Elaboration d’une stratégie et Pilotage des événements municipaux
● Définir la stratégie événementielle de la Commune en collaboration avec le directeur de pôle et les élus,
● Proposer des concepts, formats et contenus pour les événements de la ville en pilotage direct,
● Élaborer et mettre à jour le planning des événements de la ville et s’assurer de sa communication auprès des élus et services concernés,
● Conduire et mettre en place des événements/animations municipaux destinés à renforcer le lien social sur tout le territoire et valoriser la vie associative dans la ville à travers l’organisation d’évènements ;
● Organiser et piloter les temps forts événementiels de la ville tels que la fête de la ville, la programmation estivale et le dispositif « Ile-Saint-Denis plage », la fête des lumières, le forum des associations, le café associatif, le vide grenier et la soirée du bénévolat principalement.
● Assurer le suivi des principaux évènements associatifs en lien avec les services municipaux (communication, technique, etc.).
● Accompagner, conseiller et apporter un soutien méthodologique aux événements portés par les autres services municipaux au besoin.
● Élaborer et gérer le budget du service
● Piloter et suivre les appels à projets liés aux prestations événementielles,
● Rechercher et piloter les prestataires,
● Organiser et animer des réunions de travail,
● Réaliser une veille et un benchmarking des événements, animations, prestataires…
● Mettre en œuvre un dispositif d’évaluation des événements,
● Assurer la gestion administrative et financière de chaque événement,
● Anticiper l’ensemble des besoins de réception, décoration, goodies et s’assurer de la gestion des commandes et des stocks,
● Centraliser l’ensemble des besoins techniques liés aux événements (électricité, informatique, vidéo, sonorisation, barriérage, rédaction et affichage des arrêtés, signalétique, plans, demandes de véhicules, renforts RH, conformité de sécurité…) et faire le lien avec les services municipaux compétents : services techniques, police municipale, communication…
● Piloter le suivi de la mise en œuvre et du bon déroulement des événements, ainsi que la coordination logistique et technique le jour J (feuille de route, programme de l’évènement, filage, listings…)
Appui et information du tissu associatif
● Aider à la structuration des associations locales :
- Aide et conseil à l’élaboration, modification des statuts,
- Éclairage sur le cadre légal et juridique en termes de fonctionnement et de gouvernance associative,
- Appui et renseignements dans les démarches déclaratives auprès de la préfecture,
- Initiation aux bonnes pratiques de gestion administratives et financières.
● Relayer et diffuser aux associations les informations sur la vie locale et les impliquer dans les temps forts communaux.
● Mettre en place d’un dispositif de formation des bénévoles
● Enregistrer et instruire les demandes de subventions, assurer le suivi de leur versement en lien avec la direction des finances ;
● Participer à la réflexion sur les critères d’attribution de subventions en lien avec les élus ;
Impulsion et entretien d’une dynamique d’animation de l’ensemble de la vie associative
● Animer une logique d’échange des savoirs et des savoir-faire (café associatif, soirée du bénévolat, groupes de travail thématique …) ;
● Développer des coopérations entre associations locales notamment autour de leurs évènements et créer des modalités de communications en mode réseau (boucle réseau social, sms, plateforme etc.).
● Orienter les associations vers les appels à projet et les soutenir, leur apporter des conseils méthodologiques au besoin dans la rédaction des dossiers ;
● Réunir et animer le CVA (comité de la vie associative) en lien avec l’élu.e référent.
● Elaborer un guide dynamique et évolutif de la vie associative et un annuaire des associations sur le site de la ville.
● Mettre à jour annuellement les fichiers des associations et des informations du site
Internet de la commune ;
Soutien technique et accompagnement des initiatives associatives
● Apporter aux associations un appui technique dans le montage de projet
● Accompagner et appuyer les associations dans la concrétisation de leurs initiatives (soutien logistique, information, conseils…) ;
● Assurer l’organisation et le suivi des mises à disposition des salles et équipements municipaux aux associations (organiser l’état des lieux d’entrée et sortie), badges ou clés, infrastructures, matériel pour les associations et les particuliers ;
● Elaborer et assurer le suivi des fiches et conventions de mise à disposition des locaux municipaux et de prêt de matériel.
● Superviser l’exploitation des établissements, des salles, des équipements (accueil, hygiène, logistique, sécurité, prévention des risques professionnels, maintenance, relations avec les usagers) utilisés par les associations.
Encadrement, suivi budgétaire et administratif de l’activité du service
● Gestion administrative et budgétaire du service ;
● Suivi et instruction des demandes de subvention (fonds d’initiatives locales, subventions de fonctionnement aux associations, contrat de ville…) ;
● Rédaction de notes de synthèse, délibérations, d’un rapport d’activité ou bilan annuel