Le service événementiel œuvre à la lisibilité et à la valorisation de l'action municipale auprès des citoyens et participe au rayonnement de la ville. Il met en scène les enjeux du territoire, valorise les projets et les acteurs de la ville.
Le service événementiel, rattaché à la Direction de l'action culturelle et de l'événementiel (DACE) assure la production d'événements municipaux et de vie locale, en veillant à la cohérence de ces manifestations. Il organise les cérémonies officielles, créé et coordonne les manifestations et évènements publics.
Il accompagne et conseille également les services dans l'organisation de leurs événements, pour la mise en place des salles, la décoration, la logistique et la technique afférentes.

MISSION GENERALE

Sous la responsabilité de la Directrice de l'action culturelle et de l'événementiel, le(la) Chargé.e de la logistique événementielle planifie et coordonne les évènements en élaborant un tableau de suivi, étudie la faisabilité technique au regard de la typologie de l'événement et des moyens disponibles, assure l'organisation, la mise en œuvre et le suivi sur le terrain :
- des évènements publics de la ville comme le Marché de Noël ou la Fête des sports, de la culture et des loisirs,
- des manifestations patriotiques et citoyennes organisées sous l'égide du cabinet du Maire
- des cérémonies protocolaires
- accompagne et soutient les manifestations organisées par le tissu associatif et partenarial.

Pour cela, il interviendra en étroite collaboration avec les services techniques.

En qualité de Chargé.e de la logistique évènementielle, vous assurez :

L'organisation des manifestations :
Planification des manifestations de la Ville sous la responsabilité de la DACE et le cas échéant, en étroite collaboration avec le cabinet du Maire
Préconisations techniques et logistiques adaptées à la typologie des événements et aux ressources disponibles
Gestion logistique en transversal des projets événementiels, réceptions et vins d'honneurs liés à tous les services de la ville interface avec les prestataires et les services communaux qui sollicitent un soutien technique et logistique aux évènements qu'ils organisent
Accompagnement des porteurs de projets (élus, services, associations, acteurs locaux) en amont des manifestations et sur le terrain le jour de l'événement
Production des feuilles de routes logistiques (plannings de transport et d'installation du matériel) et contrôle sur site de leur bonne mise en œuvre

La mise en œuvre des manifestations :
Pilotage et coordination de l'installation des événements sur site en étroite collaboration avec les services techniques
Supervision et management des équipes logistique et technique dans le cadre des événements, en étroit lien avec les services techniques

La gestion administrative du service :
Gestion des dossiers administratifs (dossiers techniques, sécurité en lien avec la police municipale, assurance, déclarations SACEM, Préfecture...)
En amont des événements : organisation de réunions de préparation et rédaction des compte-rendu
En aval : organisation des RETEX et rédaction des bilans des manifestations
marchés publics : préconisations techniques pour l'écriture des cahiers des charges et analyses techniques des offres notamment celui du Marché de Noël
Contractualisation (contrats, bons de commandes, assurances...) et coordination des prestataires, fournisseurs, sous-traitants, intervenants, puis contrôle de la conformité de leurs réalisations
La gestion, le suivi budgétaire et l'élaboration du prévisionnel budgétaire du secteur d'activité
Gestion de l'inventaire du matériel, entretien des équipements, proposition d'achats ou remplacements, gestion des stocks de matériels et consommables, suggestions d'investissements nécessaires.

De niveau Bac minimum (idéalement études supérieures, dans le domaine de l'événementiel et de la logistique), vous êtes un professionnel confirmé du secteur de la logistique, vous disposez d'une expérience d'au moins 5 ans sur un poste similaire.
Titulaire de catégorie B ou contractuel expérimenté.

Savoirs :
* Connaître la règlementation et le fonctionnement d'une collectivité territoriale, notamment protocolaires
* Maîtriser les aspects techniques, logistiques, et les évolutions technologiques et scéniques liés au secteur de l'événementiel
* Maîtriser les outils informatiques usuels et avoir une appétence pour la production de dossiers, d'indicateurs de suivi via les logiciels métiers

Savoir-faire :
* Sens aigu de l'organisation, rigueur et anticipation
* Réactivité, sens de l'initiative et force de proposition
* Capacité à travailler en équipe et en transversalité avec tous les services ressources et institutions (police, communication, techniques, préfecture...)
* Planifier et hiérarchiser les tâches, capacité à gérer les urgences
* Être sur le terrain avec les autres services
* Être force de proposition sur les solutions techniques et créatif en conception événementielle
* Respect des règles de sécurité

Savoir-être :
* Fortes aptitudes relationnelles et être à l'écoute des élus, de la direction, des services, des associations, des usagers, des partenaires
* Capacité à gérer les situations de stress, maîtrise de soi, patience et courtoisie en toute situation
* Discrétion, respect de la confidentialité
* Manager et accompagner ses équipes (les responsabiliser, les faire monter en autonomie, compétence)
* Être autonome, réactif, disponible, gérer son temps