Assistant de direction (h/f)
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Offre n° O094230100915683
Publiée le 28/09/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
VILLE DE VITRY SUR SEINE
près de 100 000 habitants - 1ère ville du Département
située à 7 mn de Paris par la ligne C du RER
près de 100 000 habitants - 1ère ville du Département
située à 7 mn de Paris par la ligne C du RER
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Mairie, 2 avenue Youri Gagarine, Vitry-sur-Seine (Val-de-Marne)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Plurielle, populaire et solidaire, Vitry-sur-Seine (95.100 habitants - 2.200 agents) est la plus grande ville du Val de Marne, et la plus peuplée. Située à 6 minutes de Paris par la ligne C du RER, elle est riche de nombreux équipements socio-éducatifs, culturels et sportifs, d'espaces verts et d'activités économiques.
L'arrivée de nouvelles lignes de transports en commun (nouvelle ligne de tramway T9, deux stations du futur métro Grand Paris Express, une ligne de bus Tzen) contribue à son développement. Première ville du Val-de-Marne, Vitry-sur-Seine affirme la richesse de ses atouts et déploie son potentiel au sein de la métropole du Grand-Paris.
La Direction Générale des Services assure la coordination générale des services pour la mise en œuvre des décisions locales.
Au sein de la Direction Générale des Services, vous assisterez les Directeurs généraux adjoints des services affectés afin d'optimiser le suivi de la gestion des activités et assurer la coordination et la transversalité interservices de la Direction Générale. Vous contribuerez à l'organisation et à la coordination des informations internes et/ou externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la direction et/ou de l'administration communale. De façon générale, vous apporterez une aide permanente à la Direction générale adjointe en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, de suivi et de classement des dossiers, de gestion de fichiers partagés...
L'arrivée de nouvelles lignes de transports en commun (nouvelle ligne de tramway T9, deux stations du futur métro Grand Paris Express, une ligne de bus Tzen) contribue à son développement. Première ville du Val-de-Marne, Vitry-sur-Seine affirme la richesse de ses atouts et déploie son potentiel au sein de la métropole du Grand-Paris.
La Direction Générale des Services assure la coordination générale des services pour la mise en œuvre des décisions locales.
Au sein de la Direction Générale des Services, vous assisterez les Directeurs généraux adjoints des services affectés afin d'optimiser le suivi de la gestion des activités et assurer la coordination et la transversalité interservices de la Direction Générale. Vous contribuerez à l'organisation et à la coordination des informations internes et/ou externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la direction et/ou de l'administration communale. De façon générale, vous apporterez une aide permanente à la Direction générale adjointe en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, de suivi et de classement des dossiers, de gestion de fichiers partagés...
Missions / conditions d'exercice
Sous l'autorité hiérarchique des Directeurs généraux adjoints des services, vous assurerez les missions suivantes :
* Assistance professionnelle des Directions générales adjointes affectées au poste :
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en concertation avec la Direction générale adjointe et en fonction de ses priorités ;
- Organiser des réunions complexes et suivre la logistique de ces réunions ;
- Partager l'agenda électroniquement selon les paramètres de confidentialité et gestion du courrier (logiciel GEC ELISE) ;
- Rappeler les informations importantes et transmettre les messages ;
- Suivi des retours des entretiens professionnels par les Directions ;
- Organiser les déplacements professionnels.
* Réalisation et mise en forme de travaux de bureautiques :
- Prise de note, conception, rédaction et dactylographie des courriers, notes, rapports, courriels... ;
- Harmonisation des courriers et notes ;
- Organisation du classement et de l'archivage des dossiers.
* Suivi des travaux, projets et activités des Directions générales adjointes affectées :
- Intégrer les priorités de la Direction dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat ;
- Gestion du courrier, traitement et transmission des décisions, des notes de service, en interne et en externe ;
- Renseigner les tableaux de suivi des activités des services ;
- Participer à l'établissement des commandes de fournitures, de matériels et de consommables et vérification de la conformité lors de la réception.
* Accueil physique, téléphonique et électronique du secrétariat
- Prise des communications internes et externes, renseigner les interlocuteurs et relayer en tant que de besoin ;
- Adapter son disours en fonction de l'interlocuteur, recevoir, filtrer, rediriger et transmettre les messages téléphoniques et les courriels ;
- Relayer les informations aux DGA.
* Organisation, planification et suivi des réunions :
- Rédiger les ordres du jour en concertation avec la Direction générale adjointe et respecter les délais de transmission avant la réunion ;
- Prendre des notes lors de la réunion et rédiger les comptes-rendus ;
- Assurer la diffusion des documents.
* Conception, réalisation et mise en place d'outils de suivi d'activités, de tableaux de bord :
- Concevoir et mettre en place les modèles informatiques des documents internes ;
- Créer et tenir à jour la base des données des contacts des DGA;
- Assurer la gestion des fichiers partagés de la DG en lien avec le pool des assistantes de la Direction générale.
* Activité rédactionnelle :
- Convocation et invitations ;
- Notes de synthèse, mémentos ;
- Dossiers thématiques.
* Activités secondaires :
- Suppléance sur l'ensemble des prérogatives des assistant(e)s qui composent qui composent le pool d'assistant(e)s de la Direction générale.
* Assistance professionnelle des Directions générales adjointes affectées au poste :
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en concertation avec la Direction générale adjointe et en fonction de ses priorités ;
- Organiser des réunions complexes et suivre la logistique de ces réunions ;
- Partager l'agenda électroniquement selon les paramètres de confidentialité et gestion du courrier (logiciel GEC ELISE) ;
- Rappeler les informations importantes et transmettre les messages ;
- Suivi des retours des entretiens professionnels par les Directions ;
- Organiser les déplacements professionnels.
* Réalisation et mise en forme de travaux de bureautiques :
- Prise de note, conception, rédaction et dactylographie des courriers, notes, rapports, courriels... ;
- Harmonisation des courriers et notes ;
- Organisation du classement et de l'archivage des dossiers.
* Suivi des travaux, projets et activités des Directions générales adjointes affectées :
- Intégrer les priorités de la Direction dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat ;
- Gestion du courrier, traitement et transmission des décisions, des notes de service, en interne et en externe ;
- Renseigner les tableaux de suivi des activités des services ;
- Participer à l'établissement des commandes de fournitures, de matériels et de consommables et vérification de la conformité lors de la réception.
* Accueil physique, téléphonique et électronique du secrétariat
- Prise des communications internes et externes, renseigner les interlocuteurs et relayer en tant que de besoin ;
- Adapter son disours en fonction de l'interlocuteur, recevoir, filtrer, rediriger et transmettre les messages téléphoniques et les courriels ;
- Relayer les informations aux DGA.
* Organisation, planification et suivi des réunions :
- Rédiger les ordres du jour en concertation avec la Direction générale adjointe et respecter les délais de transmission avant la réunion ;
- Prendre des notes lors de la réunion et rédiger les comptes-rendus ;
- Assurer la diffusion des documents.
* Conception, réalisation et mise en place d'outils de suivi d'activités, de tableaux de bord :
- Concevoir et mettre en place les modèles informatiques des documents internes ;
- Créer et tenir à jour la base des données des contacts des DGA;
- Assurer la gestion des fichiers partagés de la DG en lien avec le pool des assistantes de la Direction générale.
* Activité rédactionnelle :
- Convocation et invitations ;
- Notes de synthèse, mémentos ;
- Dossiers thématiques.
* Activités secondaires :
- Suppléance sur l'ensemble des prérogatives des assistant(e)s qui composent qui composent le pool d'assistant(e)s de la Direction générale.
Profils recherchés
Compétences, connaissances et qualités requises :
- Connaissance et maîtrise des techniques de secrétariat et des outils informatiques courants (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) ;
- Maîtrise des veilles informationnelles et documentaires ;
- Bonne connaissance du statut de la fonction publique et de l'environnement territorial ;
- Maîtrise rédactionnelle et grammaticale ;
- Savoir établir une relation de confiance ;
- Travail en équipe au sein de pool d'assistant(e)s de la Direction Générale.
Qualités demandées :
- Autonomie et indépendance, anticipation, réactivité et organisation dans la mise en oeuvre du travail, prise d'initiatives ;
- Capacité de mémoire, rigueur ;
- Disponibilité, diplomatie et aisance relationnelle, capacité de travail en équipe, sens de l'écoute et de la reformulation ;
- Capacité d'adaptation ;
- Sens des priorités et capacité à gérer le temps et les urgences ;
- Respect de l'obligation de réserve, de discrétion et de confidentialité ;
- Capacité à rendre compte.
Conditions de travail et environnement :
Des déplacements occasionnels sont à prévoir.
Travail en équipe ;
Contact/réception du public.
Informations complémentaires :
Amplitude horaire : 37h par semaine - horaires du service : 8h30 - 12h ; 13h30 - 18h
Rémunération indiciaire, régime indemnitaire (RIFSEEP), prime annuelle, Comité des oeuvres sociales, participation de l'employeur à la complémentaire santé.
Congés : 33 jours ouvrés de congés (et 13 jours d'ARTT pour les agent travaillant 37h/semaine).
Recrutement statutaire - poste ouvert également aux contractuels (CDD d'un an renouvelable). Les candidats contractuels sont invités à prendre connaissance des obligations déontologiques prévues par la loi du 13/07/1983 et les dispositions relatives à la prise illégale d'intérêt.
La collectivité est engagée dans la promotion de l'égalité entre les femmes et les hommes et le recrutement de personnes en situation de handicap.
- Connaissance et maîtrise des techniques de secrétariat et des outils informatiques courants (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) ;
- Maîtrise des veilles informationnelles et documentaires ;
- Bonne connaissance du statut de la fonction publique et de l'environnement territorial ;
- Maîtrise rédactionnelle et grammaticale ;
- Savoir établir une relation de confiance ;
- Travail en équipe au sein de pool d'assistant(e)s de la Direction Générale.
Qualités demandées :
- Autonomie et indépendance, anticipation, réactivité et organisation dans la mise en oeuvre du travail, prise d'initiatives ;
- Capacité de mémoire, rigueur ;
- Disponibilité, diplomatie et aisance relationnelle, capacité de travail en équipe, sens de l'écoute et de la reformulation ;
- Capacité d'adaptation ;
- Sens des priorités et capacité à gérer le temps et les urgences ;
- Respect de l'obligation de réserve, de discrétion et de confidentialité ;
- Capacité à rendre compte.
Conditions de travail et environnement :
Des déplacements occasionnels sont à prévoir.
Travail en équipe ;
Contact/réception du public.
Informations complémentaires :
Amplitude horaire : 37h par semaine - horaires du service : 8h30 - 12h ; 13h30 - 18h
Rémunération indiciaire, régime indemnitaire (RIFSEEP), prime annuelle, Comité des oeuvres sociales, participation de l'employeur à la complémentaire santé.
Congés : 33 jours ouvrés de congés (et 13 jours d'ARTT pour les agent travaillant 37h/semaine).
Recrutement statutaire - poste ouvert également aux contractuels (CDD d'un an renouvelable). Les candidats contractuels sont invités à prendre connaissance des obligations déontologiques prévues par la loi du 13/07/1983 et les dispositions relatives à la prise illégale d'intérêt.
La collectivité est engagée dans la promotion de l'égalité entre les femmes et les hommes et le recrutement de personnes en situation de handicap.
Contact et modalités de candidature
Contact
0146828000
Informations complémentaires
Pour candidater, déposez votre CV et lettre de motivation adressée à l'attention de M. Le Maire sur la page http://emploi.vitry94.fr/
ou envoyer au mail suivant: recrutement@mairie-vitry94.fr
ou envoyer au mail suivant: recrutement@mairie-vitry94.fr
Lien de candidature
https://cloud8.eudonet.com/specif/EUDO_04272/(S(4mzjmon1owje1bpki0ytfcvp))/ExtranetCandidatures/DetailPoste.aspx?server=inter&id=A5N0fzD6Vp/N8gvds1cbTA==
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.