : Gestion comptable et budgétaire et matérielle de l'établissement
* Aide à la préparation du budget et suivi de la comptabilité de l'établissement en lien avec le directeur,
* Participer aux procédures d'achat public et suivre l'exécution des marchés,
* Rédiger les actes administratifs, comptables et budgétaires,
* Elaboration des demandes de subventions et suivi en lien avec le directeur,
* Réception et classement des pièces comptables,
* Contrôler, et saisir les factures,
* Préparer les mandats et titres,
* Saisir les engagements et assurer le suivi des crédits,
* Préparer les échéanciers, fonds de compensation de TVA en lien avec le directeur,
* Identifier et signaler les écarts entre prévisions et réalisations,
* Recenser les besoins en matériel et planifier leur acquisition,
* Passer les commandes et gérer les relations avec les fournisseurs,
* Faire le suivi des reconstitutions de régies, formation interne,
Mission 2 : Gestion administrative
* Aide à la préparation du Conseil d'Administration : convocation, délibération, affichage et participation au Conseil d'Administration,
* Assurer la mise en ligne des délibérations pour l'horodatage via la plateforme dédiée,
* Assurer le suivi des réunions : rédaction de compte rendu, transmission des informations,
* Analyser son activité et tenir des statistiques,
* Appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre,
* Coordonner les courriers soumis à la signature du directeur et des élus,
* Réaliser des travaux bureautiques, des prises de notes, et la mise en forme/maquettage de tous types de documents,
* Recevoir, filtrer et réorienter les documents électroniques,
* Tri, classement, archivage de documents,
* Assurer les réservations de salles et de logistique,
* Assurer le suivi des demandes de communication,
Mission 3 : Accueil physique et téléphonique en renfort de l'agent d'accueil (si besoin)
* Accueil physique et téléphonique,
* Favoriser l'expression de la demande et reformuler celle-ci,
* Gérer les situations de stress et réguler les tensions,
* Identifier la nature de la demande et le degré d'urgence,
* Gérer les flux et file d'attente,
* Délivrer les dossiers,
Mission 4 : Assistance dans l'organisation du travail des différents pôles
* Participer à l'organisation et la mise en œuvre de la distribution des colis de Noël, des repas de Noël, des ateliers PIE, Actions PAS, Semaine bleue et Semaine du Handicap...
Mission 1 : Gestion comptable et budgétaire et matérielle de l'établissement
* Aide à la préparation du budget et suivi de la comptabilité de l'établissement en lien avec le directeur,
* Participer aux procédures d'achat public et suivre l'exécution des marchés,
* Rédiger les actes administratifs, comptables et budgétaires,
* Elaboration des demandes de subventions et suivi en lien avec le directeur,
* Réception et classement des pièces comptables,
* Contrôler, et saisir les factures,
* Préparer les mandats et titres,
* Saisir les engagements et assurer le suivi des crédits,
* Préparer les échéanciers, fonds de compensation de TVA en lien avec le directeur,
* Identifier et signaler les écarts entre prévisions et réalisations,
* Recenser les besoins en matériel et planifier leur acquisition,
* Passer les commandes et gérer les relations avec les fournisseurs,
* Faire le suivi des reconstitutions de régies, formation interne,
Mission 2 : Gestion administrative
* Aide à la préparation du Conseil d'Administration : convocation, délibération, affichage et participation au Conseil d'Administration,
* Assurer la mise en ligne des délibérations pour l'horodatage via la plateforme dédiée,
* Assurer le suivi des réunions : rédaction de compte rendu, transmission des informations,
* Analyser son activité et tenir des statistiques,
* Appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre,
* Coordonner les courriers soumis à la signature du directeur et des élus,
* Réaliser des travaux bureautiques, des prises de notes, et la mise en forme/maquettage de tous types de documents,
* Recevoir, filtrer et réorienter les documents électroniques,
* Tri, classement, archivage de documents,
* Assurer les réservations de salles et de logistique,
* Assurer le suivi des demandes de communication,
Mission 3 : Accueil physique et téléphonique en renfort de l'agent d'accueil (si besoin)
* Accueil physique et téléphonique,
* Favoriser l'expression de la demande et reformuler celle-ci,
* Gérer les situations de stress et réguler les tensions,
* Identifier la nature de la demande et le degré d'urgence,
* Gérer les flux et file d'attente,
* Délivrer les dossiers,
Mission 4 : Assistance dans l'organisation du travail des différents pôles
* Participer à l'organisation et la mise en œuvre de la distribution des colis de Noël, des repas de Noël, des ateliers PIE, Actions PAS, Semaine bleue et Semaine du Handicap...
Profils recherchés
Savoirs :
* Connaissance des règles essentielles du droit et de la comptabilité publique,
* Connaissance des procédures comptables, administratives et financières,
* Connaissance de la réglementation en matière d'action sociale,
* Posséder de bonnes notions de communication et de techniques d'accueil,
Savoirs faire
* Maîtriser des outils bureautiques (INTERNET, WORD, EXCEL, OUTLOOK, TOTEM QUALIGRAH,...)
Savoirs faire comportementaux
* Capacité d'adaptation,
* Sens de l'organisation,
* Rigueur administrative,
* Qualités relationnelles,
* Capacité d'écoute et sens des relations humaines,
* Posséder un équilibre émotionnel face aux situations d'agressivité et de détresse,
* Disponibilité et discrétion,
* Capacité à travailler en équipe
Contexte et conditions de travail
Disponibilité au-delà des horaires administratifs
* Déplacement dans le cadre du partenariat, en rapport avec des réunions, des sorties
* Connaissance des règles essentielles du droit et de la comptabilité publique,
* Connaissance des procédures comptables, administratives et financières,
* Connaissance de la réglementation en matière d'action sociale,
* Posséder de bonnes notions de communication et de techniques d'accueil,
Savoirs faire
* Maîtriser des outils bureautiques (INTERNET, WORD, EXCEL, OUTLOOK, TOTEM QUALIGRAH,...)
Savoirs faire comportementaux
* Capacité d'adaptation,
* Sens de l'organisation,
* Rigueur administrative,
* Qualités relationnelles,
* Capacité d'écoute et sens des relations humaines,
* Posséder un équilibre émotionnel face aux situations d'agressivité et de détresse,
* Disponibilité et discrétion,
* Capacité à travailler en équipe
Contexte et conditions de travail
Disponibilité au-delà des horaires administratifs
* Déplacement dans le cadre du partenariat, en rapport avec des réunions, des sorties
Contact
Contact
0141525300
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Madame le Maire
Mairie, place de l'Hôtel de Ville
93420 VILLEPINTE
ou par courriel : courrier@ville-villepinte.fr
Madame le Maire
Mairie, place de l'Hôtel de Ville
93420 VILLEPINTE
ou par courriel : courrier@ville-villepinte.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.