MISSIONS PRINCIPALES :

1. Organisation et appui à l’activité du Maire et de la Direction générale

Gestion de l'agenda et organisation
• Assurer la gestion quotidienne et l'optimisation de l'agenda du Maire et, selon les besoins définis avec la DGS, de celui de la Direction générale ;
• Organiser les rendez-vous, réunions, déplacements et représentations ;
• Anticiper les échéances, contraintes d'agenda et temps de préparation nécessaires ;
• Organiser les réunions demandées par le Maire ou la DGS ;
• Préparer des dossiers de rendez-vous directement exploitables : objet, contexte, interlocuteurs, points d’attention et suites attendues ;
• Recueillir auprès des services les informations et documents nécessaires ;
• Assurer le suivi des engagements et des suites à donner aux rendez-vous, en lien avec la DGS et les services concernés ;
• Tenir à jour le calendrier des principales échéances municipales et institutionnelles.

Accueil et relations avec les interlocuteurs
• Assurer un premier niveau d'interface avec les interlocuteurs du Maire et de la Direction générale ;
• Accueillir et orienter les demandes ;
• Qualifier les demandes, apprécier leur urgence et leur sensibilité et identifier l'interlocuteur compétent ;
• Faciliter les relations avec les élus, services municipaux et partenaires institutionnels ;
• Assurer une transmission fiable et rapide de l'information.

2. Gestion et suivi du courrier
• Assurer la réception et le suivi du courrier entrant ;
• Identifier la nature de la demande ;
• Proposer son orientation vers le service ou l'interlocuteur compétent ;
• Assurer la traçabilité des demandes nécessitant une réponse ;
• Rédiger de manière autonome les courriers courants et proposer des projets de réponses argumentées pour les demandes nécessitant une analyse ;
• Mettre en forme les courriers et documents préparés par le Maire ou la DGS ;
• Tenir à jour les outils de suivi du courrier ;
• Assurer le classement et l'archivage des correspondances relevant de son périmètre.
Les projets de réponses sensibles, institutionnelles, juridiques ou engageant la position du Maire sont soumis à la DGS et/ou au Maire avant toute transmission.
La validation finale des documents ainsi que l'organisation des circuits de signature demeurent de la compétence de la Direction générale.

3. Appui aux missions du Cabinet et relations avec les élus

• Qualifier et suivre les sollicitations adressées au Maire, en repérer les enjeux et proposer une orientation ou une suite à donner ;
• Préparer des notes de contexte et de synthèse pour les rendez-vous du Maire, en identifiant les points d’attention et les informations restant à recueillir ;
• Pour les rendez-vous avec les administrés, élaborer des fiches de préparation et des propositions de réponse à partir d’informations vérifiées auprès des services, puis les soumettre à validation ;
• Formaliser les suites des rendez-vous, suivre les engagements pris et les échéances, effectuer les relances et alerter la DGS sur les difficultés ;
• Contribuer à la préparation de projets de prises de parole, de messages et d’éléments de langage du Maire, en lien avec les interlocuteurs concernés et sous réserve de validation ;
• Assurer le suivi des invitations adressées au Maire, recueillir ses indications quant à sa présence ou à sa représentation et coordonner, le cas échéant, la participation des élus concernés ;
• Contribuer à la préparation des rencontres institutionnelles : recueillir les informations auprès des services et partenaires, rédiger une fiche de contexte et proposer les points à aborder, sous la coordination et la validation de la DGS ;
• Assurer le lien avec les partenaires et interlocuteurs du Cabinet ; contribuer à l’organisation des représentations, cérémonies et événements du Maire, en lien avec les services compétents et dans le respect des usages protocolaires ;
• Tenir à jour les dossiers du Cabinet et un tableau de suivi des sollicitations, engagements, échéances et validations attendues ; assurer leur classement et leur confidentialité ;
• Effectuer une veille ciblée sur l’actualité locale et institutionnelle utile aux dossiers suivis ; transmettre une synthèse factuelle et signaler les sujets appelant une attention particulière ;

Ces missions sont exercées dans le cadre des orientations du Maire et en lien étroit avec la DGS. L’agent prépare, propose et assure le suivi ; les positions engageant la collectivité et les arbitrages sont validés par le Maire et/ou la DGS. Elle respecte le circuit hiérarchique et ne se substitue ni à la DGS dans le pilotage des services, ni aux services dans leurs missions propres.

4. Organisation administrative du Conseil municipal

Sous la responsabilité de la DGS, qui conserve la responsabilité de la préparation, de la rédaction et de la validation des projets de délibérations et du dossier soumis au Conseil municipal, l'agent assure l'organisation administrative et matérielle des séances.