Assistante de la DGS (h/f)
Offre n° O093240411001331
Publiée le 11/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d'Île-de-France (109 200 habitants, 3 000 collaborateurs, 19 directions et près de 70 services municipaux). Riche d'une histoire dont témoigne son patrimoine (industriel, horticole avec les murs à pêches), Montreuil se caractérise par sa mixité sociale et urbaine (présence de grands parcs, de squares et de rues piétonnes) mais également par son dynamisme et son évolution constante marquée par de grands projets. Elle constitue l'un des acteurs majeurs de l'établissement public territorial Est Ensemble et bénéficie d'un vrai maillage de transports publics (3 stations de métro, 12 lignes de bus et une arrivée prochaine du tramway).
Site web de l'employeur
Lieu de travail
MONTREUIL
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
10/06/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
MISSION PRINCIPALE : L’assistante de la DGS organise l’activité de la DGS et de la direction générale, en lien étroit avec la chargée de mission de la DG, les assistantes de la DG et en relation avec le cabinet du maire et le secrétariat des élus.
Missions / conditions d'exercice
ACTIVITÉS PRINCIPALES :
Organisation de l’activité et de l'agenda de la DGS ·
Gestion de la messagerie, suivi des demandes et des dossiers
Mise à jour permanente de l’agenda (collaboration avec les assistantes de DG et de direction, le secrétariat du maire et les secrétaires d’élus)
Organisation de réunions
Accueil téléphonique + filtrage + orientation
Accueil des rendez-vous
Suivi des projets et activités de la DGS et de la direction générale ·
Préparation et suivi de la réunion hebdomadaire de DG : collecte des éléments pour l'ordre du jour, diffusion de l'ordre du jour et du compte-rendu, interface avec les intervenants (en lien avec la chargée de mission de la DG)
Préparation des rendez-vous de la DGS : demande de notes auprès des services concernés (suivi, relance, enregistrement sur le serveur)
Intégrer les priorités de la DGS dans la gestion quotidienne, évaluer les urgences et orienter ou répercuter les demandes auprès des bons services et interlocuteurs (suivi de ces demandes)
Interface avec le cabinet du Maire, les élus et les partenaires extérieurs et institutionnels
Préparation et suivi des instances exécutives municipales (majorité et BM quartiers)
• Préparation et diffusion de l'ordre du jour de la majorité municipale et du BM quartiers
• Collecte, relecture, mise en validation et mise en ligne des notes afférentes à chaque point inscrit à l'ordre du jour
• Relecture, mise en validation et diffusion du compte-rendu des instances municipales
Réalisation administrative :
Préparation des dossiers de réunions (collecte des mails ou documents en conséquence)
Convocation aux EPA, suivi des dossiers jusqu’à la mise en ligne sur le serveur RH
Rédaction occasionnelle de courriers
Relecture des parapheurs au visa ou à la signature de la DGS
Remise en forme de courriers des services (à la marge)
Suivi des courriers sur le logiciel et de certains courriers signalés
Classement et archivage des dossiers
Missions transversales :
Mise à jour du recueil du dispositif d’urgence et mise à jour hebdomadaire de la mallette d’astreinte
Gestion du planning des instances managériales (CODIR, collectif des cadres) et envoi des invitations, ordres du jour et comptes-rendus
Gestion du planning des instances « gouvernance emploi »
Mise à jour des coordonnées du CODIR lors des arrivées et départs
Gestion du planning d'astreinte de la DG et des directeurs, déclaration mensuelle à la DRH des semaines d’astreinte des directeurs pour mise en paie
Gestion du tableau des congés du CODIR et des assistantes DG
Transmission au CODIR des informations de différents réseaux et partenaires (France urbaine, Préfecture et autres institutions et suivi…)
Mise à jour du tableau des permissions d’accès aux dossiers partagés sur le serveur et des listes de diffusion en lien avec la DS2IN
Gestion du fichier de contacts
Commande et suivi du stock de fournitures et de pharmacie
Remplacement pendant les congés des autres assistantes de la DG
Dispatching des parapheurs auprès des secrétaires d’élus
Organisation de déplacements, manifestations, séminaires, évènements :
Recherche de lieux, réservation, montage de dossiers de régulation, ordre de mission, réservation des moyens de transport en cas de déplacement de la DGS, établissement et suivi des bons de commande
Pour les instances managériales (CODIR, Collectif des cadres, séminaires) : réservations de salle, organisation en lien avec la chargée de mission DG et la DMEO, mise à jour et vérification avec la DRH des listes des participants, envoi de l’ordre du jour après validation, établissement et suivi des bons de commande, mise en ligne de l’ordre du jour et des documents
Suivi des prestations
Organisation de l’activité et de l'agenda de la DGS ·
Gestion de la messagerie, suivi des demandes et des dossiers
Mise à jour permanente de l’agenda (collaboration avec les assistantes de DG et de direction, le secrétariat du maire et les secrétaires d’élus)
Organisation de réunions
Accueil téléphonique + filtrage + orientation
Accueil des rendez-vous
Suivi des projets et activités de la DGS et de la direction générale ·
Préparation et suivi de la réunion hebdomadaire de DG : collecte des éléments pour l'ordre du jour, diffusion de l'ordre du jour et du compte-rendu, interface avec les intervenants (en lien avec la chargée de mission de la DG)
Préparation des rendez-vous de la DGS : demande de notes auprès des services concernés (suivi, relance, enregistrement sur le serveur)
Intégrer les priorités de la DGS dans la gestion quotidienne, évaluer les urgences et orienter ou répercuter les demandes auprès des bons services et interlocuteurs (suivi de ces demandes)
Interface avec le cabinet du Maire, les élus et les partenaires extérieurs et institutionnels
Préparation et suivi des instances exécutives municipales (majorité et BM quartiers)
• Préparation et diffusion de l'ordre du jour de la majorité municipale et du BM quartiers
• Collecte, relecture, mise en validation et mise en ligne des notes afférentes à chaque point inscrit à l'ordre du jour
• Relecture, mise en validation et diffusion du compte-rendu des instances municipales
Réalisation administrative :
Préparation des dossiers de réunions (collecte des mails ou documents en conséquence)
Convocation aux EPA, suivi des dossiers jusqu’à la mise en ligne sur le serveur RH
Rédaction occasionnelle de courriers
Relecture des parapheurs au visa ou à la signature de la DGS
Remise en forme de courriers des services (à la marge)
Suivi des courriers sur le logiciel et de certains courriers signalés
Classement et archivage des dossiers
Missions transversales :
Mise à jour du recueil du dispositif d’urgence et mise à jour hebdomadaire de la mallette d’astreinte
Gestion du planning des instances managériales (CODIR, collectif des cadres) et envoi des invitations, ordres du jour et comptes-rendus
Gestion du planning des instances « gouvernance emploi »
Mise à jour des coordonnées du CODIR lors des arrivées et départs
Gestion du planning d'astreinte de la DG et des directeurs, déclaration mensuelle à la DRH des semaines d’astreinte des directeurs pour mise en paie
Gestion du tableau des congés du CODIR et des assistantes DG
Transmission au CODIR des informations de différents réseaux et partenaires (France urbaine, Préfecture et autres institutions et suivi…)
Mise à jour du tableau des permissions d’accès aux dossiers partagés sur le serveur et des listes de diffusion en lien avec la DS2IN
Gestion du fichier de contacts
Commande et suivi du stock de fournitures et de pharmacie
Remplacement pendant les congés des autres assistantes de la DG
Dispatching des parapheurs auprès des secrétaires d’élus
Organisation de déplacements, manifestations, séminaires, évènements :
Recherche de lieux, réservation, montage de dossiers de régulation, ordre de mission, réservation des moyens de transport en cas de déplacement de la DGS, établissement et suivi des bons de commande
Pour les instances managériales (CODIR, Collectif des cadres, séminaires) : réservations de salle, organisation en lien avec la chargée de mission DG et la DMEO, mise à jour et vérification avec la DRH des listes des participants, envoi de l’ordre du jour après validation, établissement et suivi des bons de commande, mise en ligne de l’ordre du jour et des documents
Suivi des prestations
Profils recherchés
Spécificités du poste (régisseur, travail de nuit, travail en binôme, port d’équipements de sécurité, déplacements fréquents, astreinte, tutorat, etc.)
· Grande discrétion requise
· Disponibilité
· Réactivité
· Travail en équipe avec les assistantes de la DG, le cabinet du maire et les secrétaires d’élus
Relations internes et externes hors direction d’appartenance :
· Partenaires institutionnels (Préfecture, Région, Département, Entreprises)
· Relations avec tous les secteurs municipaux
· Relations avec les élus
Savoir/savoir-faire (connaissances et/ou diplômes, capacités et/ou expériences)
· parfaite connaissance de la collectivité et de ses directions / services (organigramme)
· capacité d’adaptation au fonctionnement inhérent à chaque DGS
· capacité à prendre des initiatives
· maîtrise de l’écrit et de l'orthographe
· réactivité, pertinence dans le traitement des demandes et des urgences, anticipation
· compréhension globale des dossiers
Savoir-être (qualités personnelles)
· disponibilité
· écoute
· diplomatie
· rigueur
· discrétion professionnelle
· présentation
· Grande discrétion requise
· Disponibilité
· Réactivité
· Travail en équipe avec les assistantes de la DG, le cabinet du maire et les secrétaires d’élus
Relations internes et externes hors direction d’appartenance :
· Partenaires institutionnels (Préfecture, Région, Département, Entreprises)
· Relations avec tous les secteurs municipaux
· Relations avec les élus
Savoir/savoir-faire (connaissances et/ou diplômes, capacités et/ou expériences)
· parfaite connaissance de la collectivité et de ses directions / services (organigramme)
· capacité d’adaptation au fonctionnement inhérent à chaque DGS
· capacité à prendre des initiatives
· maîtrise de l’écrit et de l'orthographe
· réactivité, pertinence dans le traitement des demandes et des urgences, anticipation
· compréhension globale des dossiers
Savoir-être (qualités personnelles)
· disponibilité
· écoute
· diplomatie
· rigueur
· discrétion professionnelle
· présentation
Contact
Contact
0148706000
Lien de candidature
Informations complémentaires
lm+cv
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.