Agent d'accueil secrétariat (h/f)
Offre n° O093240313000794
Publiée le 13/03/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Véritable carrefour de communication stratégique à 5 km de Paris, Rosny-sous-Bois (44000 habitants) constitue un territoire de projets dynamique. Associons nos talents, nos énergies, nos idées, pour bâtir votre avenir et le nôtre. La Ville recrute
Site web de l'employeur
Lieu de travail
ROSNY SOUS BOIS CEDEX
Poste à pourvoir le
13/05/2024
Date limite de candidature
12/05/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint technique
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
L’agent est chargé d'assurer l’accueil et le suivi administratif du centre socioculturel de La Boissière en collaboration avec le responsable secrétariat-accueil-entretien.
Missions / conditions d'exercice
ACCUEIL :
• Assurer l’accueil physique et téléphonique du public
• Adapter l’aménagement de l’accueil aux besoins de la structure
• Informer le public sur les activités de la structure
• S’assurer que les documents d’informations disponibles au sein de la structure sont à jour (flyers ; affiches, …)
• Remplir la grille de fréquentation de la structure
• Aménagement occasionnel des salles au regard du planning d’activités
• Effectuer des petites tâches ménagères (en cas d’incidents constatés)
• Occasionnel préparer le thé, café pour les réunions
• Installation/ désinstallation des parois amovibles dans la salle 11-12-13
• Remplacement gardien
SECRETARIAT :
• Gérer le planning de la structure :
o Mettre à jour
o Affichage
• Gérer les prêts de salle réguliers et occasionnels aux associations, services municipaux, syndics de copropriétaires et autres partenaires de la structure :
o Rédiger et assurer le suivi des documents (Note de service, courriers, convention et décision)
• Réserver les salles pour les réunions des membres,
• Classer les documents
• Organiser les rendez-vous des membres de la structure et leurs réunions
• Assister les agents de la structure dans la rédaction et mise en forme de certains documents (comptes-rendus de réunions ; notes de services ; …)
• Assister les agents de la structure dans le classement et suivi administratif de leurs dossiers et la préparation des réunions et évènements (réservation de salles, …)
COMPTABILITE :
• Saisir et éditer les factures sur le logiciel CONCERTO, en lien avec les responsables de secteur chargés des activités, et encaisser les recettes liées aux activités facturées en qualité de sous régisseur
• Assurer l’accueil physique et téléphonique du public
• Adapter l’aménagement de l’accueil aux besoins de la structure
• Informer le public sur les activités de la structure
• S’assurer que les documents d’informations disponibles au sein de la structure sont à jour (flyers ; affiches, …)
• Remplir la grille de fréquentation de la structure
• Aménagement occasionnel des salles au regard du planning d’activités
• Effectuer des petites tâches ménagères (en cas d’incidents constatés)
• Occasionnel préparer le thé, café pour les réunions
• Installation/ désinstallation des parois amovibles dans la salle 11-12-13
• Remplacement gardien
SECRETARIAT :
• Gérer le planning de la structure :
o Mettre à jour
o Affichage
• Gérer les prêts de salle réguliers et occasionnels aux associations, services municipaux, syndics de copropriétaires et autres partenaires de la structure :
o Rédiger et assurer le suivi des documents (Note de service, courriers, convention et décision)
• Réserver les salles pour les réunions des membres,
• Classer les documents
• Organiser les rendez-vous des membres de la structure et leurs réunions
• Assister les agents de la structure dans la rédaction et mise en forme de certains documents (comptes-rendus de réunions ; notes de services ; …)
• Assister les agents de la structure dans le classement et suivi administratif de leurs dossiers et la préparation des réunions et évènements (réservation de salles, …)
COMPTABILITE :
• Saisir et éditer les factures sur le logiciel CONCERTO, en lien avec les responsables de secteur chargés des activités, et encaisser les recettes liées aux activités facturées en qualité de sous régisseur
Profils recherchés
Diplômes ou formations obligatoires :
• Secrétariat, comptabilité
Savoirs :
• Connaître les techniques de secrétariat
Savoirs faire :
• Maîtriser les techniques d’accueil
• Maîtriser l’outil informatique : Word, Excel, Outlook, Power Point, CONCERTO
• Savoir prévenir et gérer les conflits
Savoirs être :
• Être autonome
• Être disponible
• Etre rigoureux et organisé
• Être diplomate
• Être à l’écoute
• Etre rapide
• Discrétion
• Secrétariat, comptabilité
Savoirs :
• Connaître les techniques de secrétariat
Savoirs faire :
• Maîtriser les techniques d’accueil
• Maîtriser l’outil informatique : Word, Excel, Outlook, Power Point, CONCERTO
• Savoir prévenir et gérer les conflits
Savoirs être :
• Être autonome
• Être disponible
• Etre rigoureux et organisé
• Être diplomate
• Être à l’écoute
• Etre rapide
• Discrétion
Contact
Contact
0149353700
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation à
Monsieur le Maire, à l'adresse suivante :
drh.recrutement@rosnysousbois.fr
Mairie, 20 rue Claude Pernès
93111 ROSNY SOUS BOIS CEDEX
Monsieur le Maire, à l'adresse suivante :
drh.recrutement@rosnysousbois.fr
Mairie, 20 rue Claude Pernès
93111 ROSNY SOUS BOIS CEDEX
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.