Chargé du protocole H/F 518-25
Offre n° O093250718000278
Publiée le 18/07/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
À proximité immédiate de Paris, idéalement desservie en transports en commun (ligne de métro, bus, RER C), la Région s'est installée dans l'éco-quartier des Docks de Saint-Ouen offrant ainsi un environnement de travail innovant : bâtiment HQE, télétravail, salle de sport, services, avec un mode de management réinventé : confiance, autonomie, responsabilité.
Lieu de travail
2, rue Simone Veil, Saint-Ouen-sur-Seine (Seine-Saint-Denis)
Poste à pourvoir le
01/10/2025
Date limite de candidature
19/08/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Communication >
Stratégies de communication
Grade(s) recherché(s)
Attaché
Attaché principal
Attaché hors classe
Attaché principal
Attaché hors classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Coordonne le montage des cérémonies, colloques et autres manifestations organisées dans les locaux régionaux par le cabinet, les services régionaux, organismes associés ou partenaires extérieurs
Missions / conditions d'exercice
Instruit les demandes d'organisation de manifestations internes formulées par le cabinet, les services ou les demandeurs extérieurs
Analyse les besoins des demandeurs, vérifie les disponibilités des espaces d'accueil adéquats (salles de réunions ou de réceptions), les réserve et gère le calendrier événementiel
Fait valider par le Cabinet l'opportunité de l'organisation de la manifestation et le choix des élus à solliciter
Rappelle les conditions de mise à disposition de salles (mention du soutien régional, validation des documents de communication, conditions de sécurité...) et confirme cette mise à disposition gracieuse aux organismes extérieurs
Coordonne l'organisation concrète de l'événement
Planifie, organise et anime les réunions de repérage des espaces et de calage des besoins logistiques, en concertation avec le service de la DASU et établit le compte-rendu de repérage
Valide les invitations, programmes et déroulés proposés par les organisateurs ou par les services pour les manifestations d'initiative régionale. Les réalise, en lien avec la DASU, pour les événements initiés par le cabinet.
S'assure du bon déroulement de l'événement le jour-J, vérifie les derniers préparatifs d'installation (logistique, traiteur...).
Fait le lien entre les élus régionaux et les services ou organismes extérieurs
Vérifie les disponibilités de la présidente et/ou sollicite les élus régionaux appelés à la représenter en lien avec le cabinet
Prépare le dossier de la Présidente ou transmet les éléments de dossier aux Vice-présidents ou conseillers régionaux sollicités
Accompagne la Présidente ou le Vice-président jusqu'au lieu de l'événement et reste en sa présence si nécessaire
Missions complémentaires liées à l'organisation des manifestations
Centralisation et transmission d'éléments d'information au conseiller technique chargé des discours de la Présidente
Assure la liaison avec le service sécurité et l'accueil (liste des participants, signalisation des éventuels VIP et personnes à mobilité réduite)
Missions complémentaires liées à la communication événementielle : commande de photographe, identification régionale des espaces (kakemonos, banderole...), cadeaux...
Activité de gestion administrative
Met en place des procédures liées au développement du pôle manifestations internes
Contribue à la réalisation du bilan annuel d'activité.
Mise à jour du tableau de suivi des évènement interne et rédaction de l'agenda régional
Analyse les besoins des demandeurs, vérifie les disponibilités des espaces d'accueil adéquats (salles de réunions ou de réceptions), les réserve et gère le calendrier événementiel
Fait valider par le Cabinet l'opportunité de l'organisation de la manifestation et le choix des élus à solliciter
Rappelle les conditions de mise à disposition de salles (mention du soutien régional, validation des documents de communication, conditions de sécurité...) et confirme cette mise à disposition gracieuse aux organismes extérieurs
Coordonne l'organisation concrète de l'événement
Planifie, organise et anime les réunions de repérage des espaces et de calage des besoins logistiques, en concertation avec le service de la DASU et établit le compte-rendu de repérage
Valide les invitations, programmes et déroulés proposés par les organisateurs ou par les services pour les manifestations d'initiative régionale. Les réalise, en lien avec la DASU, pour les événements initiés par le cabinet.
S'assure du bon déroulement de l'événement le jour-J, vérifie les derniers préparatifs d'installation (logistique, traiteur...).
Fait le lien entre les élus régionaux et les services ou organismes extérieurs
Vérifie les disponibilités de la présidente et/ou sollicite les élus régionaux appelés à la représenter en lien avec le cabinet
Prépare le dossier de la Présidente ou transmet les éléments de dossier aux Vice-présidents ou conseillers régionaux sollicités
Accompagne la Présidente ou le Vice-président jusqu'au lieu de l'événement et reste en sa présence si nécessaire
Missions complémentaires liées à l'organisation des manifestations
Centralisation et transmission d'éléments d'information au conseiller technique chargé des discours de la Présidente
Assure la liaison avec le service sécurité et l'accueil (liste des participants, signalisation des éventuels VIP et personnes à mobilité réduite)
Missions complémentaires liées à la communication événementielle : commande de photographe, identification régionale des espaces (kakemonos, banderole...), cadeaux...
Activité de gestion administrative
Met en place des procédures liées au développement du pôle manifestations internes
Contribue à la réalisation du bilan annuel d'activité.
Mise à jour du tableau de suivi des évènement interne et rédaction de l'agenda régional
Profils recherchés
- Connaissances du contexte et des enjeux de la collectivité
- Expérience dans l'événementiel
- Maîtrise des outils bureautiques
- Connaissances des règles protocolaires
- Capacité à travailler en autonomie, sens de l'organisation et sens des priorités
- Rigueur
- Respect de la confidentialité, grandes qualités relationnelles et sens de la diplomatie (travail avec le Cabinet, les élus et les services)
- Aptitude à travailler en équipe (avec le cabinet et les services opérationnels et fonctionnels), sens du partenariat et capacités de négociation
Réactivité, capacités d'adaptation, esprit d'initiative
- Expérience dans l'événementiel
- Maîtrise des outils bureautiques
- Connaissances des règles protocolaires
- Capacité à travailler en autonomie, sens de l'organisation et sens des priorités
- Rigueur
- Respect de la confidentialité, grandes qualités relationnelles et sens de la diplomatie (travail avec le Cabinet, les élus et les services)
- Aptitude à travailler en équipe (avec le cabinet et les services opérationnels et fonctionnels), sens du partenariat et capacités de négociation
Réactivité, capacités d'adaptation, esprit d'initiative
Contact et modalités de candidature
Contact
0153855385
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation via le site Internet www.iledefrance.fr Rubrique Offres d'emploi Référence n°
Madame la Présidente
https://www.iledefrance.fr/region-recrute
Madame la Présidente
https://www.iledefrance.fr/region-recrute
Adresse de l'employeur
Conseil Régional d'Ile de France
>2, rue Simone Veil
93400 ST OUEN
>2, rue Simone Veil
93400 ST OUEN
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.