Gestionnaire accueil citoyen - Expert famille (h/f)
Offre n° O093250514000320
Publiée le 14/05/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Véritable carrefour de communication stratégique à 5 km de Paris, Rosny-sous-Bois (44000 habitants) constitue un territoire de projets dynamique. Associons nos talents, nos énergies, nos idées, pour bâtir votre avenir et le nôtre. La Ville recrute
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Mairie, 20 rue Claude Pernès, Rosny-sous-Bois (Seine-Saint-Denis)
Poste à pourvoir le
15/07/2025
Date limite de candidature
13/07/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Au sein de l’accueil citoyen organisé en trois niveaux d’accueil, l’agent partage son travail entre l’accueil mutualisé de niveau 2 et l’expertise métier famille de niveau 3.
L’agent, polyvalent, a à ce titre en charge la gestion et l’accompagnement des usagers dans l’ensemble de leurs démarches administratives relatives aux activités municipales mais également l’instruction et la gestion de leur dossier dans le logiciel métier et depuis l’Espace Citoyen.
Il partage son temps entre l’accueil du public en front office et le travail interne du service en back office.
L’agent, polyvalent, a à ce titre en charge la gestion et l’accompagnement des usagers dans l’ensemble de leurs démarches administratives relatives aux activités municipales mais également l’instruction et la gestion de leur dossier dans le logiciel métier et depuis l’Espace Citoyen.
Il partage son temps entre l’accueil du public en front office et le travail interne du service en back office.
Missions / conditions d'exercice
Gestionnaire accueil citoyen de niveau 2
• Accueil physique et téléphonique des usagers
• Orientation, information et conseil aux usagers dans leurs démarches et prise de rendez-vous
• Utilisation et pilotage de l’outil de gestion de flux
• Utilisation et animation de l’IntraDac (intranet dynamique et base de connaissance de la direction)
Gestion de la GRC :
• Démarches familles
• Démarches citoyennes
Affaires générales :
• Instruire et gérer les dossiers d’inscription électorale, d’attestation de changement de résidence
• Attestations d’accueil : gestion des dossiers depuis la signature par l’élu jusqu’à la remise
• Demandes des titres biométriques : assurer le recueil, l’instruction et le suivi (recueil, rejet), la réception et la remise
• Gérer les demandes de passeport d’urgence en lien avec les responsables et des demandes de titre biométrique avec traitement prioritaire
• Gérer l’enregistrement et les destructions physiques et informatiques quotidiennes des titres biométriques
Etat civil :
• Assurer la délivrance des actes d’état civil, la réception et la remise des livrets de famille et procéder aux légalisations de signature et certifiés conformes
Famille :
• Délivrer les informations et documents relatifs à la création d’une famille, aux préinscriptions et dérogations scolaires, au calcul du quotient familial, au changement de situation familiale
• Accompagnement des familles à l’utilisation de l’Espace citoyen et au fonctionnement des réservations des activités municipales payantes
• Délivrer les informations et les documents relatifs aux inscriptions annuelles ou stages : FAN, EMS, conservatoire, crèches.
Affaires militaires
• Recevoir et instruire les recensements citoyens
Expert métier Famille de niveau 3
Partage du travail entre les boxes de confidentialité et le back office
• Contrôler et saisir les dossiers de création de compte famille/usager
• Traiter les dossiers administratifs et calculer le quotient familial
• Contrôler, mettre à jour le logiciel métier et valider les dossiers de préinscription scolaire et activités périscolaires effectuées via l’Espace Citoyen
• Suivi des scolarités en relation avec le service de la vie éducative et fermeture des activités périscolaires en fonction
• Traitement des demandes de réservations exceptionnelles
• Gestion de l’activité des démarches familles réalisées en ligne ou au guichet
• Assurer le suivi et la relance des dossiers en attente de pièces manquantes
• Editer et contrôler les courriers automatisés de réponse aux familles
• Assurer une traçabilité des dossiers par une mise à jour des tableaux de suivi
• Assurer le classement et l’archivage des dossiers
• Détecter les anomalies du logiciel métier dans le cadre de la dématérialisation et faire remonter à la responsable.
• Accompagner les collègues et utilisateurs dans les fonctionnalités courantes
• Préparer et traiter les listes des futures campagnes d’inscription
• Mise en place des demandes de gardes alternées
• Gestion de la boite mail fonctionnelle du guichet familles
• Gestion des campagnes de relance téléphonique de masse
• Gestion des dossiers réservés (contestation et cas particuliers) avec le service régie/facturation
Effectuer d’autres tâches ponctuelles
Accueillir et accompagner les usagers de l’Agence Postale Communale :
• Réceptionner, trier et remettre les lettres et colis
• Réexpédier les courriers et colis non réclamés
• Affranchir des lettres et colis
• Vendre des timbres et enveloppes prêtes à poster
• Orienter les usagers en cas de réclamation
• Informer les usagers des services et produits proposés par La Poste
Participation à l’organisation et à la tenue des élections politiques et professionnelles
• Accueil physique et téléphonique des usagers
• Orientation, information et conseil aux usagers dans leurs démarches et prise de rendez-vous
• Utilisation et pilotage de l’outil de gestion de flux
• Utilisation et animation de l’IntraDac (intranet dynamique et base de connaissance de la direction)
Gestion de la GRC :
• Démarches familles
• Démarches citoyennes
Affaires générales :
• Instruire et gérer les dossiers d’inscription électorale, d’attestation de changement de résidence
• Attestations d’accueil : gestion des dossiers depuis la signature par l’élu jusqu’à la remise
• Demandes des titres biométriques : assurer le recueil, l’instruction et le suivi (recueil, rejet), la réception et la remise
• Gérer les demandes de passeport d’urgence en lien avec les responsables et des demandes de titre biométrique avec traitement prioritaire
• Gérer l’enregistrement et les destructions physiques et informatiques quotidiennes des titres biométriques
Etat civil :
• Assurer la délivrance des actes d’état civil, la réception et la remise des livrets de famille et procéder aux légalisations de signature et certifiés conformes
Famille :
• Délivrer les informations et documents relatifs à la création d’une famille, aux préinscriptions et dérogations scolaires, au calcul du quotient familial, au changement de situation familiale
• Accompagnement des familles à l’utilisation de l’Espace citoyen et au fonctionnement des réservations des activités municipales payantes
• Délivrer les informations et les documents relatifs aux inscriptions annuelles ou stages : FAN, EMS, conservatoire, crèches.
Affaires militaires
• Recevoir et instruire les recensements citoyens
Expert métier Famille de niveau 3
Partage du travail entre les boxes de confidentialité et le back office
• Contrôler et saisir les dossiers de création de compte famille/usager
• Traiter les dossiers administratifs et calculer le quotient familial
• Contrôler, mettre à jour le logiciel métier et valider les dossiers de préinscription scolaire et activités périscolaires effectuées via l’Espace Citoyen
• Suivi des scolarités en relation avec le service de la vie éducative et fermeture des activités périscolaires en fonction
• Traitement des demandes de réservations exceptionnelles
• Gestion de l’activité des démarches familles réalisées en ligne ou au guichet
• Assurer le suivi et la relance des dossiers en attente de pièces manquantes
• Editer et contrôler les courriers automatisés de réponse aux familles
• Assurer une traçabilité des dossiers par une mise à jour des tableaux de suivi
• Assurer le classement et l’archivage des dossiers
• Détecter les anomalies du logiciel métier dans le cadre de la dématérialisation et faire remonter à la responsable.
• Accompagner les collègues et utilisateurs dans les fonctionnalités courantes
• Préparer et traiter les listes des futures campagnes d’inscription
• Mise en place des demandes de gardes alternées
• Gestion de la boite mail fonctionnelle du guichet familles
• Gestion des campagnes de relance téléphonique de masse
• Gestion des dossiers réservés (contestation et cas particuliers) avec le service régie/facturation
Effectuer d’autres tâches ponctuelles
Accueillir et accompagner les usagers de l’Agence Postale Communale :
• Réceptionner, trier et remettre les lettres et colis
• Réexpédier les courriers et colis non réclamés
• Affranchir des lettres et colis
• Vendre des timbres et enveloppes prêtes à poster
• Orienter les usagers en cas de réclamation
• Informer les usagers des services et produits proposés par La Poste
Participation à l’organisation et à la tenue des élections politiques et professionnelles
Profils recherchés
Connaissances :
• Connaissance du code de l’éducation et du code de la famille
• Bonne connaissance du code civil
• Très bonne maitrise de l’orthographe
• Connaissance ou intérêt pour le fonctionnement institutionnel français
Compétences techniques :
• Utilisation des logiciels de la suite Arpège : Alto, Mélodie, Maestro, Adagio, Concerto et Espace Agent
• Utilisation du gestionnaire de file d’attente
• Utilisation du sharepoint interne à la direction (IntraDac)
• Utilisation de certaines plateformes étatiques dédiées et de Maileva
• Utilisation des Dispositifs de recueil de passeport biométrique
• Manipulation des tablettes dédiées à l’accompagnement des usagers dans leurs démarches
• Pratique de pratique du pack office, d’Outlook et d’Internet
• Respect strict du formalisme et des procédures
• Maîtriser les techniques d’accueil, de secrétariat, d’expression oral et écrite
Compétences comportementales :
• Goût pour le contact humain
• Sens du service public et le respecter des valeurs de la fonction publique, en particulier les obligations de discrétion et de confidentialité, de continuité de service et d’égalité de traitement
• Intérêt certain pour la qualité du service rendu et l’amélioration continue
• Etre souriant, à l’écoute et savoir reformuler
• Avoir un vocabulaire positif et rassurant
• Savoir gérer son stress dans les situations difficiles
• Etre ponctuel et assidu
• Savoir travailler en équipe
• Savoir faire circuler l’information et rendre compte à sa hiérarchie
• Respecter l’organisation mise en place
• Etre rigoureux et réactif
• Avoir un esprit d’analyse
• Etre curieux et se tenir informé des évolutions législatives
• Faire preuve d’adaptabilité
• Connaissance du code de l’éducation et du code de la famille
• Bonne connaissance du code civil
• Très bonne maitrise de l’orthographe
• Connaissance ou intérêt pour le fonctionnement institutionnel français
Compétences techniques :
• Utilisation des logiciels de la suite Arpège : Alto, Mélodie, Maestro, Adagio, Concerto et Espace Agent
• Utilisation du gestionnaire de file d’attente
• Utilisation du sharepoint interne à la direction (IntraDac)
• Utilisation de certaines plateformes étatiques dédiées et de Maileva
• Utilisation des Dispositifs de recueil de passeport biométrique
• Manipulation des tablettes dédiées à l’accompagnement des usagers dans leurs démarches
• Pratique de pratique du pack office, d’Outlook et d’Internet
• Respect strict du formalisme et des procédures
• Maîtriser les techniques d’accueil, de secrétariat, d’expression oral et écrite
Compétences comportementales :
• Goût pour le contact humain
• Sens du service public et le respecter des valeurs de la fonction publique, en particulier les obligations de discrétion et de confidentialité, de continuité de service et d’égalité de traitement
• Intérêt certain pour la qualité du service rendu et l’amélioration continue
• Etre souriant, à l’écoute et savoir reformuler
• Avoir un vocabulaire positif et rassurant
• Savoir gérer son stress dans les situations difficiles
• Etre ponctuel et assidu
• Savoir travailler en équipe
• Savoir faire circuler l’information et rendre compte à sa hiérarchie
• Respecter l’organisation mise en place
• Etre rigoureux et réactif
• Avoir un esprit d’analyse
• Etre curieux et se tenir informé des évolutions législatives
• Faire preuve d’adaptabilité
Contact et modalités de candidature
Contact
0149353700
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation à
Monsieur le Maire, à l'adresse suivante :
drh.recrutement@rosnysousbois.fr
Mairie, 20 rue Claude Pernès
93111 ROSNY SOUS BOIS CEDEX
Monsieur le Maire, à l'adresse suivante :
drh.recrutement@rosnysousbois.fr
Mairie, 20 rue Claude Pernès
93111 ROSNY SOUS BOIS CEDEX
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.