Un assistant ou une assistante de Direction Générale 10387-24
Offre n° O093240409001400
Publiée le 09/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
À proximité immédiate de Paris, idéalement desservie en transports en commun (ligne de métro, bus, RER C), la Région s'est installée dans l'éco-quartier des Docks de Saint-Ouen offrant ainsi un environnement de travail innovant : bâtiment HQE, télétravail, salle de sport, services, avec un mode de management réinventé : confiance, autonomie, responsabilité.
Lieu de travail
ST OUEN
Poste à pourvoir le
09/06/2024
Date limite de candidature
08/06/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Télétravail
Oui
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Gérez l'ensemble des fonctions d'assistance du Pôle Transformation Numérique auprès du Directeur Général Adjoint. Coordonner les relations du PTNum avec les autres Pôles et la Direction Générale
Missions / conditions d'exercice
MISSION 1 : Assurer la gestion globale d'assistance du pôle
Assurer la planification de l'agenda et l'organisation logistique pour la direction générale du pôle
Gérer l'agenda, les rendez-vous et déplacements du DGA et des directeurs, prioriser les urgences et assurer la gestion des imprévus
Planification de réunions avec les VP
MISSION 2 : Gérer l'accueil et le suivi administratif pour la direction générale du pôle
Tenue de l'agenda électronique du DGA et organiser les réunions
Accueillir les visiteurs et réceptionner les appels téléphoniques
Assurer le circuit des courriers Elise et autres documents administratifs
Renseigner les applications informatiques de son périmètre
MISSION 3 : Contribuer à la transversalité
Rôle d'interface entre les différents acteurs internes/externes de son périmètre. Contribuer à la communication interne de documents transversaux nécessaires aux directions du pôle et apporter une aide et une formation à l'assistante de la MAAT
Rédiger les mails d’information générale et assurer l’interface entre le DGA et les services du pôle et interlocuteurs extérieur du pôle
Participation au CODEV avec l’ensemble des assistantes de DGA.
Outil d’information entre assistantes de DGA via KLAXOON
MISSION 4 : Assistance interne des ressources humaines
Suivi des absences pour l'ensemble des Direction DSI/Data/Smart - Référent GTA
MISSION 5 : Gestion de l'accueil
Filtrage, émission et réception des appels téléphoniques
Accueil des visiteurs
Assurer la planification de l'agenda et l'organisation logistique pour la direction générale du pôle
Gérer l'agenda, les rendez-vous et déplacements du DGA et des directeurs, prioriser les urgences et assurer la gestion des imprévus
Planification de réunions avec les VP
MISSION 2 : Gérer l'accueil et le suivi administratif pour la direction générale du pôle
Tenue de l'agenda électronique du DGA et organiser les réunions
Accueillir les visiteurs et réceptionner les appels téléphoniques
Assurer le circuit des courriers Elise et autres documents administratifs
Renseigner les applications informatiques de son périmètre
MISSION 3 : Contribuer à la transversalité
Rôle d'interface entre les différents acteurs internes/externes de son périmètre. Contribuer à la communication interne de documents transversaux nécessaires aux directions du pôle et apporter une aide et une formation à l'assistante de la MAAT
Rédiger les mails d’information générale et assurer l’interface entre le DGA et les services du pôle et interlocuteurs extérieur du pôle
Participation au CODEV avec l’ensemble des assistantes de DGA.
Outil d’information entre assistantes de DGA via KLAXOON
MISSION 4 : Assistance interne des ressources humaines
Suivi des absences pour l'ensemble des Direction DSI/Data/Smart - Référent GTA
MISSION 5 : Gestion de l'accueil
Filtrage, émission et réception des appels téléphoniques
Accueil des visiteurs
Profils recherchés
Gestion d'un secrétariat de direction
Fonctionnement de l'Institution régionale
Maîtrise indispensable des applications bureautiques (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, etc.)
Connaissance appréciée des applications GTA, ELISE
Compétences rédactionnelles
Très bonnes qualités relationnelles, dynamisme
Sens de l'organisation et des priorités, rigueur, capacité à travailler dans l'urgence
Disponibilité et ponctualité
Sens du dialogue et l'écoute
Discrétion et sens de la confidentialité de certains sujets traités
Fonctionnement de l'Institution régionale
Maîtrise indispensable des applications bureautiques (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, etc.)
Connaissance appréciée des applications GTA, ELISE
Compétences rédactionnelles
Très bonnes qualités relationnelles, dynamisme
Sens de l'organisation et des priorités, rigueur, capacité à travailler dans l'urgence
Disponibilité et ponctualité
Sens du dialogue et l'écoute
Discrétion et sens de la confidentialité de certains sujets traités
Contact
Contact
0153855385
Lien de candidature
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation via le site Internet www.iledefrance.fr Rubrique Offres d'emploi Référence n°
Madame la Présidente
https://www.iledefrance.fr/region-recrute
Madame la Présidente
https://www.iledefrance.fr/region-recrute
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.