Vous assurez l’accueil téléphonique et physique des rendez-vous du Maire ainsi que la gestion de sa boîte électronique. En lien étroit avec le Cabinet, vous organisez le temps professionnel de l’édile à travers la gestion de l’agenda, la planification des rendez-vous et des déplacements, le suivi des priorités et le rappel des informations importantes. Vous préparez les dossiers nécessaires aux rendez-vous et accompagnez le suivi administratif des rencontres du Maire, notamment avec les administrés, en coordination avec le Directeur de Cabinet. Vous assurez également la lecture et le suivi des courriers nécessitant une réponse du Maire et participez, en lien avec le Directeur de Cabinet, à la gestion de sa représentation. Vous réalisez, mettez en forme et assurez le suivi des documents administratifs tels que les prises de notes, rédactions, saisies, diffusions, classements, comptes rendus et présentations PowerPoint. En collaboration avec le Directeur Général des Services et les chefs de service, vous veillez au suivi des réponses apportées aux courriers et courriels sensibles. Vous assurez le filtrage et la transmission des informations à destination du Maire, du Directeur de Cabinet et de la Direction Générale des Services, tout en faisant le lien avec les secrétariats des différentes collectivités dans lesquelles le Maire siège ou exerce un mandat. Enfin, vous suppléez l’Assistante du Cabinet lors de ses absences