Gestionnaire accueil citoyen de niveau 2

• Accueil physique et téléphonique des usagers
• Orientation, information et conseil aux usagers dans leurs démarches et prise de rendez-vous
• Utilisation et pilotage de l’outil de gestion de flux
• Utilisation et animation de l’IntraDac (intranet dynamique et base de connaissance de la direction)
Gestion de la GRC :
• Démarches familles
• Démarches citoyennes
Affaires générales :
• Instruire et gérer les dossiers d’inscription électorale, d’attestation de changement de résidence
• Attestations d’accueil : gestion des dossiers depuis la signature par l’élu jusqu’à la remise
• Demandes des titres biométriques : assurer le recueil, l’instruction et le suivi (recueil, rejet), la réception et la remise
• Gérer les demandes de passeport d’urgence en lien avec les responsables et des demandes de titre biométrique avec traitement prioritaire
• Gérer l’enregistrement et les destructions physiques et informatiques quotidiennes des titres biométriques
Etat civil :
• Assurer la délivrance des actes d’état civil, la réception et la remise des livrets de famille et procéder aux légalisations de signature et certifiés conformes


Famille :
• Délivrer les informations et documents relatifs à la création d’une famille, aux préinscriptions et dérogations scolaires, au calcul du quotient familial, au changement de situation familiale
• Accompagnement des familles à l’utilisation de l’Espace citoyen et au fonctionnement des réservations des activités municipales payantes
• Délivrer les informations et les documents relatifs aux inscriptions annuelles ou stages : FAN, EMS, conservatoire, crèches.
Affaires militaires
• Recevoir et instruire les recensements citoyens
Expert métier Accueil général de l’Hôtel de Ville de niveau 1

Assurer l’accueil physique de tous les visiteurs de l’Hôtel de Ville
• Poser les « bonnes questions » pour une compréhension du besoin,
• Piloter et utiliser l’outil de gestion de flux et de ticketing
• Etre capable d’identifier le besoin en fonction des informations délivrées par l’usager ou l’intervenant extérieur
• S’assurer d’avoir bien cerné le besoin des personnes
• En fonction de cela :
• Orienter les interlocuteurs vers la bonne personne ou le bon service de la collectivité ou des services publics quel qu’ils soient
• Informer les interlocuteurs des évènements, manifestations ou prestations à leur disposition
o Accompagner les personnes en difficulté physique jusqu’au service désiré
• Réceptionner toutes les livraisons et se charger de la récupération par les services destinataires
• Réceptionner des plis et tenir à jour le registre de suivi et des objets (badges, clefs) et en assurer la remise au collègue ou service concerné.
• Gérer le besoin et la diffusion des multiples documents remis aux usagers émanant des autres services
• Gérer la diffusion des notices et formulaires propres à l’unité et être force de proposition auprès de la hiérarchie pour proposer une information documentaire actualisée et de qualité
• Gérer l’affichage de l’accueil
• Gérer l’accès aux deux parkings de la Mairie
• Gérer les « événements » situés à l’accueil (appels au vote divers, distribution de graines, remise des disques bleus, collecte des bouchons et des piles etc.)
• Gérer le photocopieur et le photomaton situés dans le hall et aider les usagers à s’en servir
• Gérer le parc Mairie des vélos électriques
• Enregistrement de tous les types de courriers déposés à l’accueil
• Gérer le calendrier et le planning de la semaine (réunions internes et externes)
• Gérer l’ouverture de la porte du fond qui donne accès aux escaliers, ascenseur et salles
• Gérer les rendez-vous des élus et services par téléphone ou physique
• Assurer l’ouverture et la fermeture des portes de l’Hôtel-de-Ville en cas d’empêchement des gardiens
• Se tenir au fait des services proposés sur la Ville et des évolutions de l’organigramme

Assurer l’accueil téléphonique du standard général
• Filtrer les appels,
• Renseigner et orienter les interlocuteurs,
• Interroger les interlocuteurs pour bien cerner la demande,
• Savoir identifier le besoin précis et la personne ou le service désiré
• Basculer les appels vers les bons services en fonction des informations recueillies auprès de son interlocuteur
• Composer les numéros pour les responsables et leur passer la communication,
• Effectuer des recherches de numéros et d’informations sur Internet.
• Se tenir informé et mettre à jour quotidiennement le répertoire, outil de travail du standard
• Gérer la procédure de mise à jour semestrielle de l’annuaire de la collectivité
• Se tenir quotidiennement informé de tous les évènements et manifestations sur la ville par le biais d’internet



Officier lors des cérémonies


• Prendre en charge le protocole lors des cérémonies et événements (mariages, parrainages civils, Inaugurations…) :
o Préparation des lieux,
o Accompagnements des cortèges ou des personnalités
o Organisation de la cérémonie ou de l’événement (placement du public, prise de parole etc.)