Assistant de cabinet du Maire (h/f)
Offre n° O093240429001289
Publiée le 29/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
EPINAY-SUR-SEINE
Poste à pourvoir le
30/06/2024
Date limite de candidature
28/06/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
selon la grille statutaire de la fonction publique territoriale
Descriptif de l'emploi
Au sein du Cabinet du Maire, vous apportez une aide permanente à M. le Maire et à la Directrice de Cabinet en termes d’organisation, de gestion des agendas et de suivi des demandes. Vos principales missions sont :
Missions / conditions d'exercice
Assurer le secrétariat du Cabinet du Maire :
• Organiser l’agenda du Maire en fonction des priorités (rendez-vous et déplacements)
• Assurer la gestion du secrétariat et centraliser les tâches
• Gérer les fichiers relatifs aux rendez-vous et réunions montés par le Cabinet
• Préparer les dossiers à la demande du Maire ou de la Directrice de Cabinet
• Assurer la gestion des congés de l’équipe du Cabinet en lien avec la Directrice de Cabinet
• Assurer les demandes du Maire et la Directrice de Cabinet
Suivre les demandes de rendez-vous des administrés et des agents :
• Filtrer et centraliser les demandes reçues par le biais de l’accueil de la Mairie
• Préparer les permanences des administrés et des agents, après avoir fait un point préalable avec les services concernés
• A la suite des rendez-vous, relayer les instructions données par le Maire vers les personnes compétentes en assurant un suivi des demandes
• Gérer les courriers et les mails via le site internet de la Ville, gérer les arrêtés d’hospitalisation provisoire et vérifier les parapheurs à la signature du Maire
Assurer le suivi des demandes de rendez-vous traitées directement par les services :
• Inscrire toutes les demandes dans un tableau retraçant leur suivi et les actions menées par les services municipaux : archiver les échanges de mails
Assurer le suivi des permanences téléphoniques du Maire : (1 lundi soir sur 2 jusqu’à 20h)
• Filtrer et transmettre les messages et assurer le suivi des instructions données par le Maire auprès des services concernés
Informer les participants aux séjours organisés par la Ville : classe de mer, de neige, séjours jeunesse senior
• Rédiger et envoyer des cartons séjours ou courriers aux participants
• Organiser l’agenda du Maire en fonction des priorités (rendez-vous et déplacements)
• Assurer la gestion du secrétariat et centraliser les tâches
• Gérer les fichiers relatifs aux rendez-vous et réunions montés par le Cabinet
• Préparer les dossiers à la demande du Maire ou de la Directrice de Cabinet
• Assurer la gestion des congés de l’équipe du Cabinet en lien avec la Directrice de Cabinet
• Assurer les demandes du Maire et la Directrice de Cabinet
Suivre les demandes de rendez-vous des administrés et des agents :
• Filtrer et centraliser les demandes reçues par le biais de l’accueil de la Mairie
• Préparer les permanences des administrés et des agents, après avoir fait un point préalable avec les services concernés
• A la suite des rendez-vous, relayer les instructions données par le Maire vers les personnes compétentes en assurant un suivi des demandes
• Gérer les courriers et les mails via le site internet de la Ville, gérer les arrêtés d’hospitalisation provisoire et vérifier les parapheurs à la signature du Maire
Assurer le suivi des demandes de rendez-vous traitées directement par les services :
• Inscrire toutes les demandes dans un tableau retraçant leur suivi et les actions menées par les services municipaux : archiver les échanges de mails
Assurer le suivi des permanences téléphoniques du Maire : (1 lundi soir sur 2 jusqu’à 20h)
• Filtrer et transmettre les messages et assurer le suivi des instructions données par le Maire auprès des services concernés
Informer les participants aux séjours organisés par la Ville : classe de mer, de neige, séjours jeunesse senior
• Rédiger et envoyer des cartons séjours ou courriers aux participants
Profils recherchés
• BAC minimum
• Bonne connaissance de la collectivité, des interlocuteurs ainsi que des circuits et procédures administratives
• Aisance rédactionnelle
• Maîtrise parfaite de l’outil informatique et des logiciels
• Sens du service public, discrétion et confidentialité
• Sens de l’organisation et des priorités, rigueur
• Solide sens de la communication
• Très bonne aisance relationnelle
• Polyvalence
• Bonne connaissance de la collectivité, des interlocuteurs ainsi que des circuits et procédures administratives
• Aisance rédactionnelle
• Maîtrise parfaite de l’outil informatique et des logiciels
• Sens du service public, discrétion et confidentialité
• Sens de l’organisation et des priorités, rigueur
• Solide sens de la communication
• Très bonne aisance relationnelle
• Polyvalence
Contact
Contact
0149719999
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Maire
Mairie, 1-3 rue Quétigny
93806 EPINAY SUR SEINE CEDEX
Monsieur le Maire
Mairie, 1-3 rue Quétigny
93806 EPINAY SUR SEINE CEDEX
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.