Assistant ou Assistante de la Direction Générale du Pôle Lycées 620-26
Offre n° O093261112000868
Publiée le 12/11/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
À proximité immédiate de Paris, idéalement desservie en transports en commun (ligne de métro, bus, RER C), la Région s'est installée dans l'éco-quartier des Docks de Saint-Ouen offrant ainsi un environnement de travail innovant : bâtiment HQE, télétravail, salle de sport, services, avec un mode de management réinventé : confiance, autonomie, responsabilité.
La Région Ile-de-France gère 474 lycées en Ile de France et 8800 agents et agentes des lycées. Elle s’engage dans une politique de bien-être de ses collaborateurs en mettant en œuvre des actions de préservation de leur santé, des parcours de formation et des carrières évolutives.
La Région Ile-de-France gère 474 lycées en Ile de France et 8800 agents et agentes des lycées. Elle s’engage dans une politique de bien-être de ses collaborateurs en mettant en œuvre des actions de préservation de leur santé, des parcours de formation et des carrières évolutives.
Lieu de travail
2, rue Simone Veil, Saint-Ouen-sur-Seine (Seine-Saint-Denis (93))
Poste à pourvoir le
01/01/2027
Date limite de candidature
13/12/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une disponibilité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Vous assurez l’assistance administrative et organisationnelle de la Directrice Générale Adjointe, en facilitant le pilotage de ses activités, la coordination des dossiers et le suivi des priorités avec les différents interlocuteurs.
Missions / conditions d'exercice
Assister la Direction Générale ; assurer les missions classiques d'assistante de direction.
Procéder à l'enregistrement et à la diffusion du courrier arrivé (ELISE ou version papier) aux directions et services, à la gestion de l'agenda, l'organisation et la gestion des réunions, la préparation des dossiers, la saisie et mise en forme de notes, courriers, mailings, publipostages, etc.
Assurer la gestion, l'enregistrement et le suivi des parapheurs
Garantir la gestion et suivi du planning de réservation des salles de réunion, les commandes de mobiliers, les stocks de fournitures, classement pour la Direction générale
Assurer la correspondance informatique de la Direction générale et réorganiser le réseau informatique du Pôle Lycées
Gérer et suivre les demandes informatiques via le logiciel EXCEL, attribuer les droits réseaux, délivrer logins et mots de passe de connexion.
Assurer le suivi des demandes de nouveaux matériels ou remplacements via le logiciel TWS, lien direct avec le service informatique
Restructurer et optimiser l’arborescence des répertoires « DGA », en étroite collaboration avec la direction générale du pôle, mettre en place une organisation claire, sécurisée et pérenne des fichiers partagés
Assister aux réunions de cadrage avec les référents du pôle transformation numérique
Animer de manière transverse le travail de réorganisation du serveur des directions du Pôle
Assister le SIRE
Coordonner et harmoniser les supports (notes, diaporamas, etc.) impliquant plusieurs directions (COSUI OS, COPIL…)
Assurer le traitement administratif et financier des projets du SIRE (bons de commande et factures évènements, projets transverses et ponctuels)
Accompagner le SIRE dans des missions ponctuelles : publipostage, signalétique, événements…
Mise à jour des annuaires relatifs au milieu scolaire : organisations syndicales, rectorats, personnalités qualifiées…
Mettre en place un calendrier de suivi des événements du Pôle
Assurer la fonction de référente GTA (logiciel de congés) de la Direction générale
Gérer les droits pour les nouveaux arrivants, attribuer les rôles de chaque agent. Intervenir en cas de changement de services, de direction, d'unité.
Répondre aux difficultés des agents sur le logiciel : congés à supprimer, à modifier.. / Répondre aux questions des agents.
Gérer le planning de congés du comité de direction élargi (directeurs et chefs de service) à l'attention de la Direction générale.
Préparation des dossiers de commissions CP/CR
Suivi et préparation des dossiers CP/CR (dates/planning, deadline rendus sur air delib, impression dossiers CE/CP/CR, impression et suivi des réponses aux amendements, transmission des fiches de synthèse)
Procéder à l'enregistrement et à la diffusion du courrier arrivé (ELISE ou version papier) aux directions et services, à la gestion de l'agenda, l'organisation et la gestion des réunions, la préparation des dossiers, la saisie et mise en forme de notes, courriers, mailings, publipostages, etc.
Assurer la gestion, l'enregistrement et le suivi des parapheurs
Garantir la gestion et suivi du planning de réservation des salles de réunion, les commandes de mobiliers, les stocks de fournitures, classement pour la Direction générale
Assurer la correspondance informatique de la Direction générale et réorganiser le réseau informatique du Pôle Lycées
Gérer et suivre les demandes informatiques via le logiciel EXCEL, attribuer les droits réseaux, délivrer logins et mots de passe de connexion.
Assurer le suivi des demandes de nouveaux matériels ou remplacements via le logiciel TWS, lien direct avec le service informatique
Restructurer et optimiser l’arborescence des répertoires « DGA », en étroite collaboration avec la direction générale du pôle, mettre en place une organisation claire, sécurisée et pérenne des fichiers partagés
Assister aux réunions de cadrage avec les référents du pôle transformation numérique
Animer de manière transverse le travail de réorganisation du serveur des directions du Pôle
Assister le SIRE
Coordonner et harmoniser les supports (notes, diaporamas, etc.) impliquant plusieurs directions (COSUI OS, COPIL…)
Assurer le traitement administratif et financier des projets du SIRE (bons de commande et factures évènements, projets transverses et ponctuels)
Accompagner le SIRE dans des missions ponctuelles : publipostage, signalétique, événements…
Mise à jour des annuaires relatifs au milieu scolaire : organisations syndicales, rectorats, personnalités qualifiées…
Mettre en place un calendrier de suivi des événements du Pôle
Assurer la fonction de référente GTA (logiciel de congés) de la Direction générale
Gérer les droits pour les nouveaux arrivants, attribuer les rôles de chaque agent. Intervenir en cas de changement de services, de direction, d'unité.
Répondre aux difficultés des agents sur le logiciel : congés à supprimer, à modifier.. / Répondre aux questions des agents.
Gérer le planning de congés du comité de direction élargi (directeurs et chefs de service) à l'attention de la Direction générale.
Préparation des dossiers de commissions CP/CR
Suivi et préparation des dossiers CP/CR (dates/planning, deadline rendus sur air delib, impression dossiers CE/CP/CR, impression et suivi des réponses aux amendements, transmission des fiches de synthèse)
Profils recherchés
Vous maîtrisez les techniques de secrétariat, de gestion administrative et d’organisation.
Vous savez gérer les agendas, organiser les réunions et coordonner les déplacements.
Vous maîtrisez les outils bureautiques et les outils collaboratifs.
Vous disposez de bonnes capacités de rédaction, de synthèse et de mise en forme des documents.
Vous connaissez le fonctionnement des collectivités territoriales et leur environnement institutionnel.
Vous savez assurer le suivi des dossiers, des échéances et des décisions.
Vous êtes capable de coordonner les échanges avec les directions, les services et les partenaires institutionnels.
Vous savez gérer les priorités et traiter plusieurs dossiers simultanément.
Vous faites preuve de discrétion, de confidentialité.
Vous êtes organisé/organisée, rigoureux/rigoureuse et réactif/réactive.
Vous avez le sens des priorités et de l'anticipation.
Vous disposez d'un excellent relationnel et d'un bon esprit d'équipe.
Vous faites preuve d'autonomie, de diplomatie et d'adaptabilité.
Vous savez gérer les agendas, organiser les réunions et coordonner les déplacements.
Vous maîtrisez les outils bureautiques et les outils collaboratifs.
Vous disposez de bonnes capacités de rédaction, de synthèse et de mise en forme des documents.
Vous connaissez le fonctionnement des collectivités territoriales et leur environnement institutionnel.
Vous savez assurer le suivi des dossiers, des échéances et des décisions.
Vous êtes capable de coordonner les échanges avec les directions, les services et les partenaires institutionnels.
Vous savez gérer les priorités et traiter plusieurs dossiers simultanément.
Vous faites preuve de discrétion, de confidentialité.
Vous êtes organisé/organisée, rigoureux/rigoureuse et réactif/réactive.
Vous avez le sens des priorités et de l'anticipation.
Vous disposez d'un excellent relationnel et d'un bon esprit d'équipe.
Vous faites preuve d'autonomie, de diplomatie et d'adaptabilité.
Contact et modalités de candidature
Contact
0153855385
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation via le site Internet www.iledefrance.fr Rubrique Offres d'emploi Référence n°
Madame la Présidente
https://www.iledefrance.fr/region-recrute
Madame la Présidente
https://www.iledefrance.fr/region-recrute
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.