1. Structurer, piloter et gouverner le programme
Le/la Directeur.rice de projet assure le pilotage global du programme POLO et garantit sa mise en œuvre dans le respect des objectifs, des délais et des arbitrages définis.
À ce titre, il/elle :
• met en place et anime la gouvernance du programme ;
• définit les modalités de pilotage et de coordination entre les directions ;
• construit la feuille de route, le planning directeur et les outils de pilotage (tableaux de bord, suivi des risques, plan d'actions, indicateurs) ;
• identifie les chantiers, accompagne la désignation de leurs responsables et veille à leur coordination ;
• prépare et anime les Comités Projet et les Comités de Pilotage ;
• produit les supports d'aide à la décision, formalise les décisions et suit leur mise en œuvre ;
• prépare les arbitrages et assure le reporting auprès des DGA sponsors et des instances de gouvernance ;
• garantit la cohérence d'ensemble du programme, le respect des échéances et des priorités.
2. Maîtriser les risques et sécuriser la mise en œuvre
Le/la Directeur.rice de projet veille à la maîtrise des risques et à la sécurisation du programme afin de garantir les conditions de réussite du projet.
À ce titre, il/elle :
• identifie les risques susceptibles d'impacter le calendrier, les organisations ou les conditions d'exploitation du futur site ;
• met en place et suit les dispositifs de maîtrise des risques et les plans d'actions associés ;
• propose les mesures correctrices nécessaires et prépare les arbitrages lorsque des difficultés sont identifiées ;
• alerte les instances de gouvernance en cas de dérive ;
• veille à la cohérence des décisions prises entre les différents chantiers et à la bonne exécution des décisions actées.
3. Coordonner les directions contributrices
Le/la Directeur.rice de projet assure la coordination des travaux conduits par les différentes directions sans se substituer à leurs responsabilités opérationnelles.
Il/elle veille notamment :
• à la bonne articulation entre les différents chantiers ;
• à la cohérence des calendriers ;
• à l'identification des interfaces entre les projets ;
• à la bonne circulation de l'information ;
• à l'identification des dépendances et des risques ;
• à la préparation des arbitrages lorsque plusieurs directions sont concernées.
Il/elle coordonne notamment les interfaces entre les opérations techniques, pilotées par la DBL, et :
- les chantiers organisationnels (Directions concernées, DRH)
- les impacts RH et le dialogue social (DRH)
- la communication (Direction de la communication interne)
- la démarche d'accompagnement du changement (portée par la DITU).
Le/la Directeur.rice de projet favorise la coopération entre les directions et contribue à la résolution des difficultés de coordination.
4. Préparer les évolutions organisationnelles induites par le projet
Au-delà des enjeux immobiliers, le projet POLO implique une évolution de l’activité et des modes de travail de plusieurs équipes.
En lien avec les directions concernées, le/la Directeur.rice de projet coordonne les travaux visant à préparer ces évolutions organisationnelles, que celles-ci soient fonctionnelles ou structurelles, le cas échéant.
Les encadrantes et encadrants ainsi que leurs équipes constituent les principaux contributeurs de cette démarche.
À ce titre, il/elle :
• construit la feuille de route des expérimentations organisationnelles ;
• accompagne les directions dans l'identification et la mise en œuvre des évolutions organisationnelles ;
• en lien avec la DITU, suit les démarches de co-construction avec les encadrants et les équipes ;
• consolide les retours d'expérience, identifie les conditions de réussite et les points de vigilance ;
• prépare les arbitrages en vue de la généralisation ou de l'adaptation des organisations expérimentées.
Les travaux portent notamment sur :
Organisation des activités
• expérimentation de nouvelles modalités d'organisation des interventions ;
• adaptation des organisations aux futures modalités de fonctionnement du site.
Organisation territoriale
• identification de lieux de repli sur le territoire ;
• organisation des déplacements des équipes.
Logistique opérationnelle
• expérimentation de la livraison directe du matériel et des agents sur les chantiers ;
• évolution de l'organisation des magasiniers-livreurs ;
• identification des freins opérationnels ;
• évolution des modalités d'utilisation des véhicules professionnels.
Organisation des équipes
• conforter le rôle des chefs d'équipe dans l'organisation des interventions ;
• organiser des ateliers de travail avec les chefs d'équipe ;
• préparer les évolutions des pratiques managériales rendues nécessaires par le projet.
Fusion des magasins
En perspective du regroupement des deux magasins, le/la Directeur.rice de projet coordonne les travaux préparatoires portant notamment sur :
• l'organisation des activités ;
• les processus de travail ;
• les procédures ;
• les systèmes d'information ;
• les modalités de rattachement hiérarchique ;
• l'organisation des interfaces avec les autres équipes.
Il veille à la cohérence de ces travaux avec les autres composantes du projet.