Assistant de direction (h/f)
Offre n° O093260417001033
Publiée le 17/04/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, aux portes de Paris, Montreuil est la cinquième ville d'Île-de-France (109 200 habitants, 3 000 collaborateurs, 19 directions et près de 70 services municipaux). Riche d'une histoire dont témoigne son patrimoine (industriel, horticole avec les murs à pêches), Montreuil se caractérise par sa mixité sociale et urbaine (présence de grands parcs, de squares et de rues piétonnes) mais également par son dynamisme et son évolution constante marquée par de grands projets. Elle constitue l'un des acteurs majeurs de l'établissement public territorial Est Ensemble et bénéficie d'un vrai maillage de transports publics (3 stations de métro, 12 lignes de bus et une arrivée prochaine du tramway).
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Mairie, place Jean Jaurès, Montreuil (Seine-Saint-Denis (93))
Poste à pourvoir le
16/06/2026
Date limite de candidature
16/06/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Nombre de postes
3
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Animateur
Animateur principal de 2ème classe
Animateur principal de 1ère classe
Adjoint d'animation
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Animateur
Animateur principal de 2ème classe
Animateur principal de 1ère classe
Adjoint d'animation
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Définition de poste
Sous l’autorité de la directrice des solidarités et du CCAS, l’assistante de direction assiste la directrice afin d’optimiser la gestion de son activité. Il ou elle organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure. Il ou elle peut prendre en charge le suivi complet de dossiers ou d’évènements spécifiques. En lien avec le service administration générale de la direction, il ou elle assure une veille juridique, recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif des différents services ou missions : personnes âgées, solidarités, alimentation solidaire, insertion emploi et économie sociale et solidaire. Il ou elle assiste la directrice pour la préparation et la mise en place du conseil d’administration du CCAS.
Sous l’autorité de la directrice des solidarités et du CCAS, l’assistante de direction assiste la directrice afin d’optimiser la gestion de son activité. Il ou elle organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure. Il ou elle peut prendre en charge le suivi complet de dossiers ou d’évènements spécifiques. En lien avec le service administration générale de la direction, il ou elle assure une veille juridique, recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif des différents services ou missions : personnes âgées, solidarités, alimentation solidaire, insertion emploi et économie sociale et solidaire. Il ou elle assiste la directrice pour la préparation et la mise en place du conseil d’administration du CCAS.
Missions / conditions d'exercice
Missions :
Appui à la directrice des solidarités et du CCAS :
Gérer l’agenda de la directrice sur Outlook : Planifier et organiser les rendez-vous, réunions, points avec les élus et les cadres de la direction, déplacements. Préparer en amont les dossiers utiles et prendre des notes lors des réunions.
Anticiper pour alimenter l’ordre du jour de la réunion de direction en identifiant les sujets attendus par les cadres de la direction et les informations essentielles à transmettre.
Réaliser des travaux de bureautique : mettre en forme tous types de documents. Traiter le courrier entrant et sortant de la direction, les mails et appels téléphoniques (recevoir, filtrer et orienter les appels).
Suivi et réponses aux courriers dans le logiciel Maarch. Réceptionner, traiter et diffuser les informations nécessaires au bon fonctionnement de la direction pour gérer les urgences. Trier, classer et archiver les documents : classer et ordonner les dossiers de manière simple et accessible. Opérer un tri régulier parmi les dossiers. Assister la directrice dans le suivi des ressources humaines, (suivi des grèves, suivi des congés et absences)
Participer aux projets transversaux de la direction.
Organiser les conseils d’administration du CCAS :
Etablir le rétro planning, rédiger les ordres du jour. Fournir les maquettes de note de synthèse et projets de délibérations aux cadres du CCAS.
Centraliser, relire et vérifier la mise en forme des notes et projets de délibérations, les rapports et documents annexes, gérer les convocations.
Assurer l’envoi des convocations et des documents de séance.
Mettre en forme et gérer le suivi des décisions, arrêtés et conventions, transmission au Contrôle de Légalité, diffusion et classement
Constituer le registre des délibérations et le recueil des actes administratifs du CCAS.
En lien avec le service administration générale de la direction assure une veille juridique spécifique au CCAS.
Appui aux cadres de la direction :
En lien avec la responsable administrative du service personnes âgées et les agentes administratives des autres services : Réceptionner les appels téléphoniques : Recevoir, filtrer et orienter les appels vers les services concernés.
Aider à la réalisation des travaux de bureautique : proposer des modèles de prises de notes et de mise en forme de tous types de courriers.
Gérer et centraliser les demandes aux directions ressources, accès serveur, badges, centralisation des EPA, (DSIIN, DPSTP, DRH etc.)
Anticiper les commandes de fournitures et les centraliser pour la direction.
Référent-e archives matérielles et dématérialisées de la direction :
Assure l’archivage des documents de la directrice. Accompagne et soutien méthodologiquement les référents archives des services et les chargés de missions de la direction dans cette démarche.
Appui à la directrice des solidarités et du CCAS :
Gérer l’agenda de la directrice sur Outlook : Planifier et organiser les rendez-vous, réunions, points avec les élus et les cadres de la direction, déplacements. Préparer en amont les dossiers utiles et prendre des notes lors des réunions.
Anticiper pour alimenter l’ordre du jour de la réunion de direction en identifiant les sujets attendus par les cadres de la direction et les informations essentielles à transmettre.
Réaliser des travaux de bureautique : mettre en forme tous types de documents. Traiter le courrier entrant et sortant de la direction, les mails et appels téléphoniques (recevoir, filtrer et orienter les appels).
Suivi et réponses aux courriers dans le logiciel Maarch. Réceptionner, traiter et diffuser les informations nécessaires au bon fonctionnement de la direction pour gérer les urgences. Trier, classer et archiver les documents : classer et ordonner les dossiers de manière simple et accessible. Opérer un tri régulier parmi les dossiers. Assister la directrice dans le suivi des ressources humaines, (suivi des grèves, suivi des congés et absences)
Participer aux projets transversaux de la direction.
Organiser les conseils d’administration du CCAS :
Etablir le rétro planning, rédiger les ordres du jour. Fournir les maquettes de note de synthèse et projets de délibérations aux cadres du CCAS.
Centraliser, relire et vérifier la mise en forme des notes et projets de délibérations, les rapports et documents annexes, gérer les convocations.
Assurer l’envoi des convocations et des documents de séance.
Mettre en forme et gérer le suivi des décisions, arrêtés et conventions, transmission au Contrôle de Légalité, diffusion et classement
Constituer le registre des délibérations et le recueil des actes administratifs du CCAS.
En lien avec le service administration générale de la direction assure une veille juridique spécifique au CCAS.
Appui aux cadres de la direction :
En lien avec la responsable administrative du service personnes âgées et les agentes administratives des autres services : Réceptionner les appels téléphoniques : Recevoir, filtrer et orienter les appels vers les services concernés.
Aider à la réalisation des travaux de bureautique : proposer des modèles de prises de notes et de mise en forme de tous types de courriers.
Gérer et centraliser les demandes aux directions ressources, accès serveur, badges, centralisation des EPA, (DSIIN, DPSTP, DRH etc.)
Anticiper les commandes de fournitures et les centraliser pour la direction.
Référent-e archives matérielles et dématérialisées de la direction :
Assure l’archivage des documents de la directrice. Accompagne et soutien méthodologiquement les référents archives des services et les chargés de missions de la direction dans cette démarche.
Profils recherchés
Sens du service public
Bon relationnel et capacité d’écoute
Discrétion et sens de la confidentialité
Connaissance des outils informatiques et bureautiques et aisance dans leur utilisation (notamment Excel, PowerPoint, Teams)
Capacité d’organisation et d’autonomie.
Capacité à s’approprier les logiciels en place.
Bon relationnel et capacité d’écoute
Discrétion et sens de la confidentialité
Connaissance des outils informatiques et bureautiques et aisance dans leur utilisation (notamment Excel, PowerPoint, Teams)
Capacité d’organisation et d’autonomie.
Capacité à s’approprier les logiciels en place.
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
f0d8d3.ville-de-montreuil@apply.werecruit.io
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.