Responsable administratif du Service Gestion des Espaces Publics (h/f)
Offre n° O093240502000816
Publiée le 02/05/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d'Île-de-France (109 200 habitants, 3 000 collaborateurs, 19 directions et près de 70 services municipaux). Riche d'une histoire dont témoigne son patrimoine (industriel, horticole avec les murs à pêches), Montreuil se caractérise par sa mixité sociale et urbaine (présence de grands parcs, de squares et de rues piétonnes) mais également par son dynamisme et son évolution constante marquée par de grands projets. Elle constitue l'un des acteurs majeurs de l'établissement public territorial Est Ensemble et bénéficie d'un vrai maillage de transports publics (3 stations de métro, 12 lignes de bus et une arrivée prochaine du tramway).
Site web de l'employeur
Lieu de travail
MONTREUIL
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
01/07/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Gestion des ressources humaines >
Ressources humaines, statut et rémunération
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint d'animation
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint d'animation
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
MISSION : En tant responsable administratif de la gestion des Espaces Publics, elle ou il assure : - Le pilotage et la coordination des flux d’information entre les pôles du SGEP et de la Direction et les différents partenaires. - La gestion et le suivi de la relation à l'usager (réponses au courrier et aux différentes sollicitations) - La gestion des signalements et demandes d'interventions (SESAM, Atal, E-Atal), en lien avec le chargé des signalements - La réponse aux courriers d'alignement. - La rédaction des courriers des mises en demeure. - La gestion réglementaire du domaine public (arrêtés et instructions liées à l'urbanisme) avec le surveillant polyvalent chargé des arrêtés - La gestion administrative du service (dont missions de secrétariat) - La gestion comptable du service (Bon de commande, tableau de suivi) et le suivi des DT-DICT avec le gestionnaire comptable - Le recensement et la planification des agents du SGEP
Missions / conditions d'exercice
ACTIVITÉS PRINCIPALES
Piloter et coordonner les flux d'informations et de communication : Management « collaboratif »
Gérer et suivre la relation à l'usager : Réponses aux courriers et aux différentes sollicitations
Gérer et suivre les signalements et demandes d'intervention : En lien avec le chargé des signalements et demandes d'intervention et avec le gestionnaire de données liées aux signalements et demandes d'intervention
Gérer la réglementation du domaine public : Avec le surveillant polyvalent chargé des arrêtés
Gérer les affaires administratives dont les missions de secrétariat et le suivi des DT-DICT : Avec le gestionnaire comptable et DT-DICT du pôle
Assurer le suivi des réponses aux courriers (tableau de bord, logiciel) : Obtenir les informations nécessaires aux réponses auprès des agents concernés via leur responsable
Rédiger à partir d'éléments techniques des projets de réponses à soumettre au responsable de pôle et au responsable de service
Piloter le contrôle et le suivi des flux d'information entrants afin d'assurer des réponses dans des délais raisonnables et cohérents avec le degré d'urgence : Avec l'appui du responsable de pôle et responsable de service
Assister les responsables de pôle et le responsable de service sur le suivi administratif (courriers divers,etc.) et RH (arrêts, absences, heures supplémentaires, etc.) : En lien avec les autres pôles et le responsable du SGEP
ACTIVITES / COMPETENCES DETAILLEES
Savoir faire
Coordonner et piloter la réalisation de projets administratifs (guide de procédure, partage d'information, etc.)
Contrôler les calendriers de suivi (réponses aux courriers, demandes d'information de la hiérarchie, etc.)
Proposer les choix des options administratives à mettre en œuvre
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
Recevoir, filtrer et orienter les mails
Très bonnes capacités d'organisation et de classement
Évaluer et contrôler la qualité du service rendu
Réagir rapidement pour la gestion des urgences et des priorités
Participer aux réunions de service et réaliser les compte-rendus
Saisir l’ensemble des données liées à l’activité du pôle
MOYENS
Matériel informatique : intranet, internet et logiciels (bureautique, métier, etc.)
Standard téléphonique
Piloter et coordonner les flux d'informations et de communication : Management « collaboratif »
Gérer et suivre la relation à l'usager : Réponses aux courriers et aux différentes sollicitations
Gérer et suivre les signalements et demandes d'intervention : En lien avec le chargé des signalements et demandes d'intervention et avec le gestionnaire de données liées aux signalements et demandes d'intervention
Gérer la réglementation du domaine public : Avec le surveillant polyvalent chargé des arrêtés
Gérer les affaires administratives dont les missions de secrétariat et le suivi des DT-DICT : Avec le gestionnaire comptable et DT-DICT du pôle
Assurer le suivi des réponses aux courriers (tableau de bord, logiciel) : Obtenir les informations nécessaires aux réponses auprès des agents concernés via leur responsable
Rédiger à partir d'éléments techniques des projets de réponses à soumettre au responsable de pôle et au responsable de service
Piloter le contrôle et le suivi des flux d'information entrants afin d'assurer des réponses dans des délais raisonnables et cohérents avec le degré d'urgence : Avec l'appui du responsable de pôle et responsable de service
Assister les responsables de pôle et le responsable de service sur le suivi administratif (courriers divers,etc.) et RH (arrêts, absences, heures supplémentaires, etc.) : En lien avec les autres pôles et le responsable du SGEP
ACTIVITES / COMPETENCES DETAILLEES
Savoir faire
Coordonner et piloter la réalisation de projets administratifs (guide de procédure, partage d'information, etc.)
Contrôler les calendriers de suivi (réponses aux courriers, demandes d'information de la hiérarchie, etc.)
Proposer les choix des options administratives à mettre en œuvre
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
Recevoir, filtrer et orienter les mails
Très bonnes capacités d'organisation et de classement
Évaluer et contrôler la qualité du service rendu
Réagir rapidement pour la gestion des urgences et des priorités
Participer aux réunions de service et réaliser les compte-rendus
Saisir l’ensemble des données liées à l’activité du pôle
MOYENS
Matériel informatique : intranet, internet et logiciels (bureautique, métier, etc.)
Standard téléphonique
Profils recherchés
Savoirs
Techniques de secrétariat (dactylographie, prise de note, etc.)
Procédures du service
Logiciel de bureautique et métier
Vocabulaire professionnel du service
Procédures administratives
Technique de recherche et de classement documentaire
Communication orale et écrite
Savoir-être
Organisé
Faire preuve de responsabilité et de sens du service public : respecter la légalité, les droits et devoirs du fonctionnaire, les valeurs professionnelles et la déontologie du métier
Travailler en équipe et en transversalité : rester professionnel, partager l'information, écouter, enrichir le groupe, l'aider à progresser
Être en relation avec le public, les usagers et les partenaires : conscience du service public, posture professionnelle, discrétion
Être en relation avec sa hiérarchie : rendre compte, respect des consignes, force de proposition, aide à la décision et la maîtrise des risques
Techniques de secrétariat (dactylographie, prise de note, etc.)
Procédures du service
Logiciel de bureautique et métier
Vocabulaire professionnel du service
Procédures administratives
Technique de recherche et de classement documentaire
Communication orale et écrite
Savoir-être
Organisé
Faire preuve de responsabilité et de sens du service public : respecter la légalité, les droits et devoirs du fonctionnaire, les valeurs professionnelles et la déontologie du métier
Travailler en équipe et en transversalité : rester professionnel, partager l'information, écouter, enrichir le groupe, l'aider à progresser
Être en relation avec le public, les usagers et les partenaires : conscience du service public, posture professionnelle, discrétion
Être en relation avec sa hiérarchie : rendre compte, respect des consignes, force de proposition, aide à la décision et la maîtrise des risques
Contact
Contact
0148706000
Lien de candidature
Informations complémentaires
cv et lm
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.