Assistant de direction (h/f)
Offre n° O093260415001291
Publiée le 15/04/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Hôtel du département, Bobigny (Seine-Saint-Denis (93))
Poste à pourvoir le
01/06/2026
Date limite de candidature
24/05/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Il·elle assure un appui autonome et structurant au·à la directeur·trice et à l'équipe de direction dans leurs missions et responsabilités en termes de secrétariat, d'organisation fonctionnelle, de gestion administrative, de gestion du budget, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers et de projets. L'assistant·e de direction accompagne le·la directeur·trice afin de faciliter et d’optimiser la gestion administrative de son activité. En étroite collaboration avec le·la directeur·trice, il·elle est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l’ensemble des activités visant à le·la seconder. Il·elle participe au suivi de projets transversaux pilotés par la direction (suivi budgétaire et administratifs, saisie et mise à jour de bases de données).
Missions / conditions d'exercice
1- Assurer les fonctions relatives au secrétariat
Gestion proactive de l'agenda de la direction, Accueil, filtrage et orientation des interlocuteurs, Gestion des parapheurs et du courrier (Elise, classement …), Rédaction et relecture de notes et de courriels à la demande de la direction, dans le respect des chartes départementales, Appui technique à l'application Chronos, Prise de notes lors de réunions, Mise à jour de l'annuaire de la direction (fiabilisation, mise à jour et extraction de fichiers contacts, mise en forme des listes de diffusions internes/externes), Gestion de la boite email de structure, Classement et archivage papier/numérique
2- Organisation fonctionnelle, logistique et administrative de la direction
Organisation logistique des réunions, évènements et déplacements, Préparation des ordres du jours, convocations et dossiers supports, Gestion des fournitures et des relations avec les prestataires , Gestion des déplacements nationaux et internationaux de l'équipe de direction et suivi des remboursements des frais de mission, Contribution au processus d’information en assurant la centralisation et la circulation des informations, Organisation du tri et de l’archivage des dossiers et documents de la direction
3- Gestion administrative, comptable et budgétaire (en lien avec le chargé des affaires générales)
Emission et suivi de bons de commande, Suivi des engagements comptables et vérifications des pièces, Suivi des factures, conformité et rapprochement, Appui à la préparation budgétaire et aux reportings financiers
Savoir travailler en équipe et développer des méthodes de travail partagées
- Savoir respecter les obligations de discrétion et de confidentialité
- Savoir rendre compte et transmettre les informations
- Savoir alerter ses interlocuteurs et/ou sa ligne hiérarchique des aléas, contraintes et difficultés techniques
- Savoir établir une relation de confiance avec le cadre
- Savoir adapter son mode relationnel, son discours à l’oral et/ou à l’écrit, aux différents interlocuteurs rencontrés dans son activité professionnelle
Savoir intégrer les priorités de la direction dans la gestion quotidienne des activités
- Connaître l'environnement institutionnel et le circuit de prise de décision
- Savoir organiser l'agenda, planifier et organiser des réunions
- Savoir recevoir, filtrer, orienter les appels téléphoniques et les sollicitations par courrier électronique
- Savoir assurer le suivi des documents administratifs dans les circuits de décision
- Savoir gérer et suivre les stocks (fournitures, papier, matériels d’impression)
Maitriser les outils bureautiques et les logiciels métier spécifiques
- Savoir élaborer des outils de gestion et des procédures
- Savoir créer et partager des outils de suivis et/ou tableaux de bord (plannings, tableaux de suivi, supports de réunions, outils logistiques, de classement, d'archivage et de communication, etc.)
- Maîtriser la syntaxe et l'orthographe et être rigoureux dans la mise en forme et la relecture des documents
- Savoir prendre des notes, rédiger des comptes rendus de réunion et des courriers simples, et/ou mettre en forme tout type de courrier
- Connaître les circuits et procédures administratives internes à la collectivité
Gestion proactive de l'agenda de la direction, Accueil, filtrage et orientation des interlocuteurs, Gestion des parapheurs et du courrier (Elise, classement …), Rédaction et relecture de notes et de courriels à la demande de la direction, dans le respect des chartes départementales, Appui technique à l'application Chronos, Prise de notes lors de réunions, Mise à jour de l'annuaire de la direction (fiabilisation, mise à jour et extraction de fichiers contacts, mise en forme des listes de diffusions internes/externes), Gestion de la boite email de structure, Classement et archivage papier/numérique
2- Organisation fonctionnelle, logistique et administrative de la direction
Organisation logistique des réunions, évènements et déplacements, Préparation des ordres du jours, convocations et dossiers supports, Gestion des fournitures et des relations avec les prestataires , Gestion des déplacements nationaux et internationaux de l'équipe de direction et suivi des remboursements des frais de mission, Contribution au processus d’information en assurant la centralisation et la circulation des informations, Organisation du tri et de l’archivage des dossiers et documents de la direction
3- Gestion administrative, comptable et budgétaire (en lien avec le chargé des affaires générales)
Emission et suivi de bons de commande, Suivi des engagements comptables et vérifications des pièces, Suivi des factures, conformité et rapprochement, Appui à la préparation budgétaire et aux reportings financiers
Savoir travailler en équipe et développer des méthodes de travail partagées
- Savoir respecter les obligations de discrétion et de confidentialité
- Savoir rendre compte et transmettre les informations
- Savoir alerter ses interlocuteurs et/ou sa ligne hiérarchique des aléas, contraintes et difficultés techniques
- Savoir établir une relation de confiance avec le cadre
- Savoir adapter son mode relationnel, son discours à l’oral et/ou à l’écrit, aux différents interlocuteurs rencontrés dans son activité professionnelle
Savoir intégrer les priorités de la direction dans la gestion quotidienne des activités
- Connaître l'environnement institutionnel et le circuit de prise de décision
- Savoir organiser l'agenda, planifier et organiser des réunions
- Savoir recevoir, filtrer, orienter les appels téléphoniques et les sollicitations par courrier électronique
- Savoir assurer le suivi des documents administratifs dans les circuits de décision
- Savoir gérer et suivre les stocks (fournitures, papier, matériels d’impression)
Maitriser les outils bureautiques et les logiciels métier spécifiques
- Savoir élaborer des outils de gestion et des procédures
- Savoir créer et partager des outils de suivis et/ou tableaux de bord (plannings, tableaux de suivi, supports de réunions, outils logistiques, de classement, d'archivage et de communication, etc.)
- Maîtriser la syntaxe et l'orthographe et être rigoureux dans la mise en forme et la relecture des documents
- Savoir prendre des notes, rédiger des comptes rendus de réunion et des courriers simples, et/ou mettre en forme tout type de courrier
- Connaître les circuits et procédures administratives internes à la collectivité
Profils recherchés
Niveau IV ou niveau V ; Baccalauréat, BTS, DUT ..
NIVEAU EXPÉRIENCE SOUHAITÉ
NIVEAU EXPÉRIENCE SOUHAITÉ
Contact et modalités de candidature
Contact
0143939393
Informations complémentaires
pour en savoir plus sur notre belle Collectivité, une seule adresse : https://seinesaintdenis.fr/emploi-entrepreneuriat/recrutement-offres-d-emploi/
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.