Assistant de direction des services techniques Spécificités liées à la Direction de l'espace Public (h/f)
Offre n° O093250603001456
Publiée le 03/06/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Mairie, place du 11 novembre 1918, Clichy-sous-Bois (Seine-Saint-Denis)
Poste à pourvoir le
07/07/2025
Date limite de candidature
04/07/2025
Type d'emploi
Remplacement temporaire d'un agent sur emploi permanent
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une indisponibilité temporaire d'un agent
Durée de la mission
12 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-13 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Au sein de la direction des services techniques et sous l’autorité du directeur des espaces publics et des moyens techniques, vous aurez pour missions :
• Accueil physique, numérique et téléphonique,
• Organisation des agendas et réunion,
• Prise de note et compte rendu,
• Travaux bureautique et secrétariat et assistanat de la DEMPT,
• Situation de modération aux services techniques,
• Remplacement des autres assistantes en cas d’absence avec organisation en mod dégradé.
• Accueil physique, numérique et téléphonique,
• Organisation des agendas et réunion,
• Prise de note et compte rendu,
• Travaux bureautique et secrétariat et assistanat de la DEMPT,
• Situation de modération aux services techniques,
• Remplacement des autres assistantes en cas d’absence avec organisation en mod dégradé.
Missions / conditions d'exercice
Missions Génériques :
Mails :
• Gestion de boite mail générique DEPMT
Les mails adressés en réponse aux demandeurs partent de la boite de la direction avec une signature secrétariat.techniques@clichysousbois.fr qui permet de ne pas divulguer cette organisation interne aux extérieurs (usage une seule boite en entrée). Chaque direction a la charge d’identifier les mails devant faire l’objet d’un enregistrement SG pour réponse élu ou point d’attention remarquable (de facto toutes les demandes riverains ou officielles).
Gestion Courrier :
• Suivi des délais de réponse sur MEM et clôture des courriers n’appelant pas réponse (sur validation Directeur) ;
• Envoi courriers postaux de la DEPMT et recueil AR/LRAR et information auprès du service traitant de la tâche effectuée ;
• Tenue du chrono de la direction.
Missions de secrétariat et d’assistance :
• Tenue des agendas de la DEPMT ;
• Montages de réunions ;
• Relecture et mise en forme de documents ;
• Rédaction de courriers sur MEM Courrier ;
• Saisie d’arrêtés et de décisions municipales sur Webdelib ;
• Etablissement et transmission de fiches d’engagements et de virement de crédits ;
• Saisie ponctuelle de bons de commande sur CIRIL ;
• Suivi des documents établis jusqu’à bonne exécution administrative (envoi, affichage…) ;
• Gestion des fournitures de bureau et recensement des besoins dans la direction ;
• Centralisation des congés prévisionnels de l’ensemble de la direction ;
• Centralisation des feuilles d’heures supplémentaires des agents de la direction pour mise en vérification et au visa du directeur avant transmission au DGST ;
• Archivage
Missions spécifiques:
Accueil :
• Accueil téléphonique et physique – tenue d’un registre. Chaque Direction et agents le consulte ;
• Remise des sacs déchets verts aux riverains et renseigne le tableau de remise des sacs déchets verts ;
• Remise des cartes carburant, établissement d’un inventaire mensuel du contenu du coffre adressé par mail au DEPMT et au DGST ;
• Remise des BIP et des clefs du véhicule de prêt avec renseignement du carnet de bord ;
• Modération OPENGST pour dispache vers les 3 régulations DEPMT/DPB/SAST
• Supervision des bannettes arrivées et départ appariteurs pour la DGST ;
Transmissions documents et dispatch :
• Recueil des parapheurs et autres documents en validation pour visa DGST et transmission DGST ;
• Recueil des Fiches Navettes (FN) et transmission DGST (pochette rouge) ;
• Recueil des Fiches d’engagement et de virements de crédits et transmissions DGST (pochette rouge).
Dispatchings :
• FN visées : retour au directeur, à l’émetteur en cas d’absence physique du directeur sur la journée ;
• Engagements comptables et virements de crédits : retour à l’assistant qui adresse les documents en scan à la direction des finances copie Directeur et l’émetteur ;
• Courriels et courriers remarquables de personnes extérieurs : envoi SG pour enregistrement MEM + Directeur et encadrement service concerné en copie ;
• Dispatch du retour courrier visé par le DGST
Missions singulières (propre à la DEPMT) :
• Réalisation d’extraction OPENGST et suivi selon organisation et besoin de la direction ;
• Gestion administrative du concours ville en fleurs ;
• Gestion de l’affichage des arrêtés de voirie en interne aux ST ;
• Déclenchement d’intervention d’urgence sur plateforme prestataire ou en interne :
• VIR ;
• Curage de réseaux d’assainissement ;
• Ménage des locaux ;
• Propreté ou d’encombrants ;
• Assainissement (entreprise Ville ou GPGE) ;
• EP/SLT ;
• EV sur arbre/branche au sol.
Suite au déclenchement, l’assistante adresse un courriel de suites à donner au technicien en charge, copie autres assistantes nommément, encadrement direct, Directeur, et DGST.
Liste des missions pour une optimisation de l’organisation des services en mode dégradé
• Gestion de boite mail générique DEPMT ;
• Envoi courriers postaux de la DEPMT et recueil AR/LRAR et information auprès du service traitant de la tâche effectuée ;
• Tenue du chrono de la direction ;
• Centralisation des feuilles d’heures supplémentaires des agents de la direction pour mise en vérification et au visa du directeur avant transmission au DGST ;
• Accueil téléphonique et physique – tenue d’un registre. Chaque Direction et agents le consulte ;
• Remise des sacs déchets verts aux riverains et renseigne le tableau de remise des sacs déchets verts ;
• Remise des cartes carburant, établissement d’un inventaire mensuel du contenu du coffre adressé par mail au DEPMT et au DGST ;
• Remise des BIP et des clefs du véhicule de prêt avec renseignement du carnet de bord ;
• Modération OPENGST pour dispache vers les 3 régulations DEPMT/DPB/SAST ;
• Supervision des bannettes arrivées et départ appariteurs pour la DGST ;
• Recueil des parapheurs et autres documents en validation pour visa DGST et transmission DGST ;
• Recueil des Fiches Navettes (FN) et transmission DGST (pochette rouge) ;
• Recueil des Fiches d’engagement et de virements de crédits et transmissions DGST (pochette rouge) ;
Dispatchings :
• FN visées : retour au directeur, à l’émetteur en cas d’absence physique du directeur sur la journée ;
• Engagements comptables et virements de crédits : retour à l’assistant qui adresse les documents en scan à la direction des finances copie Directeur et l’émetteur ;
• Courriels et courriers remarquables de personnes extérieurs : envoi SG pour enregistrement MEM + Directeur et encadrement service concerné en copie ;
• Dispatch du retour courrier visé par le DGST.
• Déclenchement d’intervention d’urgence sur plateforme prestataire ou en interne :
• VIR ;
• Curage de réseaux d’assainissement ;
• Ménage des locaux ;
• Propreté ou d’encombrants ;
• Assainissement (entreprise Ville ou GPGE) ;
• EP/SLT ;
• EV sur arbre/branche au sol.
Suite au déclenchement, l’assistante adresse un courriel de suites à donner au technicien en charge, copie autres assistantes nommément, encadrement direct, Directeur, et DGST.
Mails :
• Gestion de boite mail générique DEPMT
Les mails adressés en réponse aux demandeurs partent de la boite de la direction avec une signature secrétariat.techniques@clichysousbois.fr qui permet de ne pas divulguer cette organisation interne aux extérieurs (usage une seule boite en entrée). Chaque direction a la charge d’identifier les mails devant faire l’objet d’un enregistrement SG pour réponse élu ou point d’attention remarquable (de facto toutes les demandes riverains ou officielles).
Gestion Courrier :
• Suivi des délais de réponse sur MEM et clôture des courriers n’appelant pas réponse (sur validation Directeur) ;
• Envoi courriers postaux de la DEPMT et recueil AR/LRAR et information auprès du service traitant de la tâche effectuée ;
• Tenue du chrono de la direction.
Missions de secrétariat et d’assistance :
• Tenue des agendas de la DEPMT ;
• Montages de réunions ;
• Relecture et mise en forme de documents ;
• Rédaction de courriers sur MEM Courrier ;
• Saisie d’arrêtés et de décisions municipales sur Webdelib ;
• Etablissement et transmission de fiches d’engagements et de virement de crédits ;
• Saisie ponctuelle de bons de commande sur CIRIL ;
• Suivi des documents établis jusqu’à bonne exécution administrative (envoi, affichage…) ;
• Gestion des fournitures de bureau et recensement des besoins dans la direction ;
• Centralisation des congés prévisionnels de l’ensemble de la direction ;
• Centralisation des feuilles d’heures supplémentaires des agents de la direction pour mise en vérification et au visa du directeur avant transmission au DGST ;
• Archivage
Missions spécifiques:
Accueil :
• Accueil téléphonique et physique – tenue d’un registre. Chaque Direction et agents le consulte ;
• Remise des sacs déchets verts aux riverains et renseigne le tableau de remise des sacs déchets verts ;
• Remise des cartes carburant, établissement d’un inventaire mensuel du contenu du coffre adressé par mail au DEPMT et au DGST ;
• Remise des BIP et des clefs du véhicule de prêt avec renseignement du carnet de bord ;
• Modération OPENGST pour dispache vers les 3 régulations DEPMT/DPB/SAST
• Supervision des bannettes arrivées et départ appariteurs pour la DGST ;
Transmissions documents et dispatch :
• Recueil des parapheurs et autres documents en validation pour visa DGST et transmission DGST ;
• Recueil des Fiches Navettes (FN) et transmission DGST (pochette rouge) ;
• Recueil des Fiches d’engagement et de virements de crédits et transmissions DGST (pochette rouge).
Dispatchings :
• FN visées : retour au directeur, à l’émetteur en cas d’absence physique du directeur sur la journée ;
• Engagements comptables et virements de crédits : retour à l’assistant qui adresse les documents en scan à la direction des finances copie Directeur et l’émetteur ;
• Courriels et courriers remarquables de personnes extérieurs : envoi SG pour enregistrement MEM + Directeur et encadrement service concerné en copie ;
• Dispatch du retour courrier visé par le DGST
Missions singulières (propre à la DEPMT) :
• Réalisation d’extraction OPENGST et suivi selon organisation et besoin de la direction ;
• Gestion administrative du concours ville en fleurs ;
• Gestion de l’affichage des arrêtés de voirie en interne aux ST ;
• Déclenchement d’intervention d’urgence sur plateforme prestataire ou en interne :
• VIR ;
• Curage de réseaux d’assainissement ;
• Ménage des locaux ;
• Propreté ou d’encombrants ;
• Assainissement (entreprise Ville ou GPGE) ;
• EP/SLT ;
• EV sur arbre/branche au sol.
Suite au déclenchement, l’assistante adresse un courriel de suites à donner au technicien en charge, copie autres assistantes nommément, encadrement direct, Directeur, et DGST.
Liste des missions pour une optimisation de l’organisation des services en mode dégradé
• Gestion de boite mail générique DEPMT ;
• Envoi courriers postaux de la DEPMT et recueil AR/LRAR et information auprès du service traitant de la tâche effectuée ;
• Tenue du chrono de la direction ;
• Centralisation des feuilles d’heures supplémentaires des agents de la direction pour mise en vérification et au visa du directeur avant transmission au DGST ;
• Accueil téléphonique et physique – tenue d’un registre. Chaque Direction et agents le consulte ;
• Remise des sacs déchets verts aux riverains et renseigne le tableau de remise des sacs déchets verts ;
• Remise des cartes carburant, établissement d’un inventaire mensuel du contenu du coffre adressé par mail au DEPMT et au DGST ;
• Remise des BIP et des clefs du véhicule de prêt avec renseignement du carnet de bord ;
• Modération OPENGST pour dispache vers les 3 régulations DEPMT/DPB/SAST ;
• Supervision des bannettes arrivées et départ appariteurs pour la DGST ;
• Recueil des parapheurs et autres documents en validation pour visa DGST et transmission DGST ;
• Recueil des Fiches Navettes (FN) et transmission DGST (pochette rouge) ;
• Recueil des Fiches d’engagement et de virements de crédits et transmissions DGST (pochette rouge) ;
Dispatchings :
• FN visées : retour au directeur, à l’émetteur en cas d’absence physique du directeur sur la journée ;
• Engagements comptables et virements de crédits : retour à l’assistant qui adresse les documents en scan à la direction des finances copie Directeur et l’émetteur ;
• Courriels et courriers remarquables de personnes extérieurs : envoi SG pour enregistrement MEM + Directeur et encadrement service concerné en copie ;
• Dispatch du retour courrier visé par le DGST.
• Déclenchement d’intervention d’urgence sur plateforme prestataire ou en interne :
• VIR ;
• Curage de réseaux d’assainissement ;
• Ménage des locaux ;
• Propreté ou d’encombrants ;
• Assainissement (entreprise Ville ou GPGE) ;
• EP/SLT ;
• EV sur arbre/branche au sol.
Suite au déclenchement, l’assistante adresse un courriel de suites à donner au technicien en charge, copie autres assistantes nommément, encadrement direct, Directeur, et DGST.
Profils recherchés
Compétences (savoir)
• Connaissance de l’environnement territorial ;
• Connaissance générale de l'organisation de la collectivité ;
• Connaissance des méthodes et outils de secrétariat ;
• Organisation de réunions ;
Compétences techniques (savoir-faire)
• Connaissance des méthodes et outils de secrétariat ;
• Maîtrise des gestions de bases de données et outils numériques ;
• Connaissance des règles de maîtrise d’ouvrage public et des marchés publics.
Compétences comportementales (savoir être)
• Rigueur, fiabilité, respect, discrétion ;
• Précision et organisation dans les toutes les phases du travail ;
• Capacité d’analyse et de synthèse, Capacité de raisonnement analytique ;
• Capacité à travailler en équipe, diplomatie ;
• Capacité à rendre compte - Capacité à communiquer et faire preuve de pédagogie ;
• Ponctualité, assiduité.
Autonomie
• Autonomie dans l'organisation et réalisation du travail ;
• Reporting régulier à sa hiérarchie du déroulement de ses activités ;
• Surveillance et alerte de son responsable en cas de dysfonctionnement.
Les conditions d’exercices
Nombre d’heures : 1607h
Décomposition des horaires hebdomadaires : 37h30 (8h30-12h/13h30-17h30)
40 jours de congés (25 jours congés annuels + 15 RTT)
Bureau partagé au CAT avec l’autre assistante de la Direction,
Travail seul ou en équipe, Horaires d’amplitude réguliers sauf nécessité de service public
Moyens techniques :
Véhicule de service partagé
Ordinateur, Ordinateur portable partagé pour le télétravail.
• Connaissance de l’environnement territorial ;
• Connaissance générale de l'organisation de la collectivité ;
• Connaissance des méthodes et outils de secrétariat ;
• Organisation de réunions ;
Compétences techniques (savoir-faire)
• Connaissance des méthodes et outils de secrétariat ;
• Maîtrise des gestions de bases de données et outils numériques ;
• Connaissance des règles de maîtrise d’ouvrage public et des marchés publics.
Compétences comportementales (savoir être)
• Rigueur, fiabilité, respect, discrétion ;
• Précision et organisation dans les toutes les phases du travail ;
• Capacité d’analyse et de synthèse, Capacité de raisonnement analytique ;
• Capacité à travailler en équipe, diplomatie ;
• Capacité à rendre compte - Capacité à communiquer et faire preuve de pédagogie ;
• Ponctualité, assiduité.
Autonomie
• Autonomie dans l'organisation et réalisation du travail ;
• Reporting régulier à sa hiérarchie du déroulement de ses activités ;
• Surveillance et alerte de son responsable en cas de dysfonctionnement.
Les conditions d’exercices
Nombre d’heures : 1607h
Décomposition des horaires hebdomadaires : 37h30 (8h30-12h/13h30-17h30)
40 jours de congés (25 jours congés annuels + 15 RTT)
Bureau partagé au CAT avec l’autre assistante de la Direction,
Travail seul ou en équipe, Horaires d’amplitude réguliers sauf nécessité de service public
Moyens techniques :
Véhicule de service partagé
Ordinateur, Ordinateur portable partagé pour le télétravail.
Contact et modalités de candidature
Contact
0143889604
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Maire
Mairie, place du 11 novembre 1918
93390 CLICHY SOUS BOIS
mail : recrutement@clichysousbois.fr
Monsieur le Maire
Mairie, place du 11 novembre 1918
93390 CLICHY SOUS BOIS
mail : recrutement@clichysousbois.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.